管理部门
第一条管理部门
（1）文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影印本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影印本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影印本。
（2）各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
整理与分类
第二条文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
（1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少，应立即追查归入。
（2）文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
（3）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
（4）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
（5）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。第三条文件整理文件整理点收文件后，应依下列方式整理：
（1）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
（2）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
（3）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条档案分类
（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小（2）档案分类应力求实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级细类。如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。
（3）同一小类（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设卷次编号，以便查考。
（4）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。
（5）档号之表示方式如下A1A2一B1B2-C1C2-D1一E1E2，其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条档案名称及编号
（1）档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进位阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
（3）档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（4）档案分类各级编号内应预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条档号编定
（1）案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
（2）案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
（3）档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
（4）档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
归档与档案清理
第七条保存期限
（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
（1）永久保存
·公司章程；·股东名簿；
·组织规程及办事细则；·董事会及股东会记录；
·财务报表；
·政府机关核准文件；
·不动产所有权状及其他债权凭证；
·工程设计图；
·其他经核定须永久保存的文书。
（2）10年保存
·预算、决算书类；
·会计凭证；
·事业计划资料；
·其他经核定须保存10年的文书。
（3）5年保存
·期满或解除之合约；
·其他经核定保存5年的文书。
（4）1年保存：结案后无长期保存必要者。
（5）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条档卷清理
（1）管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予以销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
调卷
第十条档案借阅程序
（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”，经其部门主管核准后持向管档人员调阅。
（2）管档人员接到“调卷单”经核奋后，取出该项档案，并于“调卷单”上填借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
（3）于档案室当场借阅者，可免填“调卷单”。
（4）档案归还时，经管档人员核查无讹并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条调卷管理
（1）“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
（2）调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
（3）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
（4）调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
