××企业销售管理制度
第一条 依据
本公司销售业务的事务处理须依照本规定进行。
第二条 目的
本规定的目的在于明确销售活动中的事务处理的基准及手续，使其经营得以持续进行。
第三条 管辖
销售业务是属于销售经理的经管领域。
第四条 事务范围
销售业务的事务范围如下：
（1）处理销售方面的事项；
（2）从估价到货款回收为止的一切与销售有关的事务；
（3）因销售而发生的会计记账事务；
（4）代理商与特约商的管理；
（5）广告、宣传业务；
（6）客户开发。
第五条 销售计划的立案
销售计划在立案之前，应先就一般经济行情的预测和过去销售实绩的分析、市场调查资料等，拿来与工厂的设备及生产状况做一对照后再立案。
第六条 估价
估价时除对产品的成本进行调查外，还应参考其他同业公司及市场行情，力求确实、妥切。
第七条 受理订货的合同
受理订货的合同，原则上以文书方式，双方互相交换，如此才能使与客户订立的合同内容确实。
第八条 严格遵守交货日期
务必严格遵守交货的日期。为达此目的，要不断与客户及技术部门保持密切联系，这样才能使设计迅速确定。
第九条 货款的回收
务必设法使产品销售后的货款顺利回收。因此，除了需尽快采取请款手续外，在货款收讫之前，必须经常留心其发展。
第十条 统一整理方式
账簿的记载、传票资料的发出及整理，须以互相牵制为根本，在整理方式上必须求其统一与合理化。
第十一条 代理商与特约商的设置代理商及特约商通常设置在较偏远的地方，以销售标准规格产品为主。
第十二条 广告、宣传
广告、宣传的目的在于提高公司商誉及产品的知名度，以此唤起需求，帮助销售计划的推行与完成。在实施广告或宣传时，必须依据统一的计划，重点实施，使经费能够最有效的运用。
第十三条 产品开发
开发新产品时须使客户认识新产品，并唤起他们的需求，才能扩大销售路线。另外，对于改良意见须加以统一，对于未来的产品也须进行研究，如此才能巩固销售的根基。
第十四条 销售科及业务科的定义在本规定中，销售科是指分部、办事处及负责销售实务的各科；业务科如无特别规定，通常是就分部、办事处负责业务的各科。
第十五条 销售计划的立案
销售经理须依据第五条规定，与相关部门进行联络、协议制定销售计划。
第十六条 定期计划表
销售计划案中需定期立案的包括：半年度的订货受理及销售额计划表，各月份长期销售额计划表、半年度的进款计划表及各月份的进款计划表。
（1）半年度订货受理计划及销售额计划表须于每年的×月及
×月，依月份及品项种类记载下一年度的订货受理及销售额的预估。
（2）月份长期销售额计划表内容依照出货月份、产品种类，记载每6个月期间的销售预定额。
（3）半年度收款计划表须于每年的×月及×月，依照月份，客户别记入下年度的进款预定额。
（4）各月份进款计划表须于每月初将各销售科及各户别的当月进款预估额记入表中。第十七条 资料的提出
分部经理、办事处主任、销售主管应将上述各项计划的资料及计划表提出给销售经理。第十八条 资料的调查分析
销售部为制定第十六条中的各项计划，应收集过去的销售实绩、市场动向及其他资料，进行调查与分析。
第十九条 举行会议
销售部经理应定期召集相关的负责人员，举行年度订货受理会议、月份销售会议及每月收款会议，借此来制定销售计划。
（1）半年度订货受理会议 于每年的×月及×月上旬召开，会议目的在于审议下年度的订货受理计划的方案。
（2）月份销售会议 于每月上旬举行，目的在于审议销售计划的妥当性。
（3）每月进款会议 于每月上旬举行，目的在于制定每月的收款计划，并进行审议。
第二十条 预估生产的处理
依据销售计划，如有必要进行预估生产的准备时，销售经理室必须发出生产准备委托书，经由销售经理的裁决后，送交技术经理。
第二十一条 情报的获得、报告
销售主管必须依照规定的要领，不断的掌握市场动向，其他同业公司的估价状况及自己的订单接获情况，适时地通过所属的上司向销售经理报告。
第二十二条 信用调查
第二十二条 信用调查
销售科必须不断努力掌握客户的信用状况。尤其是对于首次交易的对象应特别慎重，如交易量大，则应请示销售经理的裁决而后行事。
