行政管理授权技术：该放手时就放手

行政管理授权技术：该放手时就放手

 

 

授权的四个步骤

 

 

步骤一：确定任务

授权的第一步骤就是确定什么样的工作任务需要授权。也就是为授权寻找目标，确定能够授权的任务。需要注意的是，并不是所有的事情都可以授权，有些事情是不能授权给下属的。

对于不同层级的领导者，可以授权出去的任务范围不同，领导者级别越高，可授权的范围就越多。下面具体说明可以授权的任务范围以及不可授权的事务。

 

1.什么事情需要授权

对于领导者，划分、确定可以授权的工作任务也是其工作内容之一。那么，哪些事情可以大胆授权给下属完成呢？一般来说，可以授权的事情包括：

 

 

◆日常性的工作和重复性的劳动

日常性的工作和重复性的劳动，往往会浪费领导者宝贵的时间资源，增加了领导者的工作负担。这部分工作需要的技能并不很高，可以授权下属来完成。

◆专业性强的工作

领导者自身可能对于专业性很强的工作非常拿手，或者对下属的专业能力信心不足，因此对是否要授权心存犹豫。专业性强的工作也要授权出去，这是对领导者自身的解放，也是对下属能力的锻炼。

◆职业爱好

职业爱好也需要授权出去。例如，领导者喜欢同顾客打交道，但并不是所有跟顾客打交道的事情都需要领导者亲自去做。所有的谈判、合同和职业爱好的事情都应该授权给下属，领导者只需要保持必要的监督。

◆发展的机会

领导者应该授权下属发展的机会。如果下属在完成工作任务的过程中，能够获得很大成长，领导者就应该考虑给他发展的机会。应该授权的事情都授权给下属，领导者只做自己该做的事情，绝不做下属该做的事情。

 

 

 

 

2.哪些事情不可以授权

领导者应根据不同事物的特殊性质，清楚地认识事务的重要性。有些关键性的事务是必须由领导者亲自去完成的。领导者不能授权给下属去做的事情包括：

◆人事或者机密事务

人的问题是最重要的问题。因此，领导者要把握对直接下属和关键部门的人事任免权，即组织人事权。这样就能保证领导机构的运转正常和高效。对于高度机密的事务，也必须由领导者亲自完成，否则领导者就有逃避责任的嫌疑。

◆制定决策的事务

制定政策的事务，其影响面非常广，因而属于非常重要的事情，领导者最好亲自关注。另外，还有一些事情也需要领导者亲力亲为，这些事务具体包括：危机问题、对直接下属的培养以及上级领导者要求亲自处理的事情。

 

步骤二：选择授权人

选择授权人，也就是选择领导者授权的对象。领导者需要寻找具有工作能力、又能够负责的人员作为授权人。选择授权人原则是做到人事相宜，授权人的能力必须与工作任务相吻合，量其能，授其权。

为了确保授权人的正确选择，领导者必须了解授权人。例如应该了解：他的职业目标、个人兴趣和个人愿望等。领导者最需要了解的是授权人的能力和优势以及存在的欠缺。如果有必要，应该对人员进行临时的能力训练。选择授权人时，领导者所要考虑的问题是多方面的，详细内容见表14－1。

 

步骤三：明确沟通

 

1.明确沟通的内容

领导者与下属沟通时，应该明确告诉下属：要做什么（Ｗｈａｔ），为什么（Ｗｈｙ），工作对象（Ｗｈｏ）以及成本（ＨｏｗＭｕｃｈ）。

在实际的授权过程中，沟通的途经可以根据员工的发展阶段进行。例如：如果员工对目标和任务处于第四阶段时，领导者只需告知工作任务即可，员工具体怎么做由他决定；如果员工处于第一、第二或者第三阶段，沟通就应该比较详细。

 

2.沟通时注意传授工作诀窍

领导者在和员工的沟通过程中，要注意传授工作的要诀。针对具体的工作任务，领导要传授给下属的工作诀窍包括：

 

 

 

3.宣布授权的技巧

进行沟通时还需要注意宣布授权的技巧。授权不能私下授受，而宜公开授权。另外，领导者在宣布授权时，要让下属感到：

◆领导重视这项工作，这项工作对于公司整体的使命负有责任。

◆领导信任他们，他们有能力把这件事做得十分出色。

◆这件工作是不可能轻易做好的，承担者需要付出足够的奋斗与智慧。

◆这件工作只有他们做才是最合适的，领导在充分思考之后决定交给他们来完成。

◆领导是他们坚强的后盾，遇到确实不能解决的困难，领导会出面为他们扫清障碍。

 

