IANAR过程是处理客户抱怨的方法之一,它包含了处理客户抱怨的五个基本步骤,即I(Identify,确认)、A(Assess,评估)、N(Negotiation,协商)、A(Action,行动)、R(Review,回顾)。
1.聆听客户诉说,确认客户投诉的问题在聆听客户诉说的过程中,客户服务人员应注意以下几点:
(1)重视客户的不满。
(2)设身处地地聆听客户的诉说。
(3)在看待客户提出的问题时,不可被成见左右。
(4)记录问题的重点,以明确引起客户不满的要点。
2.评估问题的价值
评估问题的价值,客户服务人员可以从以下几个问题着手:
(1)让客户不满的中心问题是什么?
(2)客户的抱怨有什么严重后果?
(3)客户对企业有什么要求?
将这些问题与以前的例子作对比,根据相关政策,判断自己能否立即答复、是否有权限处理。
3.与客户协商问题的解决办法
全面了解客户的抱怨之后,客户服务人员就可以明确告诉投诉的客户,自己和企业都很关心这个问题。在征求客户的意见之后,向客户提出可参考的解决方案。适时将客户的注意力从悲观、愤怒的消极情绪上转移到解决问题的方向上,避免客户在某些细节上过分计较。
解决方案应包括以下几点:
(1)为解决此问题,企业作过哪些努力。
(2)为尽早解决此问题,企业正在做哪些事。
(3)企业将来会做什么。
(4)做这些的原因。
4.采取行动处理问题
确定解决方案之后,客服人员要立即采取行动。今天的问题绝对不能拖到明天。在企业看来是微不足道的一件小事,在客户看来却是一件非常重要的事(不重要就不会花费时间和精力去投诉了),可能已经给客户带来了相当大的麻烦。因此,客服人员需要立即采取行动,用行动来证明企业与客户一样重视这个问题。
5.回顾问题并总结
(1)如果是自己处理的客户投诉,应详细记录处理结果。
(2)如果超出权限,应跟踪并观察客户反应,结束后分析和总结处理结果对各方的影响。