如果职务分析人员手头有大量的职务分析资料，比如类似的企业已经做过相应的职务分析，比较适合采用本办法。资料包括现有职务规范或责任制文书，员工关键事件的记录、工作日记等。这种办法最适合于新创办的企业。
职务规范说明或相关责任制文书，可以获得很多职务分析的信息，避免不少重复劳动，应该充分加以利用。在收集信息时，要审慎分析这些书面资料的适用性、客观性和时效性。关键事件记录是要求工作执行者对其在一定时间内能观察到，并对工作的有效性和无效性造成显著影响的事件所作的记录。对关键事件记录进行收集分析，类似个案研究中的案例收集。从关键事件记录中可以获取的信息有：导致该事件发生的背景、原因；员工有效的或多余的行为；关键行为的后果以及员工控制上述后果的能力等。
工作日记是由员工按照格式和要求，定期汇总的工作记录。认真记录的工作日记可提供大量的信息，如员工实际工作内容、权力、责任、人际关系及工作负荷、工作效率等。资料分析是一种间接分析方法。对第二手资料进行分析时，需要耗费大量时间从中甄别主观性因素和无效信息，然后进行分类汇总，以获取有用信息。
