为适应不同工作、不同对象的需要，不同部门和行业有不同的应用文书，如司法部门运用的司法文书，保安服务业运用的保安文书等。
保安文书，是指保安服务公司在日常工作中，进行管理、联系、处理事务所形成和使用的、具有一定体例的书面文字材料。保安文书的范围既包括保安部门的请示、报告、批复、信函、会议纪要、工作简报、工作总结、工作计划等，也包括保安人员在具体业务中形成的工作记录。
初级和中级保安员应当学习保安文书的基本写作常识，熟悉和掌握一些常用保安文书的写作样式及要求，以适应保安工作的需要。
1.保安文书的分类
按保安文书的性质，有决议、决定、指示、通报、请示、报告、批复、简报等。按密级程度分为秘密、机密和绝密三种文书。
按保安服务工作的范围，主要有综合类文书，是指在日常工作事务中形成的，具有影响行政工作开展，与保安业务相关的文书，如通知、请示、批复等；保安业务文书，是在保安服务过程中形成的，直接关系业务开展的文书。例如，工作计划、工作报告、工作记录等；信访类文书，是在保安工作中，专门接待、处理客户及一般群众来信来访工作所形成的文书，如信访简报、来信来访转办单、信访处理单等；教育类文书，是用于对保安人员进行政治、业务、纪律、道德等方面教育的一类文书。例如，违纪通报、典型案例剖析等。
按保安文书使用的范围，分为内部文书和对外文书。内部文书，是指单纯用于公司内部上传下达，指导、报告、请示工作，反映情况，提供参考等内容的书面材料。例如，情况简报、工作记录等。对外文书，是指在送达范围上超出本公司界限、转送的文书，既包括送往上级单位的请示、报告、情况反映，向下级单位下达的指示、通知、批复，也包括向社会有关方面发出的通告等。
2.保安文书的写作要求
第一，主题要鲜明。主题鲜明，即中心突出，主题明确。要肯定什么、否定什么、说明什么都必须说得清清楚楚。
第二，内容具体、准确、真实。保安文书必须内容明确，言之有物，真实而准确地记录有关事项。保安应用文书中涉及的人物、数据、理论、事件，都是实际情况的反映，不夸大、不缩小、不变形，准确可信，不能有虚构、夸张成分。
第三，要条理清楚、逻辑严密。有价值的文书材料必然是说理性强的文字材料。主题、观点、材料三者之间必须有严密的逻辑关系。因果关系要写清楚，结构安排要得当，注意内容与形式的统一，必要的文书形式不能忽视，但应以内容为主。
第四，保安文书的主要表达方式是叙述、说明、议论，也要做到客观、简明。叙述，只要如实地写清“七要素”（何时、何地、何人、何因、何动机、何方式、何结果）就行，不必用形容、描写等修饰。议论，只要紧紧围绕论点，直截了当地表述论据即可，不必兜圈子，或者过多地引经据典。说明，只要抓住客观的实物要求，有的放矢、简明扼要地加以说明，让人明白即可。这样的保安应用文书，客观真实，简单明了，易看易懂，节约时间，有利于提高保安工作效率。
第五，结构符合规定格式。保安公文类，如请示、批复、报告、决定等，其行文格式，执行国务院办公厅的《国家行政机关公文处理办法》的规定。属于保安工作勤务类的保安应用文书，如值班记录、押运记录、接报案件记录、每日保安情况等，则由保安行业内部作出规定。属于保安员使用的私人应用文，行文格式约定俗成。总而言之，保安应用文的格式具有相对统一性，不能随便变动。
3.保安文书的基本格式
保安文书的基本格式包括标题、编号、密级、主送单位、正文、发文单位、发文日期、附件等。
标题：标题即文书内容的集中概括，既体现发文单位，又反映文书的中心内容和行文的性质。
编号：凡较为正式的文书，都通过编号来反映发文单位和发文的次序。
