行政办公用品的发放使用
办公用品的发放要建立正常的发放制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对已经超支的部门，要限制其领用在办公用品发放工作中，行政管理人员要坚守工作岗位，服务要热情周到。对不符合领取规定的，要做好解释工作，使员工能够理解
属于员工按惯例需用的办公用品行政管理人员必须定期定量发放，各使用人自行领用并实施登记；属于员工非惯例使用的办公用品，应填报领物单或借用由主管人员审核批准，交行政总监发放。行政总监发放时，应备簿登记，每月统计一次，送主管人员查阅，使之了解企业办公用品消耗情况，改进工作
企业所需的办公用品种类繁多，用量较大，对其进行管理是一项较为复杂的工作，因此要注意协调采购、保管和使用的关系。采购既要保证及时供应，又不能积压浪费，因此，购置前要了解办公用品的使用情况，同时检查库存找出各种办公用品的最佳库仔量。使用时，要对库存状况、行政经费以及市场供应做到心中有数，以免办公用品使用中有浪费或中断供应的现象
1.办公用品的申领
各部门及个人填写的《办公用品申请书》（如表8-8所示）必须一式两份份用于分发办公用品；另一份用于分发领用办公用品的台账登记。在申请书上写明所要用品的名称、数量与单价金额。
2.办公用品的发放
行政管理人员接到各分部门及个人的申请书（两份）之后，进行核对，并在申请受理册（如表8-9所示）上做好登记，写好申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量，然后进行发放。
3.办公用品的分配
办公用品的分配是行政管理人员在其职权范围内将办公用品分配给各部门。分配的方法与要求如下
（1）分配的办公用品需放在各部门的办公用品保管柜。
（2）各部门的领用人员根据部门负责人的要求，从办公用品保管库中支出
（3）办公用品为廉价的易耗品且大量使用的，可根据所需从保管柜中任意拿取。比如，复印纸等就放在复印室的搁板上，可随意使用
（4）磁盘等较贵的物品则由部门办公用品负责人放入带锁文件柜等处进行保管，按工作要求分配使用
（5）物资负责人算出各部门及人员办公用品使用量，同时与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减用量的目的。
（6）办公用品使用量在与预算比较后实行统一管理。为避免办公用品的总体费用超过预算，办公用品需要按计划进行使用。即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公用品
（7）部门办公用品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公用
（8）对办公用品进行整理整顿后加以保管并实行管理，以便随时迅速提供办公用品，办公用品的保管箱为文件柜及带抽屉的收放箱等
（9）大规模办公用品应保管在带锁的专用保管库中，负责人可对办公用品进行整理后加以保管。
（10）办公用品粗分可按办公用品种类分类，细分可按办公用品名称分类例如：粗分可分为纸张、笔记本、笔记用具、夹、活页封面等。笔记用具可细分为铅笔、圆珠笔、钢笔、万能墨水笔等。
（11）廉价且大量的易耗品可以自由分配使用。如回形针、橡皮及铅笔之类无需记录
（12）定期整理散乱的用品，按规定的形式摆放整齐并且检查这些办公用品的剩余量。
（13）存货用量即将不足时，需申请配用办公用品
（14）行政管理人员的任务在于整理办公用品并及时分配办公用品
（15）昂贵办公用品的配用基本上按计划进行。例如：对磁盘等使用业务范围及使用量作出计划并按计划配用：由何时因何工作配用给何人等要记在台账上；为不致丢失配用的办公用品，可将其保管于带锁的保管场所。
（16）归属于行政部门等处的办公用品负责人按照部门办公用品负责人提出的配用要求来配用办公用品。包括办公用品负责人从购货处购入办公用品，然后负责人配用给部门办公用品负责人，办公用品负责人进行收授。
