行政管理流程不畅 衔接不良

行政管理流程不畅  衔接不良（上）

 

一、什么是流程

一个企业的规范化的标志：第一是流程化；第二是制度化；第三是标准化；第四是精细化。流程化是规范化管理的一个重要标志。

比如工资计算和发放核算流程：办公室、人力资源部把考勤表填写完了之后报给会计，会计根据报表造工资表，工资表一式两份，然后报给财务部经理审核，财务部经理签完字之后，再送给总经理签字，总经理签完字之后再交给出纳，出纳发放工资记账，把他记账的凭证，整个发放的工资表再交给会计记账、装订、归档，几年之后不准消档。整个过程是S形的，这就叫流程。有了这道流程就知道发工资需要五个部门的配合，总经理、人事部、财务总监、会计和出纳。

 

二、流程种类

1.运营流程

运营流程就是企业整个的运作过程。在计划经济时代，传统的运营流程是供、产、销，首先采购，采购来生产，只要产出来之后没有卖不出去的。供、产、销，这就是当时的运营流程，是以产品为导向。现代企业是什么样的流程，是以销定产，根据销量去采购原材料、生产、再去销售，销、产、供，完全是以市场为导向。

2.管理流程

管理流程有纵、有横，横向协同。纵是指上传下达，上级传达的命令、部署的任务是传递给下属；横向协同指的是同级平行单位，比如办公室主任、生产厂长、财务、采购谁也管不了谁。通过流程、通过制度去协调、去组织、去配合。

3.工艺流程

工艺流程主要是生产行业，比如各道工序怎么去衔接，成品放在哪个地方，半成品放在哪个地方。谁去质检，每个过程每个环节怎么去把关，整个这一套叫大流水线或是叫小流水线，这些都叫工艺流程。

企业现场一定要有一个框架栏，就是生产看板，生产看板包括：工艺标准、企业文化简报、公司的通报、每天工作的考核指标、完成的情况、各个部门的文件、公司其他的信息等，要清清楚楚的。

 

三、流程设计的简明原则

1.  流程一定要看得懂

2.  流程一定要学得会

3.  流程一定得用得着

4.  流程一定要走得通

 

 

流程不畅  衔接不良（下）

四、流程不畅的三大症状

1.  自由散漫，随心所欲

就是每个人干什么不是按照公司规定的流程，而是自以为是、随心所欲，公司明明规定了这个工作先干什么、后干什么，谁在那个岗位上、下个人是谁、怎样办交接都有规定，但是有的工作人员自由惯了、散漫惯了，你是你的规定，我该怎么干就怎么干。主要表现：

（1）自己管自己的习惯影响。

（2）干事情没有标准，全是凭感觉。

（3）时间观念不强。比如古代衡量时间的时候都是用一柱香，一柱香有短的有长的，一柱香到底是多高的香？不明确。

2.  衔接不良，断裂脱节

比如提前十五分钟上岗，生产行业要检查工具、检查设备、检查原材料，然后打扫卫生，想一想今天的工作重点，想一想昨天的工作内容，想一想昨天哪些地方质量还有问题，今天怎么去解决。至少提前十五分钟做准备工作，否则就会有断层。

3.  沟通不畅，信息闭塞

现在很多企业，办公室主任一间办公室，财务部、生产部、营销部，各自一个办公室，工作时把门关起来，至于在办公室里干什么，上网、聊天、喝茶还是打牌谁都不知道。信息一定要共享，办公一定要形成一种开放式的而不是一种隔断式的，不要自立门户、闭门造车。

另外生产型企业每天上班前用十五分钟时间开一个工作调度会，大家在一起回顾一下昨天干的工作，今天每个岗位干什么工作，注意哪些事项，简单明了。然后大家就知道每个人昨天的工作状态，今天应该负责哪些工作，各个部门该如何去衔接。

 

五、纵向指令的六项基本要求

1.  指令明确

管理人员下达任何一个指令都要说明白。怎样才算指令明确，应该有一个量化的、准确化的标准。

2.  要求复述

下达指令后，要求下属把你给的任务复述一下，做出一个反馈。

3.  一个上级

责任除以2等于0，这件事情由两个人负责，或者一个人有两个领导，结果是谁都不负责。冤有头债有主，责任就是一个人，领导就是一个上级，要明确，多头管理是造成混乱的重要原因。

4.  连续顺畅

不能出现断层，衔接口要形成一个一环扣一环的状态。

5.  信息反馈

信息要共享。每天每一个岗位干了哪些工作，要有一个报表。可通过电脑OE系统、ERP系统等使相关部门了解各项工作的进度。

6.  在位受控

每一个岗位都应该有一个上级领导，领导对你每天的工作要有监督、要有检查、要有控制。如果没有限制、没有约束、没有控制，必然会造成“腐败”。海尔的一位部长说了一句话：领导站着下属就坐着，领导坐着下属就躺下，下属永远比领导低半头，要经常抬头看领导怎么做，而不是听领导怎么说。所以说每一个岗位都应该有控制，首先自己要自律，光自律不行，还要有他律，他律就是控制。

 

六、各部门横向联合如何衔接

各部门横向联合衔接=（流程+表单）×检查。

流程是做事的步骤，表单是工具。流程加表单是个基础，乘以检查，意思是如果没有检查、没有监督，表单再全，公司制度再全，横向联合都会出现断层，都是零。

由此看来一定要加大监督检查的力度。比如任务交办单就是个工具：安排什么工作、谁去干、什么时间干完、干到什么程度算达标。如果在规定时间之内没有干好该怎么处罚，干好了之后怎么去奖励等。如果流程规定是三个部门干，先哪个部门后哪个部门，再到哪个部门，然后在规定的时间要进行检查、监督，三项缺一不可。流程出来了、工具出来了，再监督检查，这样就能相互配合的很好。