总则
第一条目的。
对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据，同时为管理评审和质量改进提供依据。
第二条适用范围。
本程序适用于本企业与质量体系相关的所有质量记录，包括来自供应商质量记录的管理活动。
第三条质量记录的定义和作用。
1.定义。
质量记录是指为证明满足质量要求的程度或为质量体系要素的有效运行提供客观证据的文件。
2.作用。
（1）为质量管理体系的过程和活动的有效性评价提供了证据。
（2）为产品（服务）的可追溯性提供了客观依据。
（3）为产品（服务）及质量体系的持续改进提供了信息。
职责
第四条品质部是公司各类质量记录的管理部门，负责组织程序文件、作业指导书、内部技术管理文件产生的质量记录样本的编制、审批、修订及日常检查工作，负责质量记录的保存、维护、借阅和日常管理工作。
第五条各部门负责本部门的质量记录，并按规定认真、准确、及时、完整地填写和保管归档。
第六条档案室负责保管超过一年的记录。
实施程序
第七条质量记录的范围。
1.与产品质量有关的记录，如顾客投诉记录、工程现场检验报告等。
2.质量体系运行记录内审报告、管理评审报告、人员培训记录等。
3.来自供应商的质量记录委托方过程控制记录表。
第八条记录的格式。
1.记录的格式要满足程序文件的要求，适用性强，可操作。各部门的记录格式，由各部门负责组织编制并报部门经理审批。
2.品质部根据各部门的使用要求负责记录格式审定。
3.各部门根据工作的需要可提出记录格式设计的更改。
第九条记录的填写要求。
1.记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，总要记录需经过校对、审核和批准。
2.记录时不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠画去。各相关栏目由负责人签名，不得空白。
3.如因笔误或计算错误要修改原数据，就不能采取涂抹的方式，而应采用单杠画去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。
4.如果由于程序文件或内部技术管理规范的更改导致质量记录样本的更改，则更改过程按《质量文件控制程序》执行。如果仅修改质量记录样本时，各部门将修改的样本报品质部，由品质部审核、企业最高管理者批准后，修改样本模板，并在下次发行质量记录样本手册时更新相应的质量记录样本。
5.质量记录的存储形式可以是书面文字，也可以采用以磁盘或其他电子媒体为载体。
第十条记录的查阅、借阅。
1.如需查阅记录，必须征得品质部门的同意，并做好查阅登记工作。
2.如需借阅质量文件，必须征得品质部门的同意，办理相关手续。借阅的记录不得更改、遗失、损坏等。
第十一条记录的归档与保存期。
1.各类记录必须办理归档手续，归档单位应填写“记录移交单”。
2.质量档案的保存期以质量记录清单中的规定为准。
第十二条记录的保存和保护。
1.各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥、安全的地方，所有的记录应保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。
2.品质部编制“记录清单”（附备案的原始记录样本），将企业所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，交企业最高管理者审核批准。各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部
门的记录原始样本。
3.品质部每×个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
第十三条记录的销毁。
对超过保存期，或因其他特殊原因而需要销毁的记录，由品质部相关人员填写
“文件销毁申请单”，经品质部经理审批后，由专人负责销毁。
附则
第十四条本制度自颁布之日起实行。