步骤四：授权后跟踪

跟踪过程中，领导者应该根据员工的发展阶段确定对这名员工跟踪的频率。跟踪的频率过高，将使员工产生不信任感。授权后，完成目标所必须的资源应该随时到位。

在跟踪过程中，发现员工的问题应该认为是正常的。遇到问题，可以与下属一起讨论，共同解决主要的问题。当工作完成时，领导者有必要认可下属的工作绩效，必要的时候可以开庆功会。

授权人在职责范围内可以自主决定，但领导者同时拥有监督任务完成进度、要求授权人随时报告工作进展的权力。在授权跟踪的过程中，领导者应该注意加强对授权工作的控制。真正的授权就是让下属放手工作，但是放手绝不等于放弃控制和监督。任何对授权控制的忽略，都可能导致严重的后果，致使授权的失败。

 

控制下属的技巧

 

控制下属是必不可少的管理活动。控制下属和向下属授权，两者相辅相成，相得益彰。没有授权，不能充分发挥下属的主动性；没有对下属的控制，则不能保证下属的主动性始终向着有利于整体目标的正确方向发展。所以，不论是领导者还是下属，决不能把控制看作是消极行为，而应正确认清其积极意义。

对下属加强控制的技巧包括：命令跟踪、反馈控制和撤回授权。

 

1.命令跟踪

命令跟踪采用让下属定期给领导者汇报工作情况的形式。按照预先约定的时间和频率，下属递交公文，汇报工作的进展，接受领导者的咨询。需要注意的是，领导者必须经过自己的调查，而不能只听信下属的报告，防止被下属蒙蔽。命令跟踪的过程中，领导者采取必要的主动管理是很有好处的。

 

2.反馈控制

反馈，就是把给定信息作用于被控制对象后，再把对象所产生的反应、结果（实际信息）返送回来，与给定信息进行比较，从中寻找差异。这种返送信息的过程就是反馈。而按差异所进行的控制过程即消除差异的过程，就叫做反馈控制过程。

反馈在很大程度上绝对影响到员工的绩效。反馈控制有四种方式：

◆正面反馈：正面的反馈可以鼓励好的行为再出现。

◆修正性反馈：也就是通常所说的“三明治的原则”。

◆负面反馈：负面反馈是领导者应当禁止使用的反馈方式。

◆没有反馈：最糟糕的就是没有反馈，好坏没人管。

 

 

3.撤回授权

撤回授权也是有效保持对下属控制的手段之一。授权之后，如果领导者发现受权人没有办法完成任务或者完成任务非常困难，或者授权后情况改变，目标需要有所调整，这时领导者有必要撤回授权。巴达维曾经说过：“既然没有时间把任务做好，但是总有时间把任务给结束吧”。

授权后发现了不恰当之处，如果听其自然，事情将会变得更糟，无助于工作目标的实现。所以领导者要懂得适时地撤回授权。撤回授权并非是丢人的事情。

 

 授权应注意的若干问题

 

蝴蝶的启示

 

 

 

 

这个好心人并不知道，蝴蝶从茧上的小口挣脱而出，需要通过挤压过程将体液从身体挤压到翅膀，这样它才能够脱茧后展翅飞翔。

蝴蝶的故事给了人们启示：有的时候，人的生命需要奋斗，乃至挣扎。如果人的生命没有障碍，他将会很脆弱。领导者千万不要做好心人，处处帮下属解开缺口，而这样做的结果只能会让领导者自身面临更大的被动，下属将永远也不会成长。

 

 

领导者要学会放风筝

 

 

领导者要懂得该放手时就放手，沉迷于权力的人只会扼杀领导者的业绩。任何一个领导者都不可能单枪匹马地去打天下，员工也不再尊重上令下行这种指挥方式，人们更希望有一种主动性和创造性。

领导者应当把授权当作生活的一种习惯，要学会如何放风筝。授权艺术就像放风筝的道理：

◆一方面，要把风筝线放得尽可能的远，下属可能发挥的空间就会越大；

◆另一方面，放风筝的时候千万不要让风筝断了线，一旦风筝断了线，就像授权失去控制一样。

通过放权可以得权。随着下属权力的增多，他们一方面获得能力；另一方面有机会创造更大的成就，下属的成就越多，领导者的权威就越大。被授权的员工往往更容易知足，更易于接受领导者的权威，使得领导者能够行使更大的权力。