会员大会的成功取决于会议召集人制订的方案，同时也取决于会址的环境。与会者都希望有个设备齐全的会议室和舒适的座位，希望自己出入会场方便，不致于干扰别人，希望有个较好的休息场所以便消除疲劳，还希望有咖啡座或酒吧间，以便坐下与他人交谈。
分组讨论必须有个适当的房间，一张放文件和书写用的桌子，一块黑板和粉笔供分析问题或起草报告时用，此外还应有很好的通讯设备，使与会者能方便地与其它小组联系、隧商，当然还要有良好的照明和取暖设备。
如果会期在一天以上，就必须考虑提供食宿。某些人可能愿意住在自己的公寓里，但多数人都指望会议组织者为其安排饭店，他们希望有较高的食宿标准，而且都想在包订房间之前了解所需费用。会议所在的饭店还应供给正 餐 或便餐，以满足多数与会者的要求。现在，多数国家的主要城市的许多饭店，都能提供一般会议所需的全套设施，会议组织者可以认真权衡，选择一个合适的地点。如果你的会员大会规模不很大，那就应尽量避免与一个大型会议在同一饭店举行，因为这可能使代表们觉得自已在那里显得无足轻重。现在，除了城市饭店和度假胜地之外，还有一-批设在大学里或由私人举办的会议中心供人租用。为会议提供服务是一个很大的经营项目，许多旅行社也乐于招揽生意，为你寻找一个适当的场所。一些报纸或杂志对于会议设施的情况也会及时报道。另外，象会务行政联合会这样的组织，它的许多成员来自经营会议业务的公司，讲定租金以后，他们也可以帮你联系会议地点。
这些联系会址的专家的特长，在于他们能驾轻就熟地与出租人讨价还价，并且精于算计，这方面的细节常是新手难以处置的。最简单的会场，至少应有个房间，供发言人讲话和听众提问、答疑，这是会议程序中不可缺少的部分。
应该为发言人备一只水杯，安装工作状态良好 的 扩音器，记录纸、烟灰缸等也是必不可少的。在工作性会议上还应准备饮食和休息场所，保证服务周到及时。
几乎每次会员大会都要提出一份报告。如果报告需要逐字逐句的原话记录，那应该准备录音或专业速记员。但这种报告文字冗长，无人愿意通谈---一小时的说话，可以填满一-打记录纸。取代的办法是加以编删，将会议文件、讨论小结和会议决定综合起来，编成一本简明扼要的会议文件集。
