1.目的
为规范本公司销售订货的受理程序方式，以使订货受理作业有据可循，特制定本规定。
2.适用范围
本公司销售事前调查及订货受理的业务，均依照本规定处理。
3.订货受理
3.1调查
3.1.1事前调查。
销售人员对于对方的付款能力等，应做好事前调查工作，并衡量本公司的生产能力是否能满足对方的订购要求，再决定是否受理订货。
3.1.2调查事项。
销售工作人员应随时做好下列四项调查工作，并及时将内容报告给所属主管：
3.1.2.1下订单单位的概况。
3.1.2.2与下订单单位有交易关系，并为本公司竞争对象的同业者。
3.1.2.3下订单单位与本公司的关系及以前的订货量、付款情况。
3.1.2.4如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月交税能力及交易能力、有无与本公司的同业竞争者交易、业务内容等进行调查。
3.2订货要求
3.2.1订货方式。电话与传真的订货；货款已到与货款未到的订单。
3.2.2“估价单”。在提出“估价单”时，应先取得所属主管的裁决认可。
3.2.3严格遵守价格及交货期间。在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列规定也应遵守：
3.2.3.1品名、规格、数量及合同金额。
3.2.3.2具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、付款方式。
3.2.3.3除特殊情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以3个月为限。
3.2.3.4交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。
3.2.3.5安装、运转及修理等所需技术派遣费的协定。
3.2.4合同。如前述条件已具备，应将“订货报告书”连同“订购单”及“合同”等证明订货事实的资料，一起提交给所属的主管。
3.2.5注明新老客户。
3.2.5.1“订货受理报告书”须注明订购者是新客户还是已有往来的客户。
3.2.5.2如果是老客户，应依据交货日期注明目前的未付款项余额。另外，尚须注明交易前或交易中是否有意外事故发生。
3.2.6在受理订货或订立合同时，应依照下列条件选择交易公司，确定付款条件：
3.2.6.1对于以往一向忠实履行合约的老客户，可依照惯例认可本交易，但必须规定在3个月内收回货款。
3.2.6.2与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。
3.2.6.3即使是老客户即有往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取是否直接与其签合同的方法。
3.2.6.4对于过去曾发生过支票不兑现或不信守合同行为的客户，一概不接受代理除收款以外的订货方式。
3.2.7免费追加补货。交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加物品的话，须事前提出附有说明的相关资料并经总经理签核。
3.2.8报告。销售人员应定期提出下列报告：
3.2.8.1每日的活动情况（每日）。
3.2.8.2每个月的订货受理内容报告（每月的最后一天）。
3.2.8.3收款计划（每月的最后一天）。
3.2.9报告的检查。根据前项提出的报告，业务主管进行检查后，设立3个月的营销方针计划，并对成果进行追踪。
3.3订单受理表单
3.3.1业务部在确定订货已成立时，应将工厂生产及出货的必要事项记入订货受理表单中，发函给相关单位。其规定如下：
3.3.1.1“一般订货受理表”。本表乃受理一般性订货时填写，通常印制成三份，一份由本人留存，一份交给业务部保管，一份交给主管或制造部。
3.3.1.2“特别订货受理表”。本表主要适用于大量生产的商品或订有长期契约的商品。
本表必须记明商品名称、规格、数量、单价、金额、交货日期、裁决条件、交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。
3.3.1.3“预估生产委托表”。营销部在进行委托生产标准品的预估或其他产品生产预估时，应填写本表。本表须记明商品名称、规格、数量、希望完成日及其他必要事项。本表得到总经理的认可后，交给生产部门。
3.3.2所有业务电话、外部销售或来函的订货受理，皆由受理订货的负责人填写本订货受理表。
3.3.3订货确认、变更通知。
3.3.3.1生产部门针对生产能力进行评估，再依据“订货受理报告书”中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认。
3.3.3.2负责受理订货的人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人协商，使订货条件能配合本公司的生产条件。
3.3.4业务部须每月制作下列资料，发给相关的单位：
3.3.4.1上月底的订货受理余额。
3.3.4.2本月份的订货受理额。
3.3.4.3本月份的交货量。
3.3.4.4上月底预估生产委托余额。
3.3.4.5本月份预估生产委托额。
3.3.4.6本月份预估生产量。
