危机预警系统包括信息收集子系统、信息加工子系统、决策子系统、警报子系统和咨询子系统等。相应的危机预警系统工作过程是:信息收集;信息分析或转化为指标体系;将加工整理后的信息和指标与危机预警的临界点进行比较，从而对是否发出警报进行决策;发出警报。
(一) 信息收集子系统
信息收集子系统的任务是对有关危机风险源和危机征兆等信息进行收集。设计时要保证信息收集的全面性，危机预警系统要确定信息收集的范围，这取决于危机风险源存在的范围，因而在建立危机预警系统时，首先要分析危机风险源的分布状况，不能有所遗漏。否则一开始就无法保证危机预警系统对危机的预警。
信息收集子系统在信息收集时也要注意信息传递的障碍，这些障碍可以分为人为的障碍和非人为的障碍。人为的障碍一般是由于所要传递的信息与信息传递者之间有利益上的相关性，传递者就根据自己的需要对信息进行加工处理 (如增加、删除、篡改等)，使信息在传递过程中出现失真，从而影响了危机预警系统的准确性。解决的办法是通过选择合适的传递者和规章制度的重新制定，来减少或消除信息与信息传递者之间的利益相关性。非人为的障碍一般是由于系统本身存在的缺陷或干扰所致，这就要求系统设计得要较为完善，并有很强的抗干扰能力。
(二) 信息加工子系统
信息加工子系统的功能包括信息整理、信息识别与信息转化三大功能。
危机预警系统收集到信息之后一般需要对信息进行整理和归类，尤其是在指标性危机预警系统中，信息与危机之间缺乏显而易见的联系，信息的整理和归类就显得更为重要对信息进行整理和归类之后，信息就显得非常清晰和有条理，也就能够从整体上把握所收集到的信息。当然这还不够，系统还需要对信息进行识别，以排除那些干扰信息和虚假信息。信息传递过程中由于人为的因素或沟通过程存在的噪声和沟通障碍，导致信息的部分或全部内容丧失真实性，形成虚假信息。虚假信息可能是某些人为了某种目的，故意发出的不真实信息，虚假信息也可能是由于信息传递过程中自然产生的，那么，如何识别虚假信息呢?
(1) 对虚假信息的识别可以通过审视信息的来源、信息传递过程的各个环节以及信息传递者加以判断。如信息的来源缺乏客观性，信息的传递经过了许多环节，信息传递过程中有许多的噪声，信息的传递者与信息之间有很强的利益相关性，那么信息的可靠性和真实性就非常值得怀疑。通过仔细审视这些过程，就可能发现信息是如何失真的，真正客观的信息是什么，并决定如何改进信息传递过程。
(2) 虚假信息也可以通过信息之间的比较而发现。如果所收集的信息之间存在很大的矛盾，就要怀疑这些信息的真假。经过信息的整理和分类，并对信息进行识别后，危机预警系统就拥有了一些较为全面、真实、有用的信息，此时系统就可以将这些信息转化为一些简单、直观的信号或指标，为系统进行决策做好准备。
(三) 决策子系统
决策子系统的功能是根据信息加工子系统的结果决定是否发出危机警报和危机警报的级别，并向警报子系统发出指令。在制定决策依据时，要确定危机预警各个级别的临界点，这些临界点需要指标达到何种水平。如果信号或指标无法直接显示危机是否发生，而只是表明危机发生有多大的可能性，那么也可以根据危机发生的可能性大小确定不同危机预警级别的临界点。比如说，危机发生的可能性很大就发出红色警报，表明要高度警惕危机的发生。可能性大小也可以精确地用概率来表示，例如可能性大要求概率在80%以上，有可能要求概率在60%~80%之间。在具体的决策中，系统根据信号或指标的水平判断是否达到了危机警报的临界点，达到了哪一个临界点，从而决定是否发出危机警报和危机警报的级别。
(四) 警报子系统
警报子系统的功能是向危机管理小组成员和危机潜在受害者发出明确无误的警报，使他们采取正确的措施，警报系统要告诉相关人员危机的来临，这就要求警报系统能与危机管理小组成员和危机潜在受害者进行有效的沟通。
首先，警报系统要根据危机管理小组成员和危机潜在受害者的特点选择合适的警报，要求能被危机管理小组成员和危机潜在受害者迅速、清楚地得知。根据这个要求，危机管理小组成员和危机潜在受害者的分布情况是警报要考虑的第一个因素。如果危机管理小组成员和危机潜在受害者的分布局限在某个部分，可以采取针对局部的危机警报，以避免警报的范围过广而使不是潜在危机的受影响者感到恐慌或作出不必要的反应。危机管理小组成员和危机潜在受害者都能理解警报的内容是选择合适警报要考虑的第二个因素。根据危机管理小组成员和危机潜在受害者的文化水平和心理特点决定所要采取的警报，使警报能被他们清楚地理解。警报一般要简单明了，具有很强的感官刺激效应。
其次，对危机管理小组成员和危机潜在受害者进行教育或培训使他们理解警报的内容。在大多数情况下，危机管理小组成员和危机潜在受害者，尤其是潜在受害者对警报所代表的含义只有大概的了解，有时会导致对危机反应的迟钝。因此需要对危机管理小组成员和危机潜在受害者进行培训，使他们准确地理解危机警报的含义。
(五) 咨询子系统
在各种突发事件和潜在危机面前，要充分发挥专家咨询的作用，保证政府决策的科学化。这是由危机预警所涉及领域的复杂性、广泛性和专业性决定的。在很多情况下，医学专家、军事专家、地震专家、气象专家、水利专家、管理专家、电脑专家、公关专家和法律专家的作用，是其他人所不能替代的。所以，预警系统建设过程中，要不断加强专家队伍建设，畅通信息沟通联络渠道，健全专家咨询机制，使政府决策得到更多的智力支持和技术支持。这个咨询网络主要承担的功能是:定期信息沟通，提供与危机有关的研究报告，提供科学预案，提出危机处置的建议和意见等。
