有关主持会议的现成规划，主席应熟记于心，引导会议照章办事，自己更要以身作则。秘书也有责任了解有关议事日程的规划并成为主席的顾问，态度要积极主动。某些团体有非常详细的议事规则，成为通用的议事日程规范。如果规范有足够的概括性，则无须另外制定会议规则。在缺乏适当的议事规则的情况下，传统的英国下议院的议事规则可以作为参考，这些规则已经编辑出版，最为著名的是由厄斯凯·梅伊编辑的《国会指南》。
有关这方面问题最简练最好的书是原工会代表大会总书记赛特恩勋爵编写的《主席制入门》。但是每个协会的议事规则最终还要由自已决定，会议主席的活动在任何情况下都必须以这些规则为准。
制订议事日程的规则是为了保护会员的权利。规则规定了在各种情况下应采取的行动。规则还有许多关于维持会议秩序的条款，诸如怎样对待临时要求发言的会员，怎样排除滥用时间，过分纠缠于某个问题而引起的会议 障 碍 等。例如，按照规则，一个会员提议，会议应开始转入下一 项 议程，主席应立即对此作出反应。如果这个提议至少得到另一个会员的赞同，主席应立即组织表决，不必再向会议征求是否愿意转入新的讨论。如果表决结果同意转入下一项议程，那么应许可提议人在辩论中发表意见，解答问题，然后表决是否采纳他的动议。表决完毕，即可进行下一项议程。有时，各方面提出的动议过多，也会使会议主持者穷于应付。此时会议主席应清楚地了解什么事非办不可，并安排好它们。例如，如果一个会议正在讨论有关在特定时间内以一定的租金出租设备的问题。这个动议被说明和赞同之后，某些人提出一个修正案，这是正当的。这个修正案也许是同意接受提案的原则，但是对租金数目提出了异议，他们主张降低租金。任何这类的修正案都应立刻讨论，应允许修正案提出者用一、二分钟时间来解释他的意见，然后主席应该了解是否还有其他人支持修正案，支持的人不必发言。在许多场合下，个别与会者为方便讨论，统统对某一提案 表 示 赞同，而保留自己的意见。如果修正案获得支持，就必须给予讨论的机会，并给修正案的提出人以发表意见的权利，最后进行投票表决。如果会议通过了这个修正案，它就纳入原来的动议，原动议要作相应的改动。
在讨论一个修正案时，会有人提出另一个修正案或是对第一个修正案的修正案。在这种情况下，应该分别接受每个动议，然后依次讨论研究。这可能有点乏味甚至有点混乱。主席在这时可以提醒会员与其没完没了地修正，不如另行起草动议。但是不管会员怎么做，只要是不违背议事规则或议事日程的一般安排，他就有权提出修正案，而且必须得到相应的考虑。保持秩序、指导会员按步就班讨论问题是会议主席的责任。他应在某项问题表决之前，让会员知道他们将就什么问题进行表决，在出现混乱状况的倩况下更应如此。此外，主席还是一个教育家，他必须有很好的耐心，充分帮助每个会员，以使会议取得圆满成功。
