人的情绪非常容易为外界因素所影响。会议室有时也会改变会议氛围，会议室并非能够容纳会议出席者就行了。会议要取得有效成果，会场布置不可轻视。
1.桌子和椅子
桌子要大一点，便于人们在桌上摊开资料。台布会妨碍会议记录，因此，不必所有会议都铺台布。
开会需长时间坐在椅子上，所以坐椅要舒适。一般以比沙发硬一点的椅子为好，不易疲劳。自由讨论的会议，更需要舒适的椅子。
2.冷气
夏日，会场有没有冷气，事先要检查一下。会议开始前30分钟，就要打开冷气，使会场温度适宜。此外，要经常更换会场空气。
3.照明、光线
灯光不要太强，要给人以柔和、平静的感觉。一般要比办公室稍暗一点。如果白天开会，要注意室外射进来的光线。阳光既令人目眩，又会分散人的注意力，使人不能全神贯注地参加会议。因此，要挂上窗帘，防止强烈光线射入。
4.室内装饰
地板、墙壁、窗帘的颜色、花纹要柔和、淡雅，给人以安定、适合的感觉。要选有暖色、令人安定的会议室，不要选那些颜色花哨的房间。此外，和会议气氛不协调的广告书、挂历，不宜挂在室内。
5.钟表
不少会议室没有钟表。如果有钟表，要放在会议参加者可以看见的地方，便于他们自己把握时间。
6.会议室周圈
电话、厕所、太平门等，事先要调查清楚，以便会议出席者询问时，心中有数。
