第一条总则
为提高公司行政事务管理效率，规范收发工作行为，特制定本办法。
第二条收发管理体制
本公司所有外来文书，均由行政部文秘室统一接收负责。公司指定专职或兼职人员负责收发工作。
第三条文秘室按下列规定处理所收到的文书
（1）把公司文书与私人文书区分开来。
（2）由文秘室直接开启公司文书，并在文书的空白处加盖收发印章，注明收发日期。
（3）对于送达各部门且不开启也能估计事项并不重要的文书，以及绝密文书、亲启文书，在封面上加盖文秘室收发印章，注明收发日期。
（4）内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。
第四条对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
第五条除有特别规定外，发文通常应按如下规定注明发文部门：
（1）办公室文件注明办公室主任姓名。
（2）机关内部文件注明承办部门负责人姓名。
（3）对外发文注明收文部门名称。
（4）会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明理事长，各种委员会注明委员长姓名。
第六条发文时对收件人的书写要求。
（1）对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务。
（2）对全体成员可书写“各位委员”。
（3）对某一特定委员可注明该委员姓名及所在部门名称。第七条对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：
（1）对有密级的文件应注明秘密、机密、绝密字样。
（2）需紧急处理的文件应注明急件。
（3）参考资料应注明参考。
（4）传阅文件应注明传阅。
（5）挂号信函、快递、特快专递等应在发送时分别处理。
第八条文件一般应保存副本两套备查，必要时可根据需要处理。
第九条凡符合下列规定的文书，都必须做好登记。
（1）在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要文书或者夹有重要物品的文书。
（2）专人传递送达的文书。
（3）标有绝密类或亲启字样的文书。
第十条文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。
第十一条凡下班后或规定工作时间以外到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘室。
第十二条文书的分发按下列规定进行：
（1）写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门。
（2）重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接收人，在接收人不在的情况下，嘱托部门主管转交，领取文书者必须在登记簿上签名盖章。
（3）文书中一切夹带或附带的物品，必须原样送到当事人手中。
（4）私人信件直接分送本人（在特殊情况下也可由代理者领取），在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。
第十三条各部门接到文书时，在必要情况下，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。
第十四条分送给各部门的文件，如果出现差错，直接退回文秘室处理。
第十五条文书的寄发。
（1）文书的邮寄、送发统一由行政部文秘室负责。
（2）寄发公司外的一般文书各部门及有关人员封减之后直接送交文秘室统一寄发。
（3）文秘室汇集所有待发文书，做好“文书发送登记”。待发文书必须在一定时间内发送出去；特快专递以及电报等文书必须即时发出。
（4）凡机密或亲启文书，文秘室必须加盖绝密、密、亲启等印章后发送，并给发文部门或发文者必要的回复。
（5）其他重要文书或快递文书，必须加盖专递、面呈、快递等字样印章，并给发文部门或发文者必要的回复。
（6）邮费由文秘室统一开支。
（7）文秘室按月决算全部邮费开支。
第十六条附则
本办法由行政部解释、补充，由公司颁发生效。
