1.制订计划,提高时间利用率
制订计划可以节约时间。节约时间是总经理的中心和目的,也是总经理提高工作效率的标志。
它可以保证你精心计算时间,科学地安排时间,把节约的时间用在其他重要的工作上,可以保证你在珍惜自己时间的同时,也珍惜别人的时间,促进整个社会时间的节约。
要节约时间,首先要树立时间观念,从思想上重视时间的潜在的巨大的价值,增强自己节约时间的自觉。其次,要合理运用节约时间的各种艺术技巧。再次,对于节约的时间要科学地进行安排。要做到这三点,就必须依赖于计划。通过具体的计划的制订和执行,我们才能科学地利用时间,使自己的工作劲头越来越足。
2.让时间增效的法则
善于利用时间的人,具有深思熟虑的能力,并能选定做事的最佳方法。例如,在写一封重要信函之前,他们总会先计划一下自己要说什么,找出完整的资料,然后再动笔写信。正确的方法能使总经理在充满竞争的世界中,凡事事半功倍,而非事倍功半。要使时间增效,要做到以下几点:
(1)将时间集中于日常熟悉的工作;
(2)做事的方法应因时因地而变;
(3)防止工作被经常性地打断;
(4)充分利用黄金时间;
(5)灵活改变已定工作计划和事项。
3.提高时间使用效率的捷径
企业管理工作的特点是头绪众多,范围广,事情杂。在这种情况下,要节约时间,提高效能,就必须善于把复杂的事物简单化,这是一条提高时间使用效率的捷径,是一条很重要的时间管理艺术。
在现实生活中,有这样两种类型的总经理,一种是善于把复杂的事物简单化,办事又快又好;另一种是把简单的事物复杂化,使事情越办越糟。应当提倡第一种类型的管理者,倡导掌握化繁为简的领导艺术。
化繁为简的时间管理艺术,主要包括以下几个方面的内容:
(1)抓住主要矛盾,即抓住工作中的关键环节;
(2)简化不合理的工作程序,或者叫做“优化事序”;
(3)“立体统筹”。即进行时间上的立体统筹,也就是巧排事序的最优方案,是总经理时间运筹艺术中的一太高招。
4.做事富有条理,提高办事效率
工作没有条理就是不会规划时间。不会安排时间,做事没有条理、没有秩序的人,无论做哪一种事业都没有功效可言。而会安排时间,有条理、有效率的人即使才能平庸,他的事业也往往有相当的成就。
因为总经理时间安排得当,于是工作有秩序,处理事务有条有理,所以他办事效率也极高。从这个角度来看,这样的人时间也一定很充足,他的事业也必能依照预定的计划去进行。
今天的世界是思想家、策划家的世界。唯有那些会安排时间,惜时守时办事有秩序、有条理的人,才会成功。而那种头脑昏乱,不会安排时间,做事没有秩序、没有条理的人,成功永远都和他擦肩而过。
只要时间安排得当,工作将有秩序,处理事务将有条有理,从而不会因时间过于紧迫而扰乱了,自己的心态,办事效率也极高,你的目标就会不断地变为现实。
5.今日事,今日毕
生命就像手掌中的流沙一般,对于已经从指缝间流掉的沙粒,无须去叹息,只要好好地握紧手掌间剩余的沙粒。同样,也无须惊叹已经流逝的光阴,只要好好地把握今天。
2000多年前,佛祖释迦牟尼在世的时候,曾经问他随行的弟子们:“人生究竟有多长?”
有个弟子回答说:“50年。”
佛祖说:“不对。”
其他的弟子则陆续说出:“40年”、“30年”、“20年”等答案,但是佛祖总是摇着头。最后有一位弟子请示佛祖说:“人生是不是在呼吸之间?”这时候的佛祖才点了点头。
的确,生命只在瞬息之间,所以人们必须更加现实地利用时间,绝不能马马虎虎地走完这趟人生。
昨天是今天,今天是今天,明天是今天,后天是今天,未来的每一天,都是今天的延续,每个人的一生,都是今天堆砌而成,没有今天,也就没有昨天和明天。
海尔的“OEC”管理法也是今日事、今日毕的模式,即“日事日毕、日清日高”,每天的工作每天必须完成,每天的工作都要清理,只有这样,总经理才能每天有所提高。