全员参与制定信用管理政策的方法更多地适用于第一次制定信用管理政策的企业,其基本特点是企业还未设立专门的信用管理部门,需要每一个部门、每一个员工都参与到信用管理政策的制定过程中。这种方法的优点在于,它既是全员参与、广泛收集基层意见的过程,也是一个全员教育、提高信用管理意识的过程,其主要的制定过程包括:
1.成立信用管理政策制定领导小组。领导小组主要负责公司在制定信用管理政策的过程中统一人员和时间安排,收集协调各部门意见,整合形成公司最终文件。该小组的成员首先应包括主管领导,其主要任务是协调各部门的力量并对制定信用管理政策给予重视与支持;此外还应包括不同领域的业务骨干如销售、财务、市场以及物流等部门的骨干,其主要任务在于解决制定信用管理政策过程中的各种专业问题。领导小组成员应全程参与信用管理政策的制定,直至信用管理政策正式实施。
2.对基层部门进行动员。对基层部门进行动员的目的在于调动基层部门参与的积极性,提高基层领导的重视程度。可以通过召开动员会的形式完成这一工作。动员会的主要内容应包括:领导强调信用管理的重要意义,宣布信用管理政策制定领导小组成立,领导小组成员与大家见面,宣布信用管理政策制定过程的分阶段目标以及时间安排。
3,部门培训。培训以部门为单位开展的主要原因在于:首先,不同部门的职责不同,所面临的问题不同,提出措施的角度也不尽相同;其次,针对自身的职能,不同部门可以根据各自职责着重解决信用管理政策的某些方面,例如财务部门可以着重解决账款到期预警的程序设计。部门培训的主要目的在于向员工传授信用管理的知识,明确各部门在制定信用管理政策过程中需要完成的任务,并下发各部门需要配合完成的文件。
在培训过程中,信用管理政策制定领导小组的成员可以采取分头负责的方式分配应负责的部门,协调培训时间和参训人员,同时还要负责解答本部门人员提出的问题。
4,整合各部门的反馈意见,形成公司信用管理政策初稿。在此过程中,领导小组的主要任务是收集各部门的反馈意见,对所有意见进行梳理和整合。如果对其中某些条款不是很清楚,领导小组需要向反馈意见的部门进行确认和沟通;对于不同部门的反馈意见中有矛盾的建议,领导小组要从公司大局出发进行协调,最终确认公司信用管理政策的初稿。
5,各部门讨论信用管理政策初稿。在此过程中,领导小组向各部门分发公司信用管理政策初稿,各部门对信用管理政策中的条款进行充分讨论,并提出反馈意见。
6,形成信用管理政策终稿。领导小组在收集和整理部门意见的基础上形成公司信用管理政策终稿,并向公司领导层上报。