生产管理5S推进组织和组织方式(二)
宣传策划
我们已在前面提过，组织建立以后，就要分工合作，然后进行文件的整理，确立完善的文件系统，让全体员工都充分了解5S，激发员工对推动5S的热情和兴趣，积极地参与，在公司上下全面掀起积极地贯彻执行5S的热潮。
宣传策划显然是贯彻执行5S的一种非常重要的手段和工具。
说起宣传，每个公司可以说是八仙过海，各显神通，但归纳起来常用的也不过有以下几种：
●标语
●倡议书
●板报，墙报
●有奖竞赛
●口号征集
●有奖征文等等这些都可以依据公司的具体情况而定。
教育培训
倡议书以后，就要进行到教育培训。5S推进组织，并不是一个仅知道８个小时忙忙碌碌，自己领导自己的作业组织，而是把推进实施5S做为一项日常性的工作。
作为推进的组织，首要任务就是把全体成员，每一个职员培养教育好，领导全体职员同心协力，共同推动5S运动。其次，作为消除浪费和推行持续改善活动的组织，如何把活动维持在一个较为理想的水平，教育培训是一个关键的因素。评价这个组织是否成功，不是看它做了多少，而是看大家都做得怎样。
制订教育培训计划(Plan)
进行教育培训，首先掌握一个原则叫做Ｐｌａｎ计划，可以根据实际的情况编制年度、季度、月度、或临时项目等各种计划。根据管理人员或操作员，新进的员工及其他不同的员工等，要视不同的情况量身定做。对于管理人员应该做管理人员的培训，对于操作员、作业员，应该做操作员作业员这一类的培训，对于新进员工，应该安排新进员工的培训，这就是量身定做，教材，教具一定要齐备。
教育培训(Do)
5S推动的教育培训也在计划里面，一定要有合适的学习环境，参与启发互动，让每个参与者或者每个学员都能保持浓厚的兴趣。教育培训也要学习或练习，用一些游戏或辩论、竞赛的形式可以提高培训的效果。
教育培训的主要内容包括
◆5S活动的概要及目的
◆5S的实施方法
◆5S的评比方法
◆IE（环境）的改善手法的介绍
要让员工了解到，5S活动能给公司以及自己带来什么样的好处，进一步地让员工们都主动积极地去做，而不是用命令去强制地执行。教育的内容要生动，形式要活泼，因人而宜，必要时还可以配上录像、案例，进行模拟的演习，配发学习手册等。
考核检查(Ｃｈｅｃｋ)
有培训就要有考核，考核的目的是提高学员重视的程度，奖优、罚劣，向优秀的成员颁发证书，通报表扬，对于不及格的要进行补考，要考到及格为止。
总结经验(Ａｃｔｉｏｎ)
在教育培训过程中，及时地总结，是为下一次培训做好准备。按照ＰＤＣＡ这四个步骤可以配合标语，新闻，报刊，竞赛等宣传形式，必要时还可以外聘顾问来授课。
现场巡查
工作不能脱离实际，5S离不开现场，在工作场所每个人都有自己的工作任务，都非常忙碌，让每个人都时时刻刻地自觉遵守5S，有一定的难度，所以必须经常进行一些5S的现场巡查评价，创造一个持续改善的良好工作环境。5S推进组织应该定期的，最少每周要有一次巡查现场，把握现场的状况，更正不符合事项的改善进度，现场巡查一定要注意以下几点：
●态度要严肃、认真，要非常重视问题
●要抱着解决问题的心态，而不是炫耀权利，现场巡查的人员要精简，不可以前呼后拥，虚张声势
●现场巡查要让每个员工都积极主动地找问题，提出自己的看法，不当一言堂的堂主
●对好的地方要肯定表扬，不好之处要毫无保留并毫不留情地指出，屡次指出却没有改善的，要严厉地批评指正并给予扣除奖金的经济处罚
●现场巡查时对基层提出的意见或建议请求，一定要记录，迅速地解决问题，并及时地反馈
●现场巡查后，要针对问题发放5S问题改善通知书，并追踪改善
总结报告
在5S的整个推进过程中，要特别注意及时总结报告，让公司的每一个人都能及时地把握工作的进度，高层领导的正确决策，基层对5S获得新的理解，形成新的推动力。
谈到报告，很多人的脑海里马上会形成这样一种观念，那就是打小报告，这是一个错误的想法。就日常管理而言，报告是十分重要的。无论是对具体的事实，还是上下级之间的消除误解，经常报告，就能使上司了解你在做什么，以及你努力的程度，取得了怎样的效果，并给予必要的支持，指导。即使失败了，上司也会觉得部下已经尽了力，谁会料到失败呢？
总结报告的好处
1．是避免问题发生或减少损失的重要手段
在问题发生之前来报告，你就能争取最多的时间来寻找对策，把损失降到最低，最小的程度。事后才报告于事无补。
2．是上司正确决策的基础
来自生产第一线的情报是非常重要的。但作为上司不可能什么都了解和掌握，帮助上司的最好办法就是你经常地报告你见到听到的以及你所了解的情报，你的看法，使得上司能准确地把握全局，并正确地指挥全局。
3．能沟通上下关系
对于上司安排的工作，及时报告，监督情况是每一个管理者的义务。报告能使上司从单身的状况中解脱，并对你产生“你办事我放心”的感觉。报告还可以密切上下级的关系，是沟通的出发点。
