质量管理现场审核的实施(1)
内审组在完成了全部准备工作以后，就可按预先约定的日期和时间进行现场审核。现场审核的实施的步骤和工作内容主要有以下几项：
举行首次会议
在审核中进行沟通
向导的作用和职责
信息的收集和验证
形成审核发现
准备审核结论
举行末次会议
以下对这些工作内容逐项加以说明。
一、举行首次会议
首次会议是内审组长与组织内的管理层，或者（适当时）与组织内的职能部门或过程的负责人召开的会议。
首次会议的目的
首次会议的目的是：
确认审核计划；
简要介绍审核活动如何实施；
确认沟通渠道；
向受审方提供询问的机会。
首次会议的内容
首次会议的内容包括：
确认审核目的、范围和准则；
确认审核日程以及相关的其他安排，例如：末次会议的日期和时间，审核组和受审核方管理层之间的中间会议以及新近做出的变动；
审核所用的方法和程序，包括告知受审核方审核证据是基于可获得的信息样本。因此，在审核中存在不确定因素；
确认在审核中将及时向受审核方报告审核进展情况；
确认向导（联络人员）和作用；
报告的方法，包括不符合的分级。
在许多情况下，例如小型组织的内部审核，首次会议可简单地包括对即将实施的审核的沟通和对审核性质的解释。
对于其他审核情况，会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。
首次会议一般控制在30分钟以内。
二、在审核中进行沟通
首次会议后立即转入现场审核。现场审核是审核员寻找客观证据的过程，是整个审核工作中最重要的环节。在现场审核中要做好审核中的沟通。
在审核中的沟通根据审核的范围和复杂程度可包括审核组内部以及审核组与受审核方之间的沟通并作出正式安排。
质量管理体系审核是由审核组负责进行的，所以审核组长应负责在审核中的沟通。沟通的内容可包括：
审核组内部的沟通
审核进度的沟通。
在计划不变的情况下，进度也应加以沟通，不能拖延太多。审核组长应要求所有审核员按检查表审核并掌握审核的进度。如确因某些原因不得不修改进度时，要尽量设法补救，需要时，重新分派审核组成员工作。例如原定两个审核员为一组，此时可改为一个审核员一组，分头对以后的部门进行审核。
审核气氛的沟通。
由于被审核部门经常处于被提问、受审查的地位，不免产生对抗情绪。有时会发生争执，使气氛紧张起来。这时审核组长和审核员可以通过沟通，缓和和控制气氛，使审核始终在一个比较平和宽松的环境下进行。
审核的客观性的沟通。
这是指在判断不合格项时，应对调查所获证据的客观性反复研究，力求结论的客观和公正。审核组长应在审核计划中作适当安排，进行审核组内部沟通，讨论在审核过程中的调查所获证据的客观性。
审核结果的沟通。
在对审核作结论以前，审核组长应组织全组审核员对准备作出的结论的客观性、公正性和适宜性反复讨论，避免作出错误的或不恰当的结论。
审核组与受审核部门之间的沟通
审核计划的沟通。
内部审核是以年度计划为根据，修改年度计划要由最高管理者批准。实施计划的实施、修改也要按一定程序进行，由审核组长与受审核部门进行沟通。
审核进展的沟通。
审核过程中，适当时，审核组长应当定期向受审核部门和审核委托方（如最高管理者或管理者代表）通报审核进展及相关情况。
不合格项的沟通。
当发现不合格时，审核员应尽可能取得部门负责人对不合格事实的沟通并确认。
三、向导的作用和职责
在现场审核中，受审核部门可以指派向导员（联络员或称陪同人员）与审核组同行，但不是审核组成员，应当协助审核组并根据审核组长的要求行动，不应当影响或干扰审核的实施。
向导（联络员或称陪同人员）的职责可包括：
建立联系并安排面谈时间；
安排对场所或组织的特定部分的访问；
确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序；
对审核的发现进行见证；
在收集信息的过程中，作出澄清或提供帮助。
四、信息的收集和验证
在审核中，与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，应当通过适当的抽样进行收集并验证。只有可证实的信息方可作为审核证据。审核证据应当予以记录。
审核证据基于可获得的信息样本。因此，在审核中存在不确定因素，依据审核结论采取措施的人员应当意识到这种不确定性。
以下对信息源的选择、收集信息的方法等方面作以说明：
信息源的选择
所选择的信息源可以根据审核的范围和复杂程度而不同，可包括：
与员工及其他人员的面谈得到的信息；
对活动、周围工作环境和条件的观察；
文件，例如：方针、目标、计划、程序、标准、指导书、执照和许可证、规范、图样、合同和订单；
记录，例如：检验记录、会议纪要、审核报告、方案监视的记录和测量结果；
数据的汇总、分析和业绩指标；
受审核方抽样方案的信息，抽样和测量过程控制程序的信息；
其他方面的报告，例如：顾客反馈、来自外部和供方等级的相关信息；
计算机数据库和网站。
收集信息的路线和方法
收集信息的路线
自上而下和自下而上的路线
所谓自上而下的方法是指先到信息比较集中的部门了解总的情况，然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查。采用自上而下这种审核线路最典型的例子就是对“文件控制”过程进行的审核。审核员先到中心档案室（或总师办、技术科、质管办等单位）查阅受控文件的总目录，在总目录中应有文件的编号、名称、最新版次、编制部门、发送到的使用部门等信息。可在总目录中选择若干样本，到使用部门去核查在使用现场是否有有效版本，作废版本是否已从现场撤走，文件中的修改是否符合程序文件的规定等等。
所谓自下而上的方法是指先在许多部门调查研究，选择一批样本到某一集中管理的部门去审核。采用自下而上这种审核路线最典型的例子就是对“监视和测量设备的控制”过程的审核。审核员先在各车间或使用检测设备的其它现场调查研究，选择一批检测设备作为样本，再到计量室去了解这些检测设备的原始档案及校准情况。
有时自上而下和自下而上的路线和审核方法还要互相结合，交叉进行，才能达到审核的目的。
正向和逆向的审核的路线
所谓正向的审核方法是指按产品质量形成的过程从开始的合同签订到最后的售后服务的顺序去审核；而所谓逆向的审核方法其路线正好相反，即从售后服务向前步步追溯直到合同签订为止。这两种方法通常用于对某些特定产品的质量管理体系的审核上，故特别适用于第二方审核。
按过程审核和按部门审核的路线
我们对质量管理体系审核的要求是有关的过程和部门都要审核到。在内审时，应在计划周期（如半年或一年）内将质量手册中规定的过程审核一遍。如果内审采用集中的方式，则一次内审应包括质量手册所涉及的全部过程。但按过程审核，往往一个过程涉及许多部门，审核组要访问许多部门才能完成一个过程的审核。而每一个部门要重复接受多次审核才能完成受审任务。这种做法不仅效率低而且还影响各部门的生产或业务工作。所以按部门审核的方法比较实用。在按部门审核时，审核组对该部门涉及的各个过程一次审核清楚，不必再反复去该部门走访，比较受被审部门的欢迎。但最后还要按过程把各部门审核的结果集中起来整理，得出总的结论。所以一般情况，内审采用按部门审核的方法较为普遍，但如果企业很小，部门很少，这时采用按过程审核的方法也是很方便的。
在进行内审时，审核的路线和方法在审核策划编制年度例行审核计划或实施计划时就应确定。审核员编检查表时也应按计划中确定的方法进行。
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