委托合同签订以后，物业管理人员就必须及时收集整理有关收益性物业管理的数据，编制有关报告。它包括日常会计核算资料和财务报告、物业维修报告、安全保卫报告等。其中，财务月报告包括上月结余、本月收入(本月支出和月末结余)。做好财务报告，就必须全面、准确、及时地记录、整理有关数据。通过阅读有关财务报告，业主和物业管理人员就会发现失去控制的有关项目内容即费用超预算方面，业主也可以从收入与费用支出差异的大小看出物业管理组织与控制的有效性。通过阅读物业维修报告和安全保卫报告，并定期视察，业主就能够较容易识别物业维修计划、安全保卫计划等的组织与控制的有效性。总之，业主认为按时实现预期目标的物业管理是有效的；而若业主同物业管理部门发生冲突时对物业管理人员及时处理问题抱有信心，则说明物业管理的组织与控制是有效的。
