纠正和预防措施及跟踪
纠正和预防措施
在5S审核中出现不合格现象，应该采取相应的纠正措施，或预防措施，所有的纠正措施与预防措施，都必须得到验证。5S审核的目的在于力求改进、彻底纠正所发现的不合格现象，重在落实与预防为主的原则，对不满意的方面应该采取预防措施。
1．纠正和预防措施的含义
为消除实际或潜在的不合格原因所采取的措施称为纠正和预防措施。纠正和预防措施的程度与问题的大小及轻重有关。
2．采取纠正和预防措施的目的
（1）消除实际或潜在的不合格原因；
（2）采取措施，防止类似问题的发生或预防问题的再次发生；
（3）不断地进行改进，提高管理水平。
3．采取纠正和预防措施的作用
（1）满足5S标准的要求
（2）保证5S审核作用的重要手段
①审核是为了改进；
②审核中发现的不足是改进的重点内容；
③采取有效纠正和预防措施是达到维持改进质量体系的手段；
④发现问题即时纠正；
⑤不断地发现问题，不断地采取相应的纠正和预防措施；
⑥通过持续地改进，实现5S整体水平的提高。
4．纠正和预防措施的特点
（1）5S审核的继续
5S审核中出现的不合格现象都应该采取相应的纠正或预防措施；所有的纠正或预防措施都须得到验证；是作为实现5S内部审核目的的有效手段。
（2）目的在于改进
①力求彻底纠正所发现的不合格现象；②重在落实以预防为主的原则，对不满意的方面采取预防措施。
（3）跟踪的范围
跟踪的范围常因需要而扩大；对有效性的验证也因内部管理的需要而更为严格；在完成纠正措施并经验证以后，还可能对一些后续问题实施进一步地跟踪，因而延长跟踪的时间。
5．纠正和预防措施的实施程序
（1）审核组职责
①向受审核方解释5S内部审核中出现的不合格项和需改进的方面；
②对纠正和预防措施的反馈进行管理。
（2）受审核方的职责
①理解审核员指出的不合格项；
②制订纠正和预防措施的实施计划；
③执行纠正和预防措施计划；
④及时地反馈纠正情况以便得到审核员的验证认可。
（3）纠正和预防措施的程序
首先，要调查判断不合格的原因，并进行分析。是人、机械、材料、方法、环境等各个方面的问题，找出原因。
其次，制订纠正和预防措施的实施计划。
第三，对于控制纠正和预防措施有没有具体有效地实施。
第四，检查纠正和预防措施的效果。
第五，对效果的有效性进行验证。
第六，巩固经验，巩固验证有效的成果，就是更新文件以及标准化，纠正和预防措施的效果，不明显的可以进入下一个循环。另外采取更有效的纠正措施。
（4）纠正和预防措施的计划要点
①职责明确
谁负责组织纠正和预防工作开展，谁负责制订计划，计划中的每项具体工作由谁负责完成；由谁检查监督，谁负责验收并评价；谁进行成果巩固。
②报告与记录
对审核中发现的问题，首先，以不合格报告或者其它报告的形式通知受审核方。如，我们发现你这台机器是怎么样的，我们希望或建议你在何时进行改正。如果问题较大，必须经过总经理或推进5S委员会的最高领导进行裁决。
其次，记录产生不合格的情况。记录各项纠正和预防措施的主管部门和人员。
另外，还要记录各阶段工作的进展情况，由5S审核组长、5S推进委员会的执行长，或最高层管理者来验证与总结纠正和预防措施的状态。
③验证与总结
对于纠正和预防措施要有效地进行验证，总结经验和教训，不足之处一定要及时地报告，必要时要采取升级行动。
实施状况跟踪
1．跟踪的含义
跟踪是审核的继续，是对受审核方的纠正和预防措施进行的评审，是验证并判断效果，并对验证的情形进行记录。
2．跟踪的目的
如果只有检查、只是纠正而没有跟踪的话，那只能导致”行百里，绊脚石”，所以跟踪的目的就是促使受审核方采取有效地纠正和预防措施，并验证纠正和预防措施的有效性。还有督促受审核方实施纠正、预防，促使受审核方不断地进行改进。同时还要向管理层报告，向审核组长，5S推进委员会的执行长反馈受审核方纠正的状况。
3．跟踪工作的作用
（1）促进改进