第二十三条 收集、齐备各项资料销售经理室必须不断收集产品价格表、库存品一览表及其他估价、受理订货时的必要资料，设法使其完备，帮助销售科的销售活动得以顺利进行。
第二十四条 估价
估价分为标准产品的估价与特定产品的估价两种：
（1）标准产品的估价是指产品价格表中所列出本公司的标准规格商品的估价。
（2）特定产品的估价是指产品价格中未列出价格或标准规格品以外的产品的估价。
第二十五条 标准产品估价的裁决基准标准产品的估价按下列规定为裁决基准：
（1）每件100万元以上的估价，由董事长裁决。
（2）每件10万元以上的估价由销售部经理或代理者裁决。
（3）每件未满10万元的估价则由销售主管裁决。但，第二项以下，不论其金额多寡，凡价格与产品价格表所示有显著异常或交易条件特殊者，都应请示上级后才能行事。
第二十六条 特定产品估价的裁决基准特定产品的估价按下列规定为裁决基准：
（1）每件100万元以上的估价由董书长裁决。
（2）每件10万元以上的估价，由销售经理或其代理者裁决。（3）每件未满10万元的估价由销售主管裁决。但，第二项以下，如价格与销售价格的计算基准有显著差异或交易条件特殊、对日后销售有重大影响者，应请示上级后行事。
第二十七条 特定产品估价的事务手续特定产品的估价，应依据下列规定的事务手续来进行：
（1）销售科从客户处接获估价要求的通知时，应附上设计规格书及所需的种类等资料、填写工厂成本调查委托书，并依据一定的步骤，送交总务部。
（2）销售科在接到工厂成本估价书之后，依据规定的管理费基准及第六条。
第二十八条 偏远地区的估价裁决手续关于偏远地区分部及外地的估价裁决手续，应比照前三条规定，由销售经理制定。
第二十九条 估价书的填写要点
填写估价书时，须依照下列规定填入内容：
（1）销售科先准备好估价簿，在制作估价书时，须依照记载的顺位，编上估价的续号。
（2）如果客户没有特别指定，通常以本公司所指定的估价书来进行估价。
（3）估价书通常以一个月为有效期间。
第三十条 估价报告书的制作
销售科将估价书提供给客户之后，对于每件10万元以上者或影响重大者，不管订货是否受理成功，都应于决定后的一星期之内，制作估价报告书，并依照第二十五条及第二十六条规定，提交上级裁定。
第三十一条 规格设计
设计说明图必须以估价时所设计为基准，并促请尽快决定。
设计说明图原则上须附有承认图（包括暂定承认图），并向技术部门提出设计说明的时期，通常则另行规定。
第三十二条 合同文书的处理
在受理订货时，须依照下列规定来处理合同文书：
（1）在销售号码上冠上A字母的则该对象产品及每件为万元以上的交易，原则上需依照合同来进行。如果是依照订购书的话，原则上须填写订购申请书来代替合同。
（2）前项文书的交换发生困难时，也务必设法取得足以证明合同的文书。
（3）合同文书若由客户一方作成，则须注意对其记载的内容是否与本公司所提的估价内容相符，并做好详细的检核工作。若合同文书由本公司负责制作，则须依照另外所规定的文书格式为标准。
（4）合同文书一概由销售科负责保管。因此，销售科必须备有合同保管簿，将规定的内容记入其中。
第三十三条 销售编号的使用区分销售编号的使用区分，则另行规定。第三十四条 受理订货的事务手续受理客户的订货或为内部指示的订货时，须依照下列三项规定完成事务手续（步骤）：
（1）销售科须迅速发出订货的出货传票，并依照规定的顺序送交各相关部门。订货的出货传票，在必要时尚须附上订货明细表、设计说明书等。
（2）内部指示的订货，如果订货金额还未决定，则应先在出货传票的金额栏中，填入预估金额后才可发出。
（3）出货传票的记载事项如有变更，或第二项中的订货金额已接获通知，应重新发出订正后的出货传票。
第三十五条 出货计划的控制、管理销售部门出货计划的控制、管理工作，应由销售经理室来负责。
第三十六条 出货的事务处理
产品出货的相关事务处理应依据下列四项规定来进行：
（1）销售科在每月月底经由销售经理室发出，由技术部收执下个月的出货预定表，根据此表，销售科始可开始着手准备出货、生产检定及货款回收等等相关事宜。
