1.明确考核应达成的目的
(1)对下属的表现双方有一致的看法。
(2)指出下属的优点所在。
(3)指出下属有待改进的缺点。
(4)双方对某项缺点制定的改进计划。
(5)协定下一次考核阶段,及希望下属做的事(即工作要项及绩效标准)。
2.做好考核准备
(1)决定最恰当的时间。这个时间要使双方都能抽得出,而且不受干扰。
(2)决定最佳场所。单独一间的办公室是最理想的场所,场所要能舒适且使双方都觉得轻松。
(3)准备设备。桌椅的安排要使部属感到自然,可能的话,要有茶水供应。
(4)集中资料。填就一份客观考核表。
(5)计划如何开场。是开门见山谈面谈的目的呢,还是先从一些轻松的话题入手。不论哪种方式,一定要自然,而且能造成最佳面谈气氛。
(6)计划采用的方式。
3.掌握一些考核的技巧
(1)先谈下属的优点,再谈工作要项中需改进的地方;
(2)直接从表格入手,说出考核且一次只讨论一项;
(3)在提出考核之前,先让下属说出他(她)的看法。或者是让下属把表上所有项目都先说完,或者是逐项检核时让下属先说,或下属轮流发言。
(4)事先通知下属时间要适当,下属应该有足够的时间来收集与先前绩效有关资料准备面谈,并且清楚知道面谈的时间、地点、目的等。
(5)计划结束,想好用什么方式、在什么时候结束面谈。
(6)保证不受干扰,确定面谈时,没有电话也没有访客。
4.了解面谈考核的中心
举行面谈是考核作业中最重要也是最困难的部分之一。充分准备是必要的,除此之外,尚有一些具体的面谈方式与技巧可供采用,以求最佳效果。最重要的是应把握以下两点:
(1)说明面谈的目的在于讨论工作和绩效而不是人格的问题。
(2)是注重未来要做的而不是既往已做的。
5.贯彻面谈考核的方针
以下是面谈考核的10点方针,对高新技术企业实施面谈考核有极大的帮助。
(1)建立并维持彼此的信赖。信赖可以定义为一种适合面谈的气氛。
如要真能促进彼此的信赖,那么花几分钟作应酬式的交谈也是值得。怎样是属于彼此互信的面谈气氛?怎样的气氛又不是呢?表2-2(见下页)将两者对照做一比较。
(2)清楚地说明面谈的目的。要用积极的字眼清楚地让下属明白此次面谈要做什么。
(3)鼓励下属说话。面谈一定要用双向的沟通。
(4)倾听而不打岔。要在倾听的过程中挖掘对方的想法,以及他的感觉,而不只是保持缄默不说话。
(5)避免对立及冲突。虽然双方能表示不同的见解,但应避免造成对立及争辩的场面。
(6)集中在绩效,而不在性格。因为这是绩效面谈。
(7)集中在未来而非过去。
(8)优点与缺点并重。
(9)该结束时立即停止。
(10)以积极的方式结束面谈。要使下属离开时满怀积极的意念。