4．使上司参与解决问题
报告可以使上司参与解决问题，得到上司帮助的机会。上司之所以成为上司，一定有他过人之处，所以在解决问题的过程中，经常与上司沟通，得到上司的帮助，能有助于你更快更好地解决问题。
5．是使自己的担忧和烦恼由上司也为您承担一半的最好的手段
有困难时，重要的是首先要由自己设法解决，但如果的确难以解决时，你就要及时地向上司报告，上司会很乐意地帮你解决。你的担忧和烦恼至少会减了一大半。
6．经常报告的人能得到正确的评价，而不报告的人只能由结果得到评价，在性格方面容易遭到误解
上司对你的评价不仅是结果，而且还有整个过程，但反之，如果平时你不去报告，上司只能看到最终的结果，谁能保证每项工作都做得好呢，而且上司很可能认为你是孤僻的、不合群的、不适合往更高职位发展的人。
7．经常报告可自然而然地提高自我约束力，更有可能提高自己对工作的积极性
报告对自己来说，是一个很好的总结，哪里做得好、还不够，工作上引起上司的关注，自己也有更大的压力和动力。
及时报告的要求
及时报告应注意几个要点
1．要打破现状，让上司有意外的惊喜
虽然整理、整顿、清扫、清洁，这些都是很简单的工作，但是它是细分到每个责任人身上的；还有每个组织的人员因为环境教育、背景不同，因此思考方式也有所不同。在这个团队里，我们从最简单的开始，但进行到制度化，走上习惯化的过程中，每一件事情都要养成一种报告的习惯，随时与你的上级报告。你只有报告才会让上级更能了解你的工作进度、更能知道你做的程度，以及指导你该如何进行下一步的事情。在报告的过程中，还可以得到好处，上司掌握了你的进度，可以协助你，帮你解决问题。假如你是一个车间的主管，你的工作就是主动积极地发现问题，解决问题，而且你要让你的上司感觉到你这个团队，你这个小组永远是公司内最好的团队，最好的小组，让你的上司感觉到你永远是第一。
2．实事求是
报告要以事实为基础，做到实事求是而不要夸耀成绩或歪曲事实，更不可以伪造。即使在报告自己的设想时，也要说明背景原因及逻辑方法；报告预测结果时，对成绩应尽量要保守估计；报告取得了成绩时，切记不要忘记感谢上司和相关人员的支持和协助。
3．报告要简明扼要
报告一定要简明扼要，尽量有用，一至两张纸就可以写完，具体的数据做附表。先讲结果，后讲方法，以引起人们的兴趣。成果最后都要折算成金额，以便于比较。报告的时间要在30分钟以内。
4．报告要注意时机和场所
报告一定要把握好时机，你不能每天专门找你的上司来报告。在上司来部门巡视时，抓住机会去报告最好。在现场报告时，不要忘了向上司介绍下属，要特别肯定下属的成绩，只知自我表现，独占功劳的人，上司是不会欣赏，下属也不愿意跟随的，所以报告的环境和时机，需要认真地把握。
5．报告坏情况需要勇气
报告坏情况怎么办？你必须中肯，要客观，要有承担勇气和自责的精神，不要把责任推卸给同事或部下，自己反倒像是受害者。
所以在进行报告，最后到总结时，公司目前维持情况可以归纳为过道或工厂内已经没有乱摆放的物品或废品垃圾，很整洁，员工已经积极地找出了改进方法，其它岗位的员工，也都在效仿，工具等方面都已经放置在原位，按照5S的水平来衡量是合格的，但是公司的目标是最好的5S，公司上下都要充满着努力改进的气氛，一进入工厂就感觉到大家都是亲自动手进行各种改进，所以我们需要倍加努力地继续前进，推进5S。
合理化建议
一个报告，一定要有一种中肯的结尾，就是合理化的建设，或叫合理化的建设性的意见。在旧的企业里，合理化建议又称为提案，或称为改善提案，是发挥员工智慧潜在力、科研智慧的潜力、主人翁精神，以积极的心态通过一定的途径。向一定组织或人员以书面形式提出，或间接或直接地提出建议，从而改善本职工作的一种方法，是5S的一种高级形式。
企业的生产设备工艺管理等方面永远存在着不足以及不合理的地方，所以企业管理就是点点滴滴的合理化的过程，企业员工专心致志于本职工作，对于现场的管理，没有谁比他们了解得更清楚了，所以我们要发挥员工们这种无穷智慧和潜力。
5S的推动是让企业一步步地向前推进。在一个企业内，如何把宣传策划、教育培训、现场巡查做好，如何使每一个总结报告做得很好，最后提出合理化的建议。只有提出合理化建设性的意见和建议，公司的主管部门得到这些建议，并真正改善工作，这个企业在推行5S的过程中，才会一层层地往上走。企业要步步高升，每一个步骤、计划都是一步步地往前推进，稍有不慎，整个5S的推动就可能付诸东流。所以做好宣传策划、教育培训、现场巡查、总结报告，处理好合理化的建设性意见，都是至关重要的。
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