（2）如有生产检定的必要时，销售科应填写生产委托单，委托生产负责部门进行。
（3）出货完毕后，技术部应立即以电话或电报通知，接着传送物品送交说明书影本、出货传票及分批交货的通知单过来。如有数量不足或事后补交的情况，应在物品送交说明书中注明其品名、数量及处理，等等。
（4）物品受领证、生产证明书及其他客户受领物品的证明资料，应迅速交回销售科。
第三十七条 不良品的退换等关于不良品的退换及免收费的交货品等，请遵照另行规定来进行。
第三十八条 合同金额的变更、解除有关合同金额的变更及合同解除的处理，请依照另行规定进行。
第三十九条 应收款项的发生时期当订货的物品已完全自工厂出货时即视为应收账款的事实开始。
第四十条 货款回收的事务要领
销售款额的回收事务须依照下列六项规定进行：
（1）当交货完毕时，销售必须连同物品受领书及其他必要资料，寄出收款单，交由业务科依原规定盖章后，提交给客户。
（2）业务科在收到前项的请款单时，应将内容与订货单做成查核档案后，登录请款登记簿中，然后送交销售部经理、分部经理、办事处主任认可、盖章后，回复给销售科。
（2）业务科在收到前项的请款单时，应将内容与订货单做成查核档案后，登录请款登记簿中，然后送交销售部经理、分部经理、办事处主任认可、盖章后，回复给销售科。
（3）如客户没有特别指定时，收款单则以本公司所规定的格式为准。销售科应准备好收款单的登记簿，在每次填写收款单时，依照记载的顺序，编上登记的顺号。
（4）当客户汇款进来时，销售科应填写传票，将款项登录进款通知簿后，交给业务科。
（5）业务科为证明已确实收受进款时，应在进款通知簿的收款栏中盖上负责人员的印章，然后送交销售科。
（6）业务科在销售款账中记入进款的金额后，应在应收账款传票上附上统计表，连同收受的款额送交总务部。
第四十一条 收据的处理要领
如果客户没有特别指定，货款的收据则以本公司规定的格式为准，在处理时应依据下列六项规定进行：
（1）收据表格一律由销售部业务科负责制表。
（2）收据的填写及整理应由会计部及办事处负责。
（3）收据证明（副本）一律由销售部业务科负责保管整理。
收据一般为一式三份，A为收据证明正本，B为客户付款证明，C为备查副本。
（4）销售人员如果为了收款而须带着收据前往客户处时，必须先在C联上盖章，并从业务科领取A、B两联，以此证明本人持有收据证明前往。
（5）在收受客户的付款时，应将B联交给客户盖章以证明付款，再将此联送交业务科。
（6）若因特别情况需要，在收款时必须先交付客户临时的收据时，事后须迅速以正式收据换回临时收据。
第四十二条 货款的催讨
如果货款的回收发生延迟时，销售科应根据公司另外规定的方式处理，并经由业务科发出催促单，催请客户缴付货款。如果货款的回收拖延过久，在不得已情况下有时必须采取法律途径来催款，但这种情况，销售科应事先照另外的规定，取得债务的确认书。
第四十三条 坏账损失的处理
客户若因破产或其他因素以至货款回收无望时，此部分的未收款项应视为损失来处理。在这种情况下，除非有特别规定，否则应事前提出并请求裁决。损失处理的相关事务由销售部业务科、分部的总务负责办理。第四十四条 账簿的登记
账簿的登记一律以传票为依据。
第四十五条 传票的种类
传票种类可分为下列三种传票：
（1）订货的销货传票。
（2）订货的销货修正传票。
（3）应收账款传票。
第四十六条 订货的销货传票
订货的销货传票，除了应将订货的内容通知技术部门外，并得委托技术部门着手进行作业及出货外，一方面也可作为与各相关部门联络、交易记录及各项统计的资料。
第四十七条 订货的销货修正传票订货的销货修正传票则以出货传票的记载内容发生变更时的修正，及订货预估金额确定时的通知传票。
第四十八条 应收账款传票
销售科在收受货款时，根据应收账款传票将收款的明细记录下来，另外，销售部门也根据本单将收款手续及收款额记入相关账簿中。
第四十九条 账簿的种类
账簿可分为下列三种：
（1）订货账本及订货辅助簿。
（2）应收款账本及赊欠辅助簿。
（2）应收款账本及赊欠辅助簿。