密级：对涉密的文书，按保密程度作出等级规定，反映在文书的首页上。
收文单位：收文单位分为主送单位和抄报单位、抄送单位。
正文：正文即保安文书的主要部分。正文结构大体分为三部分。
第一部分是开头，属引据部分，多用来说明行文的原因；第二部分是中段，也是文书的主体，是根据行文的原因，具体陈述、说明理由；第三部分是结尾，根据前面的内容，提出要求和建议等。
附件：附件即附列正文中提到的文件，附件可以起辅助说明文书的作用。
落款处注明发文单位和日期，加盖公章。
4.请示的写法
请示一般由以下几部分组成。标题：用一两句话准确简要地概括行文的主要内容；主报单位名称：在标题的下面，空一行，顶格写明主报单位的名称；正文：写明请示的理由、背景、依据，需要上级单位给予答复或指示的事项及审查批准的问题；结尾：另起一行，用“特此请示”、“当否，请批示”或“以上意见，是否妥当，请予审批”等作为结束语，并署名和注明日期；抄送单位：如请示内容需要有关上级部门了解的，可用抄送的办法。
5.报告的写法
报告，是指下级单位向上级部门汇报工作、反映情况所写的书面文字材料。在写法上大体分为三部分。标题：明确所报告的内容；正文：叙述报告的全部内容，如“对现场保护情况的报告”，应写清保护的时间、现场地点，具体担负保护的部位，采取了哪些方法、措施，完成了什么任务等；结尾：写上“特此报告”，署上姓名、日期。
6.工作总结的写法
工作总结，是指针对已经完成的工作或某一段的工作，为提高和改进今后的工作而进行的系统的回顾、检查、分析、评价及总结经验教训所形成的文字材料。工作总结分专题性总结和综合性总结。综合性总结又分为月份、季度、半年和年度总结四种。工作总结的内容，一船包括四个部分：其一，基本情况。在什么样的条件、背景、形势下，进行了哪些工作，采取了哪些措施，取得了哪些成绩，遇到了哪些问题，是怎样解决的。其二，主要的经验、体会，对取得成绩原因的分析，成功的经验及失败的教训。其三，存在的问题。即尚未解决或没有完全解决的问题及具体原因。其四，今后工作的努力方向。
7.情况记录的写法
情况记录，是指在执行任务过程中，对具体工作情况的记载。基本写法如下。标题：说明是对什么情况的记录；正文：交代清楚时间、地点、执行什么任务，发现了什么问题，临场处理情况，报告值班领导及有关部门后采取的措施，最后处理的结果等；结尾：执行任务报告情况的人签名，注明日期。
8.执勤记录
执勤记录是记录保安员执行勤务情况的文字材料，也是保安组织和客户单位检查、考核保安员工作情况以及处理有关事项的原始凭据之一。保安员的执勤时间，因不同单位、不同客户而异，执勤记录的名称也因此而不完全相同。每天多人轮流值班执行勤务的岗位，执勤记录又称为值班记录。一天一人执勤的岗位，执勤记录即为执勤日记或执勤日志。执勤方式方法不同，执勤记录的内容也有区别。门卫、守护、护送、巡逻执勤记录的内容一般分为文头、正文、文尾三部分。文头记录执勤的起止时间（班次）、执勤人员及带班人的姓名、执勤地点、天气情况。正文记录执勤期间遇到的问题、发生的事情、采取的措施和处置的结果。如果有尚未处理结束的事项，需要下一班执勤人员处理的，应在正文的最后加以注明。文尾是执勤记录人签名。同时，执勤人员签名。
需要说明的是，巡逻勤务的执勤记录，必须在文头部分加写巡逻的路线和巡逻的频次等内容。护送勤务的执勤记录，必须在文头部分加写护送的对象情况（被护送人姓名、护送物资名称等）和护送路线等内容。
9.武装押运记录
