1.目的
为将本公司因经营业务所应支付的账款处理制度化，以加强财务管理，维护公司信誉并掌握资金动向，特制定本制度。
2.适用范围
公司各部门因执行业务所发生的应付账款处理，均依照本制度的规定管理。
3.应付账款处理规定
3.1应付账款产生
3.1.1供应厂商依据本公司采购单位向其发出的“订购单”的订购内容与指示，将货品送交本公司仓储单位。
3.1.2当指定货品送达本公司仓储单位时，仓管人员应协同品检人员依据“厂商送货单”，核对厂商名称、料号、品名、规格、数量与本公司“订购单”所载内容是否相符，并予以清点核实，检验该批物品是否符合验收标准。
3.1.3经清点检验确认合格后，仓管员在“进货验收单”（或厂商送货单）上签收，并填制“进货日报表”，送请购单位及采购单位确认进货与订购内容是否相符。
3.1.4验收后的“进货验收单”转交采购人员确认此批订单单价。
3.1.5凡经品检验收以及采购确认后的进货，称为“验收”，属于已确认的应付账款，应转由财务部门整理入账并进行付款程序。
3.2应付账款入账处理程序
3.2.1采购单位于陆续收到验收货物后传送来的“进货验收单”之后，应依日期顺序按厂商别整理妥当，在规定时间内将订购单、进货验收单、厂商请款对账单、发票等应付账款相关凭证送财务部。
3.2.2财务部收到该应付账款相关凭证后，应核对订购单、进货验收单、厂商请款对账单以及发票等，与下列资料确定相符之后，方可进行付款程序。应核对的资料包括：
3.2.2.1厂商名称。
3.2.2.2开具的发票是否符合相关规定。
3.2.2.3货物品名、规格。
3.2.2.4实收数量。
3.2.2.5单价。
3.2.2.6进货总金额。
3.2.2.7仓管、品检、采购人员的签章。
3.2.3经办会计核对相关凭证无误后，即依据厂商别编制传票。
3.2.4应付账款传票编妥后，汇总传票填写“应付账款明细表”。
3.2.5将“应付账款明细表”附上相关单据凭证，呈财务部门主管审核。
3.2.6财务部门主管审核无误后，在传票及“应付账款明细表”上签章，并呈送总经理核准。
3.2.7将总经理核准后的“应付账款明细表”及传票、相关单据凭证，转财务部门出纳人员准备开立支票付款。
3.3处理时限
3.3.1采购单位负责通知厂商对于整月份请款对账单据一律在隔月5日前必须送（寄）达采购部门，逾时者移至次月份货款处理。
3.3.2采购部门于每月8日之前，应将上月份所有厂商请款对账单据审核后送交财务部门。
3.3.3应付账款经办会计必须于每月15日之前，将应付账款交易整理妥当，呈交主管复核。
3.3.4各经办人员的处理时限若遇上法定节假日时，应自行加班处理，以便提前完成并送交后续作业经办人员，避免延误作业时限，以便维护公司的信誉。
3.4注意事项
3.4.1发票内容与“进货验收单”不符时，应通知采购单位处理，如为厂商本身所造成的错误，应退回要求重开发票，并依应付账款处理时限的作业规定办理。
3.4.2各经办人员应按规定时限完成处理作业，若因内部作业未能在规定时限前完成，致使影响厂商权益的，该经办人员应负连带责任。
4.相关表单
4.1订购单。
4.2厂商送货单。
4.3进货验收单。
4.4进货日报表。
4.5应付账款明细表。