（3）收款账本及收款辅助簿（收款通知簿）。账本、辅助簿分别由业务科及销售各科负责记账、保管。
第五十条 订货账本
订货账本及辅助簿是依照销售编号顺序，记载从受理订货到货款回收为止的一切交易经过。其中的销售编号是依据订货的受理顺序来决定的。
第五十一条 应收款账本
应收款账本及辅助簿是为了确定客户间目前的赊欠款所填而定，从销货开始到收款为止的过程都须记入账本中。
第五十二条 收款账本
收款账本及辅助簿则是依照销售编号，记载销售额的收账明细，销售科与业务科之间同时利用它来通知，回复收款的情况。
第五十三条 各种账本
各种账本应于每月月底做好对照查核的工作，并由业务主管负责审核。
第五十四条 统计及各项调查报告业务科应制作下列三项统计及调查报告，并作为销售业务的经营资料。其中，必须定期制作，则包括收款日报、销售月报及销售年报。
（1）收款日报必须每天制作，并依照销售科别及收款种类
（现金、支票等）记载前一天的收款实绩。
（2）销售月报应于每月上旬制作，内容记载包括订货、出货及上个月的收款实绩、本月份预定收款及订货、赊欠、订金的各项应收账款额明细等。
（3）销售年报于每年一月制作，其内容记载包括各销售科，各代理商及各产品上一年度的订货受理、出货及收款实绩等。
第五十五条 代理合同
本公司产品销售的代理合同（本公司为甲方、对方为乙方）分为结算价格合同及销售手续费用制合同，但以前者结算价格制合同为主。
（1）所谓买断价格制合同是指乙方从甲方买进产品，然后以乙方各销售渠道销售给客户的合同。
（2）所谓销售手续费制合同是指乙方作为甲方的代理人，直接销货给客户的合同。
第五十六条 代理商的职务
代理商负责产品的销售、装配、维修等工作。
第五十七条 代理商的报酬
以结算价格制合同为基础的代理商报酬，则按结算价格加上第五十六条的实际费用与销售价格之间的差额为基准；以手续费用制合同为基础的代理商报酬，则依据代理合同书中所规定的手续费为基准。
第五十八条 合同保证金
以代理商合同为基础的代理商，应收取合同保证金，同时必须设立连带保证人。合同保证金必须是以现金为主，原则上最低保证额为××万元。
第五十九条 合同的签订
代理商合同的签订、废止一概须经由董事长的裁决。
第六十条 在选定代理商时，必须就代理商的经营、营业状况、法人的经历、性格、能力、信用程度、资产及从业人员的状况等做彻底的调查。对于第一次签订代理合同的企业，通常必须有过一年以上的特约销售经验。
第六十一条 特约商
新签订代理合同的代理商，原则上仍列为特约经销商。
第六十二条 特约经销合同
关于特约经销合同可依照代理合同的相关规定进行。但可免除征收保证金一项。
第六十三条 代理商等的管理
代理商及特约商的管理，其目的以希望提高其销售积极性外，为了达成下列四项目的，还须不断加以指导，培育及监督等工作。其规定如下：
（1）依照本公司的销售计划，利用标准售价来达成销售额。
（2）设法使货款回收顺利，并依照规定的付款条件来执行。
（3）调查市场状况，在代理地区代理商应进行市场调查，并不断地提供情报给本公司。
（2）设法使货款回收顺利，并依照规定的付款条件来执行。
（3）调查市场状况，在代理地区代理商应进行市场调查，并不断地提供情报给本公司。
（4）维持各代理商、经销商的健全经营。
第六十四条 会议的召开
每年举行一次代理商、特约商会议，使其管理得以顺利进行。
第六十五条 代理商合同的更新
合同到期，必须重新更换时，应就第六十条、六十三条的内容及其他情况加以检查，并以此作为更新合同的资料参考。有时可依上述情况更改代理商合同内容或甚至解约。
第六十六条 合同书的保管
代理商、特约商的合同书（正本）由销售经理室负责保管。
第六十七条 各种账簿的管理
关于各种账簿及传票资料的保存，废弃，一切皆以本公司的文书规定进行。
第六十八条 报价、合同、交货等对客户的报价、合同、交货、货款申请单及收据等资料，原则上以销售部及销售经理的名义存档。但对于各分部、办事处等，只要是事前经销售经理的认可范围内，可以以各分部经理及办事处主任的名义存档。