武装押运是保安勤务的一种特殊形式，有别于一般的保安勤务，其执勤记录的内容也有所不同，尤其是记写的情况必须具体、详尽。文头记写武装押运的货物名称、数量、体积，货主名称，押运起止时间，地点，客户单位随同押运的人员姓名、职务，押运保安员姓名，保安服务公司名称。正文记写押运过程中的有关事项，包括押运路线名称，押运途中碰到的困难和发生的问题及其处置情况等。文尾记写货物交接、货主签收情况，包括签单内容、签单人姓名、押运保安员签名、签署日期。
10.接报案件（事故）记录
接报案件记录是保安员接到群众报告发生案件后，对报案人的陈述所作的文字记录，是保安员向公安机关报警的依据。一般情况下，保安员接到群众报案后，应当首先赶到案件现场，经过初步核实确认再报警，同时做好现场保护工作。接报案件记录，要求做到真实、准确、详尽、完整。接报案件记录由文头、主体、文尾三部分组成。文头部分，记写接报案件的时间、地点，报案人的基本情况，如姓名、性别、住址、联系电话等，报案方式，所报案件的性质。主体部分，记写报案人获知案件的缘由，案件发生的时间、地点，案件造成的危害，如人员伤亡、财物损毁等，报案人与案件的关系（受害者、参与者、目击者），案件当事人、见证人、知情人和作案嫌疑人的情况等。文尾部分记写处理情况。接报案件的保安员签名。接报治安灾害事故的写作方法和要求，与接报案件记录相同，区别在于记录的内容不一样。
11.现场保护记录
现场保护记录是指保安员在保护现场过程中发现的情况以及所做工作的文字记录。保护现场记录要求做到具体、详尽、不遗漏，特别是现场变动情况和抢险救灾情况，必须重点记写。现场保护记录，分为文头、主体、文尾三部分。文头部分，记写发现现场的情况，如发现人或报案人的姓名、身份、住址、电话，现场发现的经过等，保护现场的人员情况，如姓名、身份、电话等，保护现场的起止时间和天气状况。主体部分，记写现场的地理位置，到达现场时的情况，保护现场采取的措施，如保护范围划分、布置警戒人员的情况，痕迹、物证的保护方法等，现场受破坏、变动情况及其原因，要详尽记录破坏、变动的痕迹、物证名称、方位和破坏因素等，救人排险情况，包括被救助人，救助方式、方法和经过，以及被排除险情的物资名称、数量等，对现场见证人、知情人、作案人、嫌疑人所做的工作和采取的措施等。文尾部分，记写公安人员到达现场时间，主要勘查人员姓名、职务、单位，双方人员的交谈记录，保安员继续协助公安机关所做的工作，保安员撤离现场时间，现场保护人员签名，现场保护记录执笔人签名。
12.勤务检查记录
勤务检查记录是保安组织检查保安员勤务中履行职责情况的文字记录，是考察保安员工作表现的重要依据之一。勤务检查记录由勤务检查人员记写，一般分为文头、主体、文尾三部分。
文头，记写勤务检查的起止时间、参加检查人员姓名、身份、检查的勤务名称及岗位地点、执勤人员姓名、身份。主体记写勤务检查方式方法，如明察、暗访、抽查、普查、查看执勤资料、询问执勤人员、通过执勤点附近群众或者客户单位领导了解等、检查内容及检查结果等情况。文尾，记写勤务检查的总体评价，勤务检查负责人签名。
13.每日保安情况
每日保安情况是客户单位或者多人轮流值勤的保安工作岗位每天保安服务活动情况的文字记录。每日保安一般每天一期，由保安组织的负责人综合整理一天保安服务工作情况而形成，足保安员服务的客户单位治安情况的重要记录，提供给有关领导参阅。每日保安情况，一般由标题、正文、文尾三部分组成。标题，包括标题名称
“每日保安情况”和标题下边的“期数”“时间”。正文，记写每天保安服务范围、区域内的治安情况、发生的安全隐患、发生的其他治安情况等。治安情况的每件事都要记写清楚。文尾，记写治安情况的处理结果或者处理意见，并由编写每日保安情况的保安员签名。
