一个理想的开会空间，至少应顾及下列七个条件：
1.场地必须有足够的时间供自由使用
如果会议开到一半，有人敲门说：“时间到了，请诸位离开吧！”那将是一件非常烦人的事。不管是事前准备的时间，正式开会的时间，都该充裕，才能让人放心开会。
2.场地位置必须让领导及与会者均感方便
A君在某出版社上班时，经常被领导召集到其住所附近的会议室开会，每次抱着一大堆资料长途跋涉，甚感厌烦。同事们当然亦有同感，故每次开会都“敷衍两句”了事，这就是场地位置选择不当之害。
3.场地大小须合乎会议比例
会场过大，将令与会者精神无法集中；会场过小，则给人压迫感。一般来说，每人平均该有2.5平方米的活动空间。若会议时间较长，空间不妨较大。
4.场地应该有良好的照明及通风设备
室内温度的冷热、光线的明暗，都对与会者的情绪及实际工作效率构成影响。照明及通风设备应该按开会时间在冬天抑或夏天、白天抑或晚上的状况而调整。
5.场地应该有适当的开会设备
所谓“设备”，包括椅子、桌子、烟灰缸等家具，以及黑板、白板、纸笔、指示棒、视听器材（如VCD、投影机、银幕）等发表工具。如果将主席及与会者比喻成演员，这些设备就是戏台上的道具，有妥善齐全的道具，演员演出才能投入逼真。
6.场地应不受外界干扰
所谓“外界干扰”，包括室外的噪声、打进会场的电话、访客参观等。场地应该有良好的隔音设备，场内尽量不要装电话，场外挂起“开会中，谢绝参观”的牌子。会议室外当然须有电话，以便随时跟外界联络。
7.场地的租借成本必须合理
有些企业讲究排场，大小会议均爱在高级饭店的会议厅召开，令与会者有“小题大做”之感，反易影响会议效果。
