会议要提前作好各项准备才能富有成果。有权出席会议的成员必须事先得到会议的正式通知，以便有安排时间的余地。应该将会议的主要议程通知出席者，使他们在到会之前就能有所准备。
有必要建立适当的程序来保证会议通知按时送到会议参加者手中。这不能说是官僚主义的形式。如果会议参加者不能在适当时间内收到通知，那么，从法律意义 上来说，这个会议就是无效的会议，会上所作决定也不能算数，允许有保留意见的会员采取措施，阻止协会执行一个无效会议上作出的决定。因此，在按时通知会议出席者这个问题上，千万不能掉以轻心，不管什么范围的会议都是如此。协会和秘书应该掌握会员的姓名和地址，并发送会议通知。连续召开的几个会议自然不必另行通知。根据协会或全体会员都同意的程序，提前一个月发出通知是可以的，无论采取哪种 通 知 方式，都必须清楚地声明，广泛宣传，防止发生误会，使人怀疑出席会议者名单是由某位秘书或理事长凭个人 意念 决 定。
这些原则听起来过于郑重其事，但成功的会议都是这么办的。非正式会议要想开好，也需照此办理。可能 有 些 时候，你要与隔壁办公室的某人商量某件事情，你可以在人家正忙的时候破门而入，张口就说。这么做，你会看到对方需要一些时间来把他的思路转移到你想研究的问题上来，而且要找出一些有关文件，要是他以前还没读过这些文件，那就需要更多的时间。由于缺乏准备，你们的讨论可能 是 肤 浅的，而且需婴比有所准备的讨论花费更多的时间。当然，随机谈话不在此例。对一个在决定之前需要仔细考虑的问题来说，缺乏准备是危险的。
