应收账款存在两面性。一方面,由于采用信用销售的方式,在强化企业市场竞争力、扩大市场份额、产生较高的销售收入和减少库存积压方面具有优势;另一方面,相对于现销方式,赊销商品意味着产生账款拖欠甚至坏账损失的可能性较高,而且,应收账款并不等同于直接可支用的资金,它有一个变现过程。因此,企业持有较高水平的应收账款,就意味着存在较高的应收账款持有成本,包括管理成本、收账成本、机会成本和坏账损失。如果盲目追求销售,对应收账款管理不当,就会给企业带来资金周转困难、坏账损失等风险。如何处理和解决好这一对立又统一的问题,便是企业应收账款管理的目标。
应收账款是流动资产的一个重要组成部分,其流动性的强弱直接影响到企业的资金周转和经营业绩,因此,企业必须根据没有现金流量的利润不是真正的利润的原则,对其管理要兼顾到资金的流动性和效益性,促使应收账款能够尽快收回,实现应收账款向现金的快速足额转换。总之,应收账款管理的最终目标是足额、按时收回账款,最小化持有应收账款的成本,最大化应收账款的净收益,以降低和规避信用风险。换句话说,即尽快足额收回账款,在充分发挥应收账款强化竞争、扩大销售等优势的基础上,降低持有应收账款的成本,使企业因使用赊销手段所增加的销售收益尽可能大于持有应收账款所产生的费用。
为什么要全额收回账款?众所周知,企业经营的目的是创造最大利润。只有资金全额回笼,才能代表企业一个销售周期的完成。在资金尚未回流前,销售额对于企业来说仅仅是成本,因此,无论何种原因所致,都不能认为这次销售已经完成。在信用销售环境下,必然会在某一时间段内产生应收账款,这些应收账款在尚未收回之前处于一种不稳定的状态,如果没有完善和系统的管理措施,就有可能出现无法全额回收甚至形成坏账的风险,从而阻碍资金在企业内部的正常流动,影响企业销售利润。在赊销行为日益盛行的今天,应收账款管理对企业信用管理的重要性越来越大。
为什么要及时收回账款?因为逾期账款每天都在消耗着企业的利润。如果认真分析就会发现,很多企业因未及时收款而产生的大量费用,甚至超过了坏账金额。若作为企业血液的现金流被众多逾期账款占用,企业利息支出和机会成本都是巨大的。
所以,应收账款管理不但要保证账款的安全,还要保证账款的质量即它的回收速度。
应收账款管理的具体目标是:
1.支持营运资金。如果收款滞后,企业可能要贷款支撑正常运营。信用管理人员应密切配合财务决策,预测包括 1 个月之后的现金回收情况。要避免现金流断裂的问题,应尽快收款。
2,减少管理费用和坏账。收款的同时要控制费用。这里的费用包括电话费、邮寄费、法律费用、差旅费以及人员工资等。账款拖欠的时间越长,收回的可能性就越小,产生的费用就越高。因此必须采取更周全的收款措施将账款收回。
3,维持良好的客户关系。收款是人与人之间的交涉,有人性化的一面。
因此要尽量维系良好的客户关系,保护客户的声誉。很少有客户愿意承认自己没有付款能力。实际上,有时不能付款的原因可能是企业的失误引起的,比如原始发票丢失,客户可能还不知已拖欠账款。因此,收款人员应不急不躁,根据拖欠具体情况采取收款办法。维持良好的客户关系,不仅能促进销售,也能提高企业在业界的声誉。
4,协助销售。正如贷款人如期偿还贷款是为了得到更多的贷款一样。在正常情况下,客户也愿意及时付款,保持良好的信誉,以便获得更多的赊销额。在应收账款收款过程中,应尽量保持良好的收款工作,以促进销售。如果对收款处理不当,就会引起客户的不悦,影响今后的销售,导致客户转向其他销售商。
5,加强与客户的沟通。有时阻碍收款的原因在于沟通上的失误。与客户的联系和沟通应是及时有效的,如发票未及时送达,使企业不能与客户正常沟通,客户不能及时付款。有效沟通还包括账款一旦过期所采取的迅速催收措施,如账款应在星期二收到,那么星期三就应查询账款未到的原因,当然对拖欠账款的客户也应经常提醒其拖欠的不良后果。收款时需要有良好的沟通技巧。