5S项目的展开（二）
降低库存
库存量的大小直接影响到流动资金和正常生产。库存太大，占用了资金，增加了经营风险；库存量太小，又可能影响生产、交货。仓库的5S不妨以此来作为改善的重点。
正如正确地拼魔方，所有的模块肯定全部都要规整地放入其中，如若不然，就拼得不对。若仓库进行了合理的空间设置，就一定能收容全部的零件。
降低库存量相关的要素
库存量与两大要素相关：
●资金额
●占用的场地面积
了解这两大要素有利于我们将有限的资源用到刀刃上，我们着手降低库存时，应先做到以下几个调查。
（1）哪一种材料最贵或占用金额最多？
（2）哪一种材料占地面积最大？
（3）这两种材料的调度周期有多长？
（4）这两种材料的生产周期有多长？
通过这些调查，就可以知道最低库存量是多少，现状库存量是否合理，从而进行改善。
零部件库存量减少
（1）对于零部件库存量的减少，我们要根据生产计划及交货期来分批地购入原材料，以保证最低库存量实施这种方法要充分考虑协办厂商的配套工艺能力，以及稳定性，运输的条件，订货成本。对于市场上通用的生产物料可以考虑及时生产，及时送货的方式，避免不必要的库存。
（2）做好库存的管理是控制，就是控制金额在一个工厂作为采购人员，因为没有物料而影响生产时，往往要追究责任。有的企业多买物料的现象很普遍，因为过时报废而没有发现，所以公司应该做好库存金额的控制，发现异常要调查原因。
（3）经常性的定期盘点
定期进行物料盘点，调查现品差的原因，早发现问题，及早给予解决，保证帐物的一致性。
减少半成品的滞留
减少库存不应仅仅盯着仓库量，因为生产周期的关系，整个生产流程往往滞留着比库存更多的半成品。因为感觉上这些半成品还在增值流动，所以具有更大的隐蔽性，难于察觉。
积压了资金，造成了浪费，是因为公司的很多管理者不懂生产，不能对生产管理提出要求。
改善事项，改善时间是合理的、必要的，其实只要掌握物料的基本流向，很多地方还是可以改善的。
降低成品库存
很多公司为了方便，安排生产往往采取大批量的生产方式，仓库经常堆满，这样虽然省事，却积压了大量的资金。
市场是变幻莫测的，而且会有很大的风险，要降低成品的库存，必须要坚持几个原则：
●客户需要的才生产；
●客户要多少生产多少；
●客户什么时候要就什么时候生产。
很多公司都认为不积压库存就无法适应顾客突然的大量订单，这确实也是普遍存在的现实问题，弹性的生产方式可以在很大的程度上解决此问题。
由于公司内的情报传递或沟通协调方面有问题，往往是到了完全没有任何库存时才发现，层层上报，而重新调整已经来不及了；时常也因为生产计划或交货计划有变更，而相应的对策也没有及时赶上，原材料源源不断地涌进仓库，只有爆仓时才有人反映，而此时仓库已经一片混乱。对于这些状况，我们不妨建立一套一目了然的库存警示线。
精简业务
我们每周工作五天，每天八小时工作，八个小时都在干什么呢？
有人在一家同行业中较为优秀的企业中做过调查，发现即便是最实干的主管，效率也没有达到70%。反观大多数的企业，其效益更让人叹息。就以报销为例，有一家公司的午餐费，每人每天十块钱，但即便是区区十块钱的人民币，也要经过五六个关卡才能审批下来。这是一个非常没有价值的工作。我们应该把握的是“原理、原则”之宗旨，适当放权、授权，让下属成长起来，自己才有时间去做那些更有意义的工作。
对于大多数的业务，我们应该本着精简高效的原则，应不断地问几个为什么，审定一下哪些是没有必要的业务，这个工作是否有必要。
如：为什么不能取消？
为什么用这种方法？有没有更好的方法？
为什么在这个阶段确认，它能否改变？
为什么按照这种程序，能否改变这个程序？
为什么这样设计？能不能改变它的设计？
为什么有这些步骤？能否简化或合并？
为什么要买这些材料？有没有更便宜的材料可以替代？
如果重新调整程序能否提高效率，缩短时间，这就是我们考虑精简业务的一些要点。
会议的5S
会议在很多企业或工厂里可以说从过去到现在，是有史以来就存在的，它是一种突出领导功能，实现决策民主化，科学化的重要工具。
会议的作用
（1）集思广益
集思广益，是决策科学化的重要手段。
会议可以搜集众多的情报资料，参与人员都可以提出各自的看法和见解，为决策提供了全面、客观的依据。
（2）培养团队精神
会议可以培养团队精神，可以使每个参与人员了解共同的目标，树立全局的观念，这无形中起了一种沟通协调的作用。
（3）增进了解，发现人才
会议可以使参与人形成一种共识，有利于培养团队精神，会议可以增进了解、发掘人才。
在会议上人们各抒己见，提出自己的看法，不但能增加彼此之间的了解，还能够起到抛砖引玉，起到发现优秀人才的作用。
但是作为一个领导者，如果对会议控制得不好，很容易陷入各种文山会海之中，无法进行日常的经营决策及管理工作。
召开会议必须要考虑的一些要素
（1）会议的必要性。
会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决，可以的话考虑用文件传达或电子邮件的形式来代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，所以我们就必须去考虑其它的方法。
