志愿者自发的传统的热倩，常能使协会有效地克服重重困难，并使人们对这种方式爱不释手。但是随着协 会 的 发展，有些协会必然要走向正规化管理。对于这种缓慢而稳定的进步，改革者应宽宏大量，不急不躁，对于热衷于传统工作方式的人表示理解。改进必须是在现实的基础上进行，激进的变革往往会导致严重的危机。
办事处--无论它的规模有多大，机构多么复杂，从各方面来说，它都是协会的心脏，有如一台不断为组织输血打气的机器。办事处不是协会的大脑。大脑的职能由理事和职员承担，但大脑的效率在很大程度上取决于心脏的功能，特别是在高度紧张工作之际。办事处应当成为管理协会的有效机构。
办事处最重要的任务之一，是完整地建立并保存正式会员情况的记录。严格说来，没有会员便没有协会。协会记录中必须有每个会员的通讯地址和姓名、入会 时间、在会职别、对委员会和各项活动介入的情况，以及他与协会作有关的事项，还要记下交纳会费的情况，如，应交数额、实交数额等。还应该建立一部能与各个会员沟通情况的通讯录。为提高查找速度，编制一个会员简况档案是至 关重要的，有个便于查找的索引系统更好。许多办公设备 制 造商(如克来门佐公司)都生产一系列成套设备。如果打算购买至少要同两个厂商洽谈，得到两个方案及费用，便于比较。在考虑购买设备费用的同时，也应考虑到使用该设备是否方便，操作及维修费用等。
如果你是创办协会的新手，那么有关成立办事处和介绍设备方面的书对你会有。假如你要创办的协会是个活动复杂的大型组织，那么雇请--个专业咨询人员是划得来的( 事先要讲定聘金，他来作参谋，设计、选购设备。但咨询人员只是顾问，决策必须由理事和秘书来制定，为使决策合理，理事必须事先掌握所有必要的情况。
如果你不愿干编制会员档案这类日常琐事，你可以请求某个计算机中心帮忙，它们能够就组织方面低限 度的要求，分析多方面的可能性，并提供可靠的咨询。再 次 提 醒你，要询全部费用。
如果你有5，000以上的会员，那么向拉温斯波尼记 录服务有限公司去咨询是比较合适的，该公司由四家主要的专业会计公司和两家商业银行组成，它们向各协会提供全套的资料处理服务。如:保存会员的姓名和地址，提供邮寄信件所需的标签或标有地址的信封，附加全部邮寄服务，承担全部会计业务，开列收据，发放会员证，提供统计分析，代办有关银行事务的各种服务。它们拥有一台KL19027型计 算机和程序编制员。它们的委托人从全国托拉斯、英国讲演联合会、到为盲人提供引路狗的企业，应有尽有。
每个协会都必须处理有关财务方面的事务，这点已在第八章中提及，但有必要再次提出它的重要性。简明的系统和严格的程序，将保证协会每笔收支都记录在案。协会创办之初，用一个本子作些简单的财务记录就足以应付，但当你感到有必要时，就应采用先进的计算手段，如 计算 器、计 算表、计算机和许多其它的计算工具和管理系统。在会计事务中，最关键的人物是审计员，他的责任是向会员提供经过检查而准确无误的年度财务开支情况，并向有关的官方组织提出报告。协会所有的会计数字必须向他呈报，一切财务手续也必须经他认可。
秘书处还必须处理-些法律方面的事务，如:根据公司法案或联谊会法案的规定提交年度报告，办理保险事务及审批手续，签订出租、雇佣、采购方面的合同等。如果协会雇佣职员的话，那么在其受和解雇时还有一些有关的法律事务处理。
当然，办事处还要处理很多对内对外的通讯业务，因为正确的决策往往取决于信息反馈的规模和程度，这些都不是凭一般常识能办到的。用那套个人居家过日子的办法来管理协会是无法搞好的，正如用家庭主妇的烹调方式无法办好一个供应上千人饮食的饭店一样。
所有这些，要求办事处的管理入员，无论职务和责任如何，都要具备必要的专业知识和熟练的技能。如果协会要充分利用办事处来作为自己的得力工具，就必须任用有思考能力、勇于实践创新的人才。
