行政办公用品的釆购
用量较大的办公用品一般通过采购人员统一采购，而用量较少或零星的采购则由行政管理人员完成。行政管理人员在采购办公用品时必须决定购买何物和从何处购买的问题，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。为此行政总监必须做到以下几个方面：
掌握办公用品的有关知识
充分了解各个部门对办公用品的要求
必须将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购共同使用的用品作为主要采购目标和中心特定部门用于特殊目的的办公用品，则在需要时向特定部门询问所必需的重要物件。
1.办公用品的采购程序
（1）各部门依需求计划提出请购，同时填写《办公用品请购单》，经核准后送行政部门交采购人员办理
（2）办公用品经使用部门或检验部门验收后，填好《办公用品验收单》，交使用部门使用或行政管理人员管理。
（2）办公用品经使用部门或检验部门验收后，填好《办公用品验收单》，交使用部门使用或行政管理人员管理。
2.办公用品采购的基本作业办公用品采购的基本作业如下：
（1）处理各部门请购单作业。
（2）供应商询价、招标、议价、订购。
（3）供应商交货记录、进度管理作业
（4）请款作业。
（5）验收及不良品处理作业。
（6）供应商质量监查作业。
（7）供应商发票处理作业。
（8）供应商资料卡建立作业。
3.办公用品采购的要点
（1）在确保质量的前提下，采购成本越低越好，但若质量不佳，则成本再低也没有用。
（2）尽量向原厂制造商采购，不要向经销商购买
（3）采购需考虑市场的变化及库存成本等因素
（4）采购与检验单位需分开，不可为同一单位。（5）尽量统计过去使用需求量，作计划性采购
（6）采购需注意售后服务的质量及信用度
（7）订购单内应注明检验质量基准
4.少量采购的作业要点
以上都是大量的统一采购的作业程序及要点，而行政管理人员负责的主要是少量的零星采购作业，其要点如下
（1）对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格
（2）选择最适合企业的办公用品
（3）经常对新办公用品加以注意，以便寻找符合组织要求的用品。
（4）经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等。
（5）一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用
（6）必须就购货处的价格及交货期进行协商。
（7）购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由采购部门决定。
（8）同一物品存在多处购货处时，一般由购货部门决定购货处。
（9）应避免购入数量过多，否则，作为存货积压的东西会增多
（10）避免因购入数量过少导致不能及时发放办公用品，使业务中断
（11）易耗品的供给工作应做到在下一批物品存货用完前购入并到货。
（12）存货安全日期只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可计算得
（13）及时向订货处提出办公用品快要用完，以促使他们马上交货。
（14）采购的订货量可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。