（2）会议要会而有议，议而有决。
这是会议的基本原则，没有主题或没有目的的会议就不必召开，开会仅是开会而已，没有任何有建设性的意义和决定或构思，这个会议等于没开，是在浪费时间、浪费金钱。
（3）会议的内容形式
既然决定召开会议了，就应该明确几个事项：
ＷＨＹ，为什么要开这个会，会议的目的。
ＷＨＡＴ，会议的内容，讨论决定什么内容。
ＨＯＷ，会议的形式，用什么方法来检查。
ＷＨＯ，参加的人选。
会议人选一般都是五到十个人比较适合，人太多就要考虑到会议的效果。
ＷＨＥＮ，会议的时间。
会议的时间一般尽可能在两小时之内，因为长时间的会议会让人感觉到疲惫。
ＷＨＥＲＥ，会议的地点，要明确会议的地点，并提前预订确认。
明确了这些事项，并将会议议程散发给列席的人员，这是一个会议能否成功的前提，当然还必须有会议召开的注意事项。
会议召开的注意事项
①议题明确，把握气氛。
主持人一开始就应该向参与会者声明会议的议题，介绍背景及概况，与会议无关的话题应当避免。
掌握气氛，主持人要用大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活跃会议的气氛。
②主持人学会及时总结，三到五人发言后要做一次总结，以提高讨论的深度和广度，且要正中主题的要义，参与会议的人，一定要耐心地聆听，不管谁的发言都要耐心地聆听，中途打断或面带不理解的表情，都是对他人的一种不尊重。
③会议要做好记录。
对于发言人提出的情报也好，意见也好，想法也好，应该做一个简要的记录，并且要有所肯定和回应。
④发言要简短明确。
一次发言最好控制在三分钟之内，不可以同时讲几个主题，更不可以滔滔不绝，或偏离主题，发言后要进行讨论，讨论一定要针对主题，而不要与主题无关，这样才能够让大家有兴趣。
⑤会议结束时主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果，并把决定的事项落实到人，并明确完成的期限。
⑥将做好的会议记录向相关人员发放，必要时转换成公告形式，向全体职工公布，主持人对于会议内容必须定期地跟进检查，对于那些没有讨论或研究的项目也要采取对策，这就是会议的5S。
会议的目的是在节约成本、节约时间，这就是在改善问题，就是在提升公司的品质。
文件的5S
在文件中，公司的各种规章制度，技术规范，数据记录的书面形式是公司正常动作的重要保证。有一位前辈曾经这么说过，看一个公司的管理水平的高低，就看这家公司5S水平的高低。也可以说，看一家公司5S水平的高低，就看这家公司寻找文件的速度。
由此可见，文件管理的好坏体现了公司整体管理水平的高低，所以文件的5S不可以等闲视之，而从另外一个角度，文件管理确实体现了5S的每一个内容。
（1）整理
文件怎么来做5S？
明确哪一类的文件需要？
哪一类的文件不需要？
无效和不需要的文件，我们就要去考虑及时地清理。
（2）整顿
将文件分门别类地保存，制作目录索引，便于查找。
（3）清扫
文件防潮、防尘，还有防虫，文件定期补修维护。
（4）清洁
专人管理、责任分明，清洁就是把整理、整顿与清扫标准化。
（5）修养
使用完后及时地归位，然后培养一种爱护文件，节省用纸，按规定要求来制订发行文件的资料。
文件管理整个流程并不复杂，一般它有四个步骤。
●分门别类；
●存档管理；
●日常管理；
●● 日常维护。
①分门别类
就是对现有的文件进行分类，便于后期的检查或者查找管理.
②存档管理
◆使用合适的文件夹；
使用合适的文件夹，选购一些容易存放，保管的文件夹，大小根据文件的大小，我可以选择Ａ4的，Ａ3的，或者说是Ｂ5的类型，但也可以用颜色来管理，有规律地使用，切忌五花八门，像国旗一样。
厚度也要考虑，比方说可以考虑五厘米或八厘米，或十厘米的规格，容量太大，就像搬砖头一样，非常不方便。
◆在文件夹的封面或者侧面注明类别名称，管理的担当者，保管的期限。
◆在首页建立目录表，必要时每一类都设计成拉页，以便于寻找。
③日常管理
日常管理就是设置专门的文件柜，用来存放文件，设置条形带，便于管理和取放，定期管理要做好防潮、防尘、防火等工作，把这些事情做好了，就是说我们有了一种日常维护的习惯。发行新版本时及时地回收销毁旧版本，具有参考价值的资料要特别注明，文件变更时要及时地更改目录索引。
④日常维护
◆发行新版本时，及时回收销毁旧版本；
◆仅具有参考价值的资料，要特别注明；
◆文件变更时，要及时更改目录索引。
本讲一共讲了四个5S项目的展开专题，即降低库存、精简业务、会议的5S、文件的5S管理。这四个专题不外乎一个共同的目的，就是如何将有限的资源，合理有效地用在刀刃上，使人力、物力、财力，都能发挥最大的作用，使人发挥所长，物尽其用，物超所值，使成本降低，效率提高，塑造优秀企业和优秀的企业文化，使5S能顺利开展，企业发展再上一个更高的台阶。
