一张办公桌、一个文件柜、一台打字机、一部电话，是协会办公应该具备的起码条件，有了这些，协会才能同会员或其他组织建立各种通信联系，可能的话，协会的办事处应为会员或潜在的会员来访、交谈提供方便。办事处设在家里也能做到这一点，但主人必须准备应付接待上的难题及其后。
 

一旦有可能，协会应至少租用一间附有必要设施而价格便宜的房间。在此之前，协会必须具备适当的法律形式，以便成为合法的房客，它的财务状况必须足以按时支付房租。如果可能，应该认真地研究办事处的设置地点，一个社区协会的办事处应设在这一社区的中心，最好是在一楼，以方便那些年龄较大或带孩子的成员来访。办事处要配置一些必要的家具，使来访者和职员有处可坐，有处放置衣物。理想的办事处至少应有两个房间，里面一间作办公室，秘书和理事会合用，外面-·间接待来访者和办理日常事务。
 

规模较大的协会会发现，办事处所需开支之大,往往用去协会收入的一大部分。很多协会设法节约，同其它协会联合购置一幢办公楼或一所平房，分别使用。这样可以使它们共同享用有限的设施，分别使用会议室，而不必每个协会都配置--套仅仅偶尔使用的设施。当然，这种安排也 有一些不便，如两个协会不能同时召开会议。但这样做节省开支是无庸瓷疑的。任何这样的机会都要十分重视，加以利用。
 

节约开支的另一个办法是:将协会办事处迁出伦敦或其它开支较大的城市，而设在市郊或小城镇。不少人觉得，办事处如果不设在伦敦这样的中心城市，会员便难以 出席会议。理事和职员们也觉得这样难以同政府部门、其它有关组织加强联系，妨碍协会开展工作。就协会与政府部门、主要城市的联系来说，这些顾虑不无道理。但有许多协会发现，办事处不设在伦敦，同样可以进行有效的活动。近二十年来，铁路、航空、公路和通讯方面的巨大成就，改变了地理位管在某些方面的重要性，处于高消费地区的协会应该权衡两者的利弊，做出适当的选择。
 

同时，也要考虑另一种观点: 许多协会认为，它们在今后十年、二十年将会有大的发展，为了容纳更多的会员，需要更多更好的办公设施。如果这个估计是正确的话，就应该考虑建一幢楼作为自己的总部。对多数协会来说，这是很重的负担，达到这一目标需要相当的坚韧、和努力。他们应成立一个小型基建委员会，进行可行性研究。如果项目确实可行，则可以选聘设计师，作出建筑预算，并开始制订细致的工程计划。