委员会仅仅是一个承担由上级组织指定的任务和责任的机构。它的权力由理事会赋予,它的决定需经理事会批准方能生效。然而,在大多数协会中,正是委员会而不是年度大会构成了协调行动并取得成就的典范。年度大会经常是一个乏味的仪式,往往不能激发出会员认真审查协会工作的热情。大型协会的成员四处分散在所难免,能将分散的会员聚合成一个委员会,经常是协会活力的主要标志。
一些协会对委员会的设置很不慎重,不管需要与否,动辄建立新的委员会,往往是在原来工作很有成效的委员会上叠床架屋,毫不考虑设立的目的和费用。设置委员会代价昂贵,主要是在事务性工作和佣人员上。尽管协会不少会员有时间担任委员会的工作,但不经慎重考虑,委员会不可轻易增设。代价昂贵也表现在它耗费了理事和职员的时间。委员会一经设立,职员和理事就要看它的会议录,它 执 行 决定,还要保证在工作上同别的委员会协调,防止互相冲突。应该看到,有一些委员会确实取得了成就,人们对其缺点的批评有点求全责备。漫长琐碎的会议应该受到 冷 嘲热诚,还要避免死硬的官僚主义,但必须利用委员会来开展活动。会员们要想使协会工作在大会闭会期间不致停顿,除了找些能代表他们的人组成委员会进行日常管 理外,别无良策。正因为委员会的工作如此重婴,人们对其期望 如 此 切,所以才试图让它精明能干,而且富有创造力。
在委员会平凡普通的工作中,包含着成功的契机。委员会(一般不超过10人 经常会面,可能每月一次,讨论决定有关问题。他们的工作进展,有赖于相互之间接近与了解。尽管在看法、经验、文化程度和性格方面很不一,但通过相瓦了解,彼此尊重,能够逐渐走向一致。委员会组成之后尽快地互相了解,在会后增强这种了解也是非常重要的。可以先互相介绍,必要时再次介绍,口头介绍也行,书面介绍更佳。要使成员能记住同事的有关背景,友好的交谈和共进便餐对此大有帮助。
为会议创造一种正常的气氛是主席的义务。许多人认为开会就该象个开会的样子,结果委员会会议象一种宗教活动-先是在沉思默想中开始,继之以古怪的仪式、特殊的腔调,不管与会者作何想法,反正是不到时间不散会。人们多少次企图用幽默的方式来描述各个会员的情况,如,口若悬河、滔滔不绝者,盲目否定、反对一切者,迁成性、因守旧者,天赋机灵、花样百出者,胆小怕事、一味求和者,如此等等。最近有人试图用科学的方式来分析委员会的工作过程,结果表明,上述分类虽然有些夸张,却也不无道理。它可以帮助会员了解自己,以便认识自已是否有足够的协会活动经验。细心的理事长应考察某些会议上暴露出来的、具有典型意义的问题,通过改变程序和激发会员的积极性,使会议开得更有成效。