员工在商务交往中，具体操作对来宾的迎接与欢送时，基本的指导原则有方便对方、身份对等与讲究礼宾序列这三条。除了这些大家都理应遵守的行为准则之外，从宏观上讲，员工还有三件大事必须提前做好。
（1）应当充分掌握迎送对象的基本状况
在员工迎送来宾之前，一是要了解来宾的简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、宗教信仰与政治倾向、单位、职位、级别、业务能力以及总人数等；二是要了解来宾的计划，如来访的目的、膳宿的安排、具体的活动安排等；三是要了解来宾的反映，如意见、建议等；四是要了解来宾抵达或离去的时间、航班、车次等。
对以上四个方面的基本状况有所掌握，在具体的迎送工作中，员工就会应付自如。
（2）应当详尽制订迎送来宾的具体计划
在迎送来宾之前，制订专门的计划，有助于使迎送工作避免疏漏，减少曲折，更好地、按部就班地进行。
迎送来宾的具体计划，应当从实际出发，由公关部或接待人员制订，并报主管负责人核准。它不一定面面供到，但有些基本内容却不可或缺，例如，膳宿安排、交通工具、礼品准备、经费开支、工作日程、文娱活动、观光游览等，均应包括在内。
（3）应当精心选择迎送来宾的接待人员
这一内容，既应包括在具体的迎送计划之内，又应具有自己的相对独立性。
在大型、正式的商务交往中，迎送来宾的接待人员，应本着身份对等的基本原则来加以确定。在迎送来宾时，尤其迎送重要客人时，接待人员在总人数上，应与来宾的总人数相仿。不仅如此，在职位与专业对口方面，也应当尽量一致，或大数上相似。
遇到重要客人到来或离去，东道主单位的职务最高者应亲自出面迎送，若因故不能到场，可由“第二把手”充当代表，并委托其向来宾表示款意。一有机会，他还应立即前往来宾下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在来宾停留期间，接待人员不必全体上阵，与来宾形影不离，但是至少应为之安排一两名陪同人员，以便照顾。若对方拒绝，则不宜勉强，陪同人员应随时注意听取来宾的意见或建议。
有必要的话，对迎送人员还须进行必要的集训，并进行礼仪教育。来访对象系外宾时，则还须对接待人员专门进行一次外事教育。
进入具体的接待阶段，在操作迎送工作时，有一些问题，需要员工在微观上加以注意。
在迎接来宾时，应对远道而来者与本地来访者加以区别对待。
当员工负责接待远道而来的客人时，应首先对其抵达时间掌握清楚，在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。本单位的最高负责人不必亲自前去，如有必要，他可以在来宾下梯之处迎候客人，或是随后在来宾稍事休息后，再安排一次礼仪性的会面。
前去迎接来宾者，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等迎接地点，以确保不让来宾与我们失之交臂。如对来宾不认识，可事先书写接站牌。在接站牌上，可书写“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”。接站牌要大一点，字要写得清楚一些。但是最好不要用白纸、写黑字，搞得像“计告”一样，会让人觉得晦气。
如果需要同时迎接两个或两个以上单位的来宾，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎来宾光临”，有意识地“淡化”迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
当来宾抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，并欢迎对方的到来。如不认识对方，可以先进行自我介绍，而不宜上去先问对方：“你是谁？”若是在身份上低于来宾，则在进行自我介绍，并确认对方身份后，应向对方说明自己是受本单位职位最高者的委托，前来迎接对方的。
假如来宾是属于要人之类的人物，则本单位的职位最高者应在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
在迎接地点，通常双方不宜多谈。在见面之后，按惯例，迎接人员应陪同来宾，立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
