行政办公自动化管理
1.办公自动化的概念
办公自动化，指的是企业行政事务处理过程中通过利用计算机、传真机、复印机等设备，以及利用因特网、各种有线无线通讯等方式进行迅捷、快速、方便、高效的现代办公手段。
企业办公自动化的常用设备有计算机、传真机、复印机、打印机、微缩复制设备、文字处理机、网络设备、多媒体设备等。
办公自动化的最显著特点是实现人员与机器的有机合一，以机器设备替代企业行政办公室的人力人手，大大强化机器设备的因素弱化人力人手的因素提高工作效率，将办公人员从繁重、繁忙、繁琐的具体事务中解放出来。为此办公自动化是当前形势发展对企业行政办公室工作提出的要求。
2.办公自动化的内容
企业行政办公室的办公自动化是通过多种现代科学理论和各种先进技术的共同作用而实现的，其基本工作流程一般都包括丁企业行政事务信息的采集、加工、传递、储存、输送、反馈等环节。于此而言，企业行政办公室的办公自动化有以下内容
（1）利用计算机和文字处理机进行文字的起草、修改、编制、测绘。和传统的文字处理方式不同，利用计算机和文字处理机进行文字处理，大大提高了企业文字的起草、修改、编制、测绘速度，简化了工作程序，加快了文字处理速度，增强了行政办公室工作人员的文件处理能力，提高办文办事效率。
（2）采用电子自动控制的印刷出版系统。传统的印刷出版系统受输入方式、工作程序、印刷速度的影响，往往费工费时、耗费人力，导致出版周期比较长。采用电子自动控制的印刷出版系统，可以全面缩短文件资料的编辑制版和印刷出版时间，加速文件资料的形成和处理，减轻文书人员负担
（3）釆用电子计算机进行文件资料的管理储存。传统企业文件资料的管理储存，需要占用大量的场地设备、耗费大量的时间空间，且还不便于工作和使用。采用电子计算机进行文件资料的管理储存，利用现代计算机强大的文件材料储存能力，可以很方便、迅捷地形成大容量的电子计算机文件库，这样既便于企业文件资料的储存、检索、查阅、整理、调取、复制、翻印，节约文件存储空间，又节省了大量的人力、物力和财力，更方便了企业文件资料的管理使用和效率发挥
（4）采用现代网络通信技术进行文件资料的传送。利用现代网络通信技术进行文件资料的传送，可以充分发挥现代网络网络技术传输速度快、传输容量大的优势进行文件资料的异地传送、近距离传送和远距离传送，可以大大提高传递速度及准确性，迅速、真实、高效地发挥文件效用，加强企业的信息联系和情报沟通
（5）进行会议组织。利用现代通讯设备进行会议组织，既节省了时间、节约了经费，又提高了办会效率，还能使与会者在自己的办公室参加会议即能达到预定的会议效果
（6）联系协调工作。利用程控电话、电视电话、传真机、网络等可以快速直接地联系工作、洽谈企业各种生产经营业务。
3.办公自动化的特
办公自动化主要是以现代计算机强大的文件材料处理能力为依托进行的企业办公自动化同样如此。企业的办公自动化主要是通过电脑进行文字和文书的处理，其作用上的特点有以下三方面
（1）有利于提高文书的编辑速度。办文是企业行政办公室工作的重要内容之一。企业办文包括文书的起草、修改、审核、校对、缮印以及立卷归档等，这些工作一方面业务性、专业性强，另一方面需要较高的文字功底。利用电脑电子计算机等现代办公设备处理，就能改变传统的利用纸、笔进行文字和文书处理的诸如费工费时、不便修改等不足，便捷迅速地对所办文稿进行加工修改和反复利用
（2）有利于提高文书的印刷质量。企业行政办公室工作的办文是一项严格和严谨的事务性工作，在文书印制过程中更是如此。利用电脑、电子计算机等进行企业文字和企业文书的处理，就能够缩短办文时间，提高文书的印刷质量，进一步提高办文效率
（3）有利于文书的储存、传输、使用。容量大、存储信息多、传输速度快、使用方便迅速是利用电脑、电子计算机等进行企业文字和文书处理的固有特点。充分利用这些设备，就能克服传统利用纸、笔、信函方式存在的缺点与不足，大大提高企业文书的储存、传输、使用时效，提高企业的行政工作效率
4.办公自动化的功能
（1）加速企业信息处理。有效的、大容量的信息是企业的一种无形财富个企业要想提高行政效率，取得良好的经济效益，就必须高度重视信息的收组合、过滤和处理工作
企业的经营离不开信息，企业的管理离不开信息，企业行政工作的成效也离不开信息。现代企业的生产、经营和发展情况，在一定程度上看完全取决于对信息的掌握和利用程度。实践证明，加强和改进信息处理工作，尤其是有效应用现代办公设备，能够使企业的信息质量有较大幅度的提高，使企业的各项工作能够优质高效地进行
利用电子计算机等办公设备进行企业信息处理，可以迅速有效地筛选跟企业有关的各种有效信息，为企业领导的正确决策提供依据，为企业生产、经营管理工作提供有力服务和强大支撑
（2）促进企业事务办理。企业行政办公室的工作，很多都是同人物、事件和办事、办会紧紧联系在一起的。这既是企业行政办公室的工作职能，又是企业行政办公室的工作特点。为此，要搞好这些工作，就需要企业行政办公室的每一位工作人员，能够以现代办公设备作为工作平台，充分发挥机器设备的作重做好工作事务，为企业的生产经营T作打下基础。
同时，企业的行政办公室还是一个上传下达、承上启下、联系内外、沟通左右的特殊职能部门，处于企业决策核心的边沿。利用现代办公设备进行企业事务办理，不仅能够节省时间，加快事务办理节奏，而且还能全面增强办事办文、办会的条理，严而有序，忙而不乱，促进企业行政事务的办理
（3）方便企业工作协调。工作协调是企业行政办公室的一项常规职能。利用现代办公设备和通讯设备如传真机、计算机、电视电话网络进行工作协调既节省人力、物力，又降低了管理成本，还便于增强企业工作中部门与部门之间、企业与企业之间、行业与行业之间的各种有机联系，促进企业生产经营管理活动及其社会实践中的横向、纵向沟通，加强彼此之间的相互联系、协调与配合
（4）提高企业工作效率。企业行政办公室的日常事务性工作，如文书管理、行政管理、档案管理、文秘活动、印章使用、会议组织等，或多或少都可以利用因特网、电子计算机等现代办公设备作为辅助手段进行。
于此而言，通过现代办公设备进行企业行政办公室工作，既有利于保证企业行政工作的系统性、条理性，又有利企业行政工作的规范性、缜密性，更有利于保证企业行政工作及其他一切工作的科学性、合理性，从而能够迅速快捷、方便有序、细致周密、有理有据地开展企业行政办公室工作，节省工作时间，提高工作效率。
