议事日程通常是由秘书和理事长共同研究准备的，他们之间的合作非常重要。由秘书独自决定议事日程是不明智的做法，对于一些特殊的问题，会员经常是同理事长接触而不是同秘书联系，理事长对某些专题比只要求会议按时结束的秘书有更好的见解。出于严肃的理由，某个问题不在某次会议上讨论是可以的，但是应在下次会议上讨论。在这方面秘书有时比理事长了解得更清楚。
出席会议的任何成员都有权把某个问题纳入议事日程，会议主持者一般不能拒绝这些要求，即使有些问题明显地与会议无关。聪明的秘书会同理事长研究讨论这些问题的可行性，而不能自做主张地将其否决。在某些情况下，理事长和秘书都认为这次会议不宜讨论某一问题，但仍将其纳入议事日程，这也是明智的办法。任何问题在提交会议讨论之前，都应由理事长或秘书说明理由。有些提议也许会被 会 议 拒绝。有权最终决定会议讨论什么问题和议事日程的，是大会而不是理事长。
将议事日程分为三个部分是比较合理的，首先是讨论过去的活动，如会议记录或上次会议记录中引起的问题。第一部分讨论若干次会议进留下来的问题，但并不是所有的老问题。第三部分是研究新发生的一些问题。
有些会议议事日程的安排是非常元长的，每项议题都提供了多方面的情况，讲到发生了哪些问题，采取了 什 么 措施，以便与会者充分了解有关的背景。但大多数会议的议事日程是简练的，相关的问题作为附录附在议事日程后面。无论需要讨论的问题是多么复杂，是财务问题还是统计问题，有关的文件都应随同会议通知和议事日程一同发送，以便使与会者提前认真研究准备。
活动程序都应写入议事日程，但日程和活动安排的最后决定权在于大会，大会可以变动日程，也可以变动各项活动的程序，但要由主席团批准。大会主席应安排每项议程的首席发言人，他们可以是秘书，可以是某项活动的执行入，也可以是该项议程的提议者。发言人应有充分时间解释议题和对某些需要澄清的问题作正式说明。首席发言之后，大会主席一般要请持反对意见的发言，然后再请持支持意见的入发言，以后的发育都按此顺序进行。但也没有什么硬性规定。总之，会议主席必须以他的公平来保证大家满意，并迅速完成每个题目的讨论，作出尽可能清楚的指导行动的决定。因为每个人都发言完毕就停止讨论是远远不够的，会议主席应确知会议的目的，如果他忽视了这一点，秘书就应有礼貌地提醒他讨论还未得出明确结论。可能的话，还要帮助他提出一-个明确的建议以求讨论并拿出结论，或者留待下次再议。