促使受审核方针对实际或潜在的不合格现象采取纠正和预防措施；督促受审核方实施纠正预防措施；使受审核方建立并防止不合格再发生的有效机制；促使受审核方不断地进行改进。
（2）向管理层报告
向审核组长、5S推进委员会委员长及时地反馈受审核方的纠正状况；向最高管理层提供5S推进的情况报告。
（3）证实
证实纠正预防措施的适宜性和有效性。
4．跟踪的实施程序
（1）跟踪的形式
以书面文件的形式提供给审核员或跟踪工作负责人，作为已进行纠正和预防措施的证据；
审核员到现场进行跟踪、验证工作。
（2）跟踪工作中审核员的职责
①证实受审核方已经找到不合格的原因；
②证实采取的纠正和预防措施是有效的；
③在跟踪过程中，审核员要证实所涉及的人员对纠正和预防措施有所认识，并进行了适当地培训，以适应变化后的情况。审核员要记录所采取的纠正和预防措施，并对有关文件进行改进。同时要向审核组长报告跟踪的结果。
（3）跟踪程序
①审核组识别实际或潜在的不合格；
②审核组要向受审核方提出采取纠正和预防措施的建议；
③受审核方要提交纠正和预防措施的计划；
④对采取纠正和预防措施的可行性予以评审；
⑤受审核方要实施并完成纠正预防措施；
⑥审核人员对审核状况不满意时，可以要求审核部门再采取下一步的行动。
5．跟踪工作的实施要点
（1）跟踪工作的管理
由专职和兼职的管理机构来负责，制订工作持续程序。
（2）跟踪要点
对于采取的纠正和预防措施，如果效果不好时，应该重新采取纠正措施，并进行更细致地跟踪检查，对有效的纠正和预防措施，应该采取巩固措施。
（3）实施跟踪的人员
实施跟踪的人员可由原审核组的成员来进行，也可以委托其他有资格的人来进行。实施跟踪的人员必须了解该项跟踪工作的资料和情况。
（4）跟踪检查报告
跟踪检查报告就是对于重大的纠正或预防措施的跟踪情况所形成书面报告。跟踪检查报告可以针对一条或若干条纠正和预防措施，视具体情况而定，报告应该反映纠正和预防措施结果的判断，报告是由跟踪检查人来撰写，由跟踪工作负责人，如审核组长、5S推进委员会的执行长来批准。
5S是按心→技→体的顺序展开的。
第一步：心
首先，实施5S的公司的董事长或总经理，要将实施5S的目的、必要性，明确地向员工宣示；将公司内的全体员工之想法、价值观，都统一到公司的企业精神内，同时在指导时也要尽可能采用自己公司内的一些具体事例，这样员工较能产生共鸣。
第二步：技
担任推行的人要自己在现场指导；例如：具体的清扫方法以实作的技术来指导，对指导对象先“做给他看”，然后“让他做给你看”，而后以观察的作法来指导，这样做可以确认员工对第一步理解的程度。
第三步：体
在判断心、技均已具备可以推行的时候，才来建立5S推进委员会﹙委员、组织、担当者等)以及定期的检查方法。
一般5S能否持之以恒，很有效地实施，与导入的方法是否从心→技→体的顺序导入有很大的关系。
不论管理者或幕僚人员处心积虑地制订多么完美的5S的规矩、规则，实施的全体员工们如果没有共识、干劲，也无法让他们遵守规矩、规则。
这些干劲如果不是从指导人员自身的干劲传达到部属的心理，是不会产生的。因此应利用各种机会、场合来宣传出去，自己以身作则地来行动。
因此对个人而言要把5S当作以下目标：
（1）熟习化＝熟悉5S
（2）习惯化＝实施5S由个人决定
（3）习性化＝5S成为个人所具有的特质
熟习5S到将5S变成个人习惯，继而成为个人的特质，耐心地继续教育是件非常重要的事。
5S是一种管理，而非手法或技巧，而且5S可以说是所有的产品质量管理、企业管理的基础，真正的目的是要创造或建立一个容易发现问题的环境，并在发现问题之后能将问题及时地彻底解决，创造公司或工厂的利益。
在推行5S时，永远记住一件事情，5S是大家集体参与，领导率先以身作则的事情，如果领导不能率先以身作则，整个公司就无法实现大家齐心地共同参与，5S的推动也很难成功。只有大家齐心协力，才能把您的家园、您的企业，建设得更美好。
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