一般企业编写下一年度的预算是在本年度第三季度或第四季度,总之在本年度尚未完全结束之时。因此,在开始编写新的预算方案之前,第一步应当依据本年度已经结束的预算使用情况来预测本年度的最终结果,第二步是制订和列出新的计划,随后再根据新的计划、新的需求来编制新的预算科目。第一步,预测本年度的最终结果时,需要对当年度的预算开支进行总评,检查重要事项是否都已经完成,完成的效率是否较高,预算的所有目标在年度结束时是否都能够实现,是否有个别科目会超出原来的预算,超出的原因是什么、是否合理,哪些费用仍需要在本年度结束之前向外支付,等等;第二步,考虑新的计划时,要尽量客观地对工作进行评价,确定哪些需要是重点,因而必须给予足够的资金支持。此时要思考和解决的问题主要有:
1.企业和部门的业务计划。首先应当了解企业下年度的业务发展计划,包括有无组织机构的调整或变化、销售增长的幅度、发展的重心等。结合企业的目标计划,衡量目前本部门的人员配置、职能安排和相关资源对支持和完成下一年度的任务是否有保障。
2,人员和办公设备。根据信用管理部门的现状,结合下年度的业务增长计划,考虑是否需要增加人员或添置设备。如需要增加人员,应当明确增加的人数、职务级别、计划何时到岗,并测算出应配置的办公设备如电脑、办公用划品、办公场所以及培训费用等项开支。
3,员工工资、福利开支的变动。信用管理部门应与人事部门一起拟订员工工资、福利开支的变动。根据企业在新的一年里对员工工资的调整幅度,结合本部门在下一预算年度内是否需要增加员工来全盘考虑。
4,固定费用。如办公室租金、办公设备折旧等。通常应与企业行政部门核实后确定。
5,变动费用。如办公用品、电话邮寄、差旅会议、交际招待、培训等。
6,信用外协服务费用。回顾过去的一年中信用外协服务的情况和开支,预测下一年度包括向外部咨询机构购买信用调查报告、用于信用咨询、委托代理收账等中介服务的费用开支可能为多少,如何安排支付,侧重考虑下一年度企业是否可以减少这部分的开支或低水平增长。
7,信用保险费用。总结上一年的信用保险开支状况,以下一年度的销售增长目标为基础,预测下一年度用于购买信用保险的费用开支。
8,特殊任务或项目开支。应当考虑在下一年度中,还有哪些未列入上述预算科目但需要优先考虑的事项。
坏账准备金或实际坏账发生额通常是信用管理部门的考核指标,但不是信,用管理部门发生的费用,所以不一定会列为信用管理部门的费用。并且,将坏账计提额或发生额列入信用管理部门预算,可能会对信用管理部门的工作形成不正确的引导,这种做法需要结合企业实际情况进行妥善处理。由于信用管理部门对坏账有一定程度的控制力,为了便于综合评价信用管理工作绩效,也有企业将坏账准备金或实际坏账发生额列为信用管理部门的费用来进行预算控制。这时候,需要检查已经作为坏账计提的所有客户的账户和逾期账款中重点问题客户的账户,预测下一年度将可能有多少老账能够收回并冲减坏账损失、有多少坏账损失发生,根据预测计算并设定下年度净增加的坏账准备金的范围值。应当防止将坏账准备金定为一个低得不现实的水平,或者定得过高。有多年经验的信用经理会将它定在一个适当的预期范围内,既确保企业为预测中的坏账损失提取了足够的坏账准备金,又不会留有过大的空间。
当所有上述问题的答案都给出后,预算的轮廓就清晰了,剩下的就是按照预算表逐项完成预算的编制了。
新的预算编制好后,按照程序应当提交给上级领导复核,上级领导可能就信用管理部门预算方案中的某些项目提出质疑或要求修改,甚至汇总到全企业的总体预算加以评估后,对其中的某些费用再度要求削减,最后才能予以批,准。批准后的预算方案才会被呈送到企业总账会计那里,正式录入企业整体预算方案。
企业会计人员将把所有的预算方案按各项科目划分,细化为月度的开支计划列在各部门的名下,因此如果有哪些特殊的开支是要在确定的日期实际支出的,有必要在预算的具体科目中加以备注,以帮助会计人员理解并准确录人到预算科目的开支计划内。