商情科负责客户信用档案管理职能,主要工作是档案归集与管理,并利用征信数据库开拓市场。商情科的具体工作内容可以分为三个部分:客户信用信息的采集、处理、录入和更新;数据库信息系统与网络的维护;面对企业内部的客户信息检索。商情科还可以通过建立企业自有征信数据库或利用外部征信机构的征信数据库对客户和市场进行各种统计和分析,为企业营销提供有价值的资料。
商情科主要的日常工作包括:
1,收集、核实客户信息。商情科通过专业征信机构、公司销售人员或直接采集客户注册文件、财务信息等各类有关资料。完整的客户信用信息资料通常包括客户基本资质文件、客户介绍资料、财务资料、主要经营者的个人信息资料、各种荣誉资格证明等。客户基本资质文件包括营业执照、税务登记证、机构代码证等,需要注意这类资质一般应通过最近一次的年检。此外,商情科还应收集企业与客户之间往来的完整资料,特别是有关的商业合同、各种交易的凭据和记录、对账单等。这些资料既是客户信用信息的重要反映,又是重要的法律文件,万一出现信用风险,将是维护企业利益的基础材料。商情科还需对各种途径获得的客户信用信息进行必要的核实和汇总整理,以保证信用管理原始信息的可靠性。
2,统一管理客户信息。商情科对客户信息资料进行统一划分和排序管理,并使客户信息标准化与电子化。商情科应根据信用管理后续信息处理的要求,对原始信息进行必要的标准化,制作有关信用信息表格,或完成客户信息数据库的录入。
3,对客户的跟踪监测。商情科需要根据市场变动情况,对客户进行定期和不定期的跟踪,及时发现客户资信状况的变动,以便信用管理部门必要时调整信用管理政策。对客户的跟踪监测是商情科非常重要的一项工作。由于信用信息的局限性,一般情况下,收集到的客户资信状况与真实状况往往存在偏差。幸运的是,在客户资信出现问题时,往往会出现明显的异常迹象,但这时候客户的资金链通常还能维系。这给有效进行跟踪监测工作的企业信用管理工作者提供了绝好的机会,使其能及时进行风险控制,为企业赢得主动,减少甚至避免出现损失。从某种意义上说,有效的跟踪监测的重要性不亚于前期的信用调查。许多造成重大损失的客户风险事件,几乎都伴随着跟踪监测缺失的问题。
4,信用档案的维护与更新。对客户信用档案及信用信息库进行日常性的维护是商情科的日常工作之一。根据定期和不定期的跟踪监测结果,商情科还需要将新收集的客户信息进行更新。
5,从专业征信机构获得客户资信报告。对有些信息收集和分析能力不足的企业,专业征信机构是获得客户信用信息的重要途径。即使是信息收集和分析能力较强的企业,也需要外部专业征信机构对某些客户的信用信息进行补充。
6,信息系统及数据库的软硬件维护。在企业电子系统维护部门的配合下,商情科对信用管理部门信息系统的设施和软件进行系统管理、日常维护及动态更新。
7,客户信息的内部咨询服务。一个完整强大的客户信息数据库,往往会是一个企业客户信息最齐全、最新的信息库,业务部门、财务部门、采购部门都可能会来查询和了解有关客户的资料。商情科应该根据需要提供相关服务。
商情科是信用管理部门较早介入客户信息工作的部门。根据事先防范为主的原则,商情科应该在企业其他部门接触客户的时候,及早进行客户资料的收集工作。当销售部门或其他部门提请公司与客户签约时,信用管理部门就可以及时向公司决策层提交有关客户资信的报告。