企业管理中的工作流程是企业组织内部及企业不同组织之间的工作程序,按不同工作涉及的范围不同,可以分为不同的层面。最基本层面的工作流程是一个岗位执行其职责的操作程序,如客户档案管理员应完成从销售部门获得客户的名单及基本信息、采集客户其他信用信息和资料、进行基本信息的整理和录入等操作。其次是同一个部门不同岗位间的工作程序,如客户档案管理员和信用分析员、外勤联络员在信用信息交接上的工作程序。部门之间的业务流程是不同部门协作工作中的操作程序,如信用管理部门和销售部门在客户信息收集中的配合关系。将企业的信用管理目标、职能制度化,制度化的信用管理工作就形成了信用管理工作流程。
企业信用管理是一个动态的过程,具备明确的流程目标、完善的规章制度和相应的组织机构。工作的起点是企业和客户的接触,终点是货款收回,以及后期客户信用额度的调整和客户关系的维持。企业信用管理过程分为事前、事中和事后三个阶段。事前管理是指授信阶段以前的工作,主要是筛选合格的信用交易对象,进行资信调查、资信评价,确定信用管理政策等;事中管理是指从签订赊销合同、完成生产、备货到按约交货形成收入过程的管理,主要在于赊销合同管理、按约交货、确认债权;事后管理是指交货实现收入并形成应收账款以后的管理,主要是应收账款管理、催收和追收。
信用管理的工作流程由各个阶段的一系列工作及任务组成,体现了对信用销售业务流程全过程的信用风险控制和转移。其工作流程主要包括以下环节:
1,业务部门开始接触客户时,应通知信用管理部门进行前期调查。尤其是存在明确机会成本和交往成本的客户,必须及时通报信用管理部门。
2,信用管理部门将收集到的信用信息反馈给业务部门,以确认是否和业务部门掌握的客户信息一致。
3.当业务部门与客户达成销售意向之后,以赊销方式交易的业务应转移到信用管理部门处理。
4,信用管理部门负责对客户进行资信调查。
5,信用管理部门利用掌握的信用信息对客户信用进行分析,以确定是否对客户进行授信及信用额度、信用期限等信用条件。
6,当信用管理部门核准某客户的授信,并确定客户的信用条件以后,业务部门签订赊销合同。
7,货物发出后,信用管理部门要确认发货单、发票等凭据,对单据寄出和送达客户的时间作详细的登记和跟踪。货到后,要求客户出具书面的确认文件,证明货物已运达,并且符合要求,以保证客户不会因单据问题或货物质量问题而拖延付款或拒付货款。
8,在信用期限内,信用管理部门要在适当的时候与客户进行联系,一方面提醒客户安排资金计划准备按时付款,另一方面及时了解客户的经营现状,并进行定期的信息记录。
9,信用期限过后,如果客户没有按时足额付款,信用管理部门首先应该进行分析,然后将客户和业务置于收账流程之中进行催收,并按信用管理制度的要求及时上报。
10,催讨无效后,信用管理部门必须及时委托外部追账机构或利用法律手段进行追账,以保证时效。
11.收到货款之后,作为一项销售业务已经结束了。但是,信用管理部门的工作并没有结束。信用管理部门应对整个业务过程中取得的有关客户的信用信息资料进行归档整理,同时记录客户的特点或有关的失信行为,及时更新客户的信用信息资料,一方面可以对现有客户重新进行信用评价,另一方面可以在现有客户的基础上找到良好客户的特征,为今后的业务拓展提供有效的依据。