质量审核后续活动的实施
现场审核活动完成后,受审核部门采取纠正措施不视为审核的一部分。
当受审核部门采取的纠正措施已实施及进行有效性验证后,由审核组进行实施纠正措施有效性的跟踪和验证。
一、纠正措施在内审中的重要性
二、纠正措施建议的提出
提出纠正措施建议
审核组在现场审核中发现不合格项时,要求受审核部门负责人确认不合格事实。
要求受审核部门分析造成不合格的原因。
内审组提出纠正措施的建议,包括完成纠正措施的期限。
纠正和纠正措施
纠正和纠正措施是不同的概念。有的部门认为对不合格项就事论事地进行了纠正,就算采取了纠正措施。这是不对的。以案例7-4不合格报告而言,如果纠正措施写为“由设备科补写2003年风淋门维护保养计划”,那么这不是纠正措施,因为该不合格的造成原因是未明确“风淋门”设备的维护保养职能部门,所以造成设备部门和高压车间互相推诿,即使补出了维修计划,由于二个部门职责不清,仍旧可以不维护保养,或保养后也不作记录,还会发生类似的不合格情况,因此纠正措施必须针对原因来制定。可见,纠正是“对不合格进行处置”,而纠正措施是“针对消除不合格原因所采取的措施”。
内审员与外审员最大不同的一点是提出纠正措施的建议
外部审核员对纠正措施是不可以提供任何建议的,否则就有“咨询”之嫌;但内审员却不同。内审员与被审部门负责人都是同一组织的,所以当审核员提出不合格报告时,受审核部门的负责人首先要对事实加以确认,其次对不符合那个条款与审核员讨论以便决定纠正的方向。这时内审员可以对纠正措施提出建议。内审员可积极参加纠正措施建议的讨论,但不能代替受审核部门具体制订纠正措施,更不能承担纠正措施实施后效果不良的责任。
四、纠正措施计划的实施
确定实施期限
内审中对纠正措施计划的实施期限一般规定为15天,也有一些组织规定期限为30天。具体时间期限视各组织情况而定。
纠正措施计划更改须经批准。
纠正措施实施如发生问题,不能按期完成须由受审核部门向管理者代表说明原因,请求延期。管理者代表批准后应修改措施计划。
措施计划的协调和仲裁
如在实施中发生困难,非一个部门自身力量能解决,则应向管理者代表提出,请最高管理者决定。
如在实施中,几个有关部门之间对实施有争执,难以解决,也应提请管理者代表协调。
实施的记录
对纠正措施的实施情况应保存有关记录。
五、纠正措施的跟踪和验证
纠正措施的跟踪
纠正措施的验证
计划是否按规定日期完成?
计划中的各项措施是否都已完成?
完成后的效果如何?
(4)实施情况是否有记录可查,记录是 否按规定编号并妥为保存?
如引起程序或文件修改,是否由有关部门按文件控制规定办理了修改、审批和发放手续并加以记录?修改后的程序或文件是否已坚持执行?
如果某些效果要更长时间才能体现,可作为问题留待下一次例行审核时再验证。
不合格项关闭
审核员验证并认为纠正措施实施计划确已完成,并实施有效后,在纠正措施跟踪验证评价栏中填写跟踪验证的事实证据并签字,这项不合格就可宣布关闭。
验证记录实施有效性的事实证据 ,不能笼统地写“已纠正”、“实施有效”等无事实证据的验证意见。
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