良好的物料管理应具备五大职能：
1．适时(Right Time)：在需要使用的时候，及时地供应物料，不发生停工待料，也不过早送货，挤占仓库及积压资金。因此何时订购、何时进料都需要事先进行详细分析计算，如处理订购单时间要多长，供应商生产能力有多大，供应商运输交货时间要多长，检验收货时间要多久，出现各种异常大致需多久时间处理等都需要事先详细分析，才能做到适时。
2．适质(Right Quality)：厂商送来的物料和仓库发出去生产的物料，品质都是符合要求的。进来的物料品质不符合标准，做成的产品同样难以达到客户的标准，因而降低公司声誉，影响公司销售业绩。
3．适量(Right Quantity)：请购的数量要控制适当，不会发生不够料，也不发生呆料。采购数量不足，引起停工待料，影响交期；采购数量过量，影响资金积压，甚至浪费。因此应有一个经济的订购量。
4．适价(Right Price)：材料的价格要求一个适当的价格。若采购价格要求过低，可能会降低材料的品质、延误交期或损害了其他交易条件；采购的价格过高，成本难以负担，公司产品利润少，竞争力减弱，容易失去市场。
5．适地(Right Place)：供应物料的厂商与使用的地方距离应越近越好，距离太远，运输成本加大，无疑影响价格，并且距离太远，沟通协调、处理事情很不方便，所需的时间长，容易延误交期。
