适用范围必须明确。
不增加工作量。
不减低工作速度。
不减低工作速度。
问题的解决没有差错。·简明扼要（最好能以流程图来表示）。
表单、文件的形式，以及文件的发行运作方式、内容、传送路线必须明了。
表单、文件的形式，以及文件的发行运作方式、内容、传送路线必须明了。
设定试行期间，并找出试行期间未完备之点，以利于正式规定的参考、设定。
得以经常更改。
必须有判定异常的基准与例外的规定。
管理文件的种类
规格
材料规格、零件规格、半成品规格、制品规格、使用机制装置规格、使用工具规格、使用量测器规格、使用辅助材料的规格、制图规格等等。
标准类
品质标准书、设计标准书、作业标准书、作业指导书、技术标准书、工程管理标准书、检查作业标准书等等。
规定类
组织规定、品质会议规定、技术会议规定、质量管理委员会规定、新制品委员会规定。
手续类
研究管理手续、不良品处理手续、客户投诉处理手续、品质情报手续等等。
记录、报告等文件类
品质管理工程图、解析计划书、客户投诉受理单、客户投诉调查处理月报表等等。
以上这些文件未必一定都要完备齐全，但应能够依照工厂的规模或组织情况，尽量以简单的形式作成。
