1.目的
将本公司内各种收发文的处理及保管予以标准化、系统化及效率化，并促使本公司内的公文收发业务推行顺畅。
2.适用范围
凡隶属本公司内各部门对内及对外的公文收发，悉依照本办法所规定的体制管理。
3.管理规定
3.1对外收发文
3.1.1收发文原则。对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
3.1.2对外收文的启封。
3.1.2.1收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。
3.1.2.2收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。
3.1.2.3收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
3.1.3对外发文。对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送；如必须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。
3.1.4对外发文编码原则。对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：朗×字第0-0-0一。
3.1.4.1第一码代表本公司。如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳朗×××有限公司”。
3.1.4.2第二码代表发文部门。
总：代表总经理室。管：代表管理部。业：代表业务部。
3.1.4.3第三、第四码代表发文的公历元年度。如：01代表公元2001年。
3.1.4.4第五、第六码代表发文的月份。如：01代表1月。
3.1.4.5第七、第八码代表发文的日期。如：01代表1日。
3.1.4.6如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“一”符号连接。
3.1.5存档。
3.1.5.1对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。
3.1.5.2管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。
3.2对内收发文
3.2.1收发文原则。
3.2.1.1为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”
作业。
3.2.1.2必要时须经总务处同意始可变更格式作业。
3.2.2公告。
3.2.2.1对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。
3.2.2.2公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。
3.2.3内部公文单。内部公文单签办，存档说明如下：
3.2.3.1收发文原则。
发文单位原则上不予限制，但如属报告或联络文且发文单位又不属主管部门，该内部公文单须先经由部门主管核实后，才可越级上呈或转其他部门（须照会其他部门时）会签后上呈。
3.2.3.2受文单位。为内部公文单核准，照会或执行权的最终归属单位。
3.2.3.3编号原则。对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相同。
范例：恒×字第010-0一。
（1）第一码：代表本公司。
如：使用公司名称中的“恒”字来代表“深圳恒×××有限公司”。
（2）其余代码编制原则与对外发文相同。
3.2.3.4存档。内部公文单原则上由发文单位自行存档，但必要时可由受文单位拷贝存档，作为凭证。
