工作进度表可以在做事时井井有条，避免做无用功或主次不分。一个总经理应该在他的工作日程表中留下一些空余时间。这样，他将不仅有时间处理突发性事情，而且还有时间应付一些较次要的问题。
总经理在制订出一张可靠的工作进度表后，必须先对自己的工作进行分析。应该将一周，最好是几周工作日所做的每一件事作出记录，还应该把想做而往往找不到时间去做的工作包括在内。然后，他应该研究这一记录，找出哪些工作在有规律地重复和哪些工作可以集中在一起。记录中呈规律性出现的程度如何，从一定的意义上说，取决于他的职务和工作性质。有些人的工作，很自然而然地会形成一种惯例，而对另外一些人来说，他们工作的仅有的特点，就是无规律性。然而，只要稍微作点研究就很容易发现，任何一个管理者每天或每周的活动，都多多少少地显示了一种模式。
以下是总经理常用的三种工作归类方法：
（1）需要作出决策的问题。这是一些必须经过深入细致地分析研究才能作出解答的问题。他们当然是总经理应做的最重要的一类工作。
（2）咨询和讨论。对一个总经理的工作时间表来说，咨询和讨论的频繁，应足以形成第三类活动安排。在许多公司里，部门会议的召开都有一定的规律，所以也应该列入日程表中。
（3）监督和控制工作。对下属工作的监督，是一个总经理的日常工作之一。它包括这样一些内客：对报告的最后核准，通过电话了解企业各部门的进展情况如何，巡视办公室或深入基层检查工作，检查设备，提出意见等。
当管理者对自己的活动作了一番研究和分类之后，接下来就应该确定：哪些活动必须放在表中固定位置上，哪些活动可以安排在闲暇时间里。对每项任务所规定的时间必须恰当，既不多，也不少。一旦无价值的事情占用他的时间，工作进度表中就会显示出来，并会强迫他把重要的事情放在第一位。
总经理通常在每天早上查阅放在办公桌上的一览表，开始他一天的工作。这张表上写的是：
“今天要做的几件最重要的事情”。这种习惯做法是可行的，甚至对那种其主要工作是“检查，并排除故障”或其时间无法安排的总经理也是很有意义的。有些人走的是另一个极端，他们忽视计划，或者根本不按照计划的顺序，而是以头痛医头、脚痛医脚的方法去完成计划。如处理大量的来往信件，发出催促号令，或匆匆阅进一个会场去结束一次会议等，以使他的工作进度突飞猛进。这种人，的确是在“独自累死累活地工作”，而就其付出的全部精力而言，他比那些能计划自己的工作，并按自己的计划进行工作的人，所做的事情要少。任何一个没有很好组织自己的工作或不能按照计划去做的人，都不可能真正地专心致志，也不可能得到什么进展。至于工作效果，对他们而言只能是偶然的，不稳定的。
一个布置得很有条理的办公室或办公桌，对执行日程表有重要的帮助。它能使总经理养成有效的工作习惯。事实上，办公室就是他的车间，而办公桌就是他的工作台。无论哪个希望节约时间和精力的总经理，都应该研究他的工作环境和他的工具的效能，它们是有利于工作还是妨碍工作？
增加了环节还是减少了环节？节约了时间还是浪费了时间？从而布置一个很有成效的办公室。把办公桌当做文件和记录保存处，是搞错了它的实际用途。只有每天工作所需要的直接文件，可以暂时地放在办公桌上。此外，就是各种快速处理工作所必需的工具：钢笔、铅笔、图章和办公设备。放置永久性和半水久性文件的，应该是贮存柜之类，而不是办公桌。
一张安排细致的工作进度表，一个规划合理的办公室，一张布置有条有理的办公桌，显然是有益的。但它们本身并不能使效率提高，效率取决于一个人内在的意志力。除非一个人坚忍不拔，要不然，一切为提高效率而设计的体系，都将是徒劳的。
如果一个管理者想具有高效率，他首先必须树立一个明确的生活目的，这会给他带来必需的意志力去改变自己的生活。
