X X公司文件与资料控制程序
1．目的：为使本公司品质体系能有效运作，有关部门和人员均能持最新发行的文件作业，且无效或过时作废的文件均能有效地得到控制。
2．适用范围：凡品质体系所有控制文件与资料，包含外部提供的控制文件与资料的管理均适用。
3．职责：
3．1 ISO推行办(各部门主管为其中成员)：
3．1．1组织人员编写“品质手册”、“程序文件"“指导性文件"及设计表单。
3．1．2组织人员会审，对文件的适用性进行审查。
3．2人事部文控室：
3．2．1负责文件的登记、编码、发行与保管分发。
3．2．2负责过期、无效文件回收、作废、销毁、暂留文件的保管o
3．2．3负责受控文件原稿的保管及维护。
3．3文件使用部门：
3．3．1负责分发文件的保管与维护。
3．3．2负责品质记录的保管与维护。
3．3．3负责文件使用前的相关培训。
3·4人事部培训组：负责有关文件使用前的培训工作。
4．定义：
4．1品质体系文件的分类：
5．4·1·1内部文件：由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件。
4·1·2外部文件：非本公司内部所编制的文件，包括：外部标准、法规、图面及品质记录等。
4·1·3电子文件：以电子媒体形式存在的文件(包括内／外部文件)，如：软硬拷贝、录像带、光碟等。
4．2品质体系文件分为四阶：
4．2．1第一阶：品质手册。
4·2·2第二阶：程序文件。
4·2·3第三阶：指导文件(包括指导、规范、规则、细则、办法、方法等)。
4·2·4第四阶：表单记录(包括空白表单、印章、标签、记录等)。
4．3品质体系文件控制性分类：
4·3·1受控文件：为本公司品质体系运行中作业的依据文件(包括内／夕卜部文件)，需作变更修订，以“受控"印章识别。
4·3·2非受控文件：为制定本作业文件的参考文件或与产品品质无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。
5．作业程序：
5．1文件的编制与修订。
5·1·1文件编制由ISO推行办指定人员编写。
5·1·2文件若需更改时，由申请人填写<文件更改申请单>，说明更改原因，经主管初审后，按会审程序 处理。对重要更改(如技术参数等)应有充分的证据o
5．1．3文件编制参考<文件编写指导书>。
5．2文件会审o
5．2．1文件编制修订完稿后，由IS0推行办集中进行会审，对文件的适用性进行审查。
5．2．2会审未通过者，由编制人取回重拟，直至通过审查o
5．3文件批准o
5．3．1文件会审通过后，“品质手册"、“程序文件”及“产品标准"由总经理批准发行。
5．3．2指导性文件及表单由管理者代表批准发行。
5．3．3文件更改审批后，由文控人员实施更改，按5．5条款分发，同时回收作废旧文件，盖上“作废"章，作废暂留文件按5．6．3条款办理。
5．4文件登录管理及使用维护o
5．4．1归档：文件经拟制审批后，原版文件交文控室编上文件号并列人<受控文件清单>，存入软盘的文 件由文控人员进行归档登记，并列入<备份文件清单>o
5．4．2借阅：需临时借阅有关文件的人员，经文控室主管批准后填写<借阅文件登记表>方可借阅，借阅者应及时归还，到期不还由文控员收回并取消其借阅资格。原稿一律不外借。
5．4．3维护：
A．文控人员每次内审前应全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者使用的文件，发现问题及时处理
B．工程部每季度到有关部门检查使用的国际、国家标准、行业标准等外部文件是否为最新发布版本，及时更换过期文件o
C．人事部每季度定期核查公司所执行的有关国家及地方法规的有效性。
5．4．4文件的标识：
A．内部受控文件：须在文件上加盖“内部受控"章。
B．外部受控文件：须在文件上加盖“外部受控’’章。
C．电子文件：以<备份文件清单>作登录，以档名设定密码进行变更。
D．受控文件分发号：原稿为000，复印稿件以OO1～999方式依序编号。
5．4．5使用：
A．直接引用的各类外部文件，由文控室登录后交需求部门使用。
B．文件被分发部门主管应指定专人进行保管维护。
C．文件使用人不得擅自复印、涂改或拆页使用文件。
5．5文件的发行。
5．5．1内部受控文件由文控室统一发行，外部受控文件由文控室登录后直接移交需求部门使用，电子文件由文控室统一备份，受控文件分发时由文控室制作<受控文件发放清单>。
5．5．2受控文件发放时由文控人员填写<受控文件发放清单>，经主管批准后，按发放范围发放文件，接收人在清单上签名。
5．5．3文件领用人在<受控文件发放清单>上签名领取注有分发号和加盖“内部受控"或“外部受控”章的文件，分发号由文控员编写。
5．5．4文件需求人员无文件时，不得随意借用其他人的文件复印，经本部门主管批准，按5．5．2到文控室办理领取手续，公司内不得使用未加盖“受控"印章的复印件，一经发现由文控室人员收回并责令有关人员检讨。
5．5．5文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文控室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件分发号仍沿用原文件分发号，文控人员每月底填写<作废文件销毁清单>，经文控室主管批准后，集中统一销毁。
5．5．6文件使用人丢失文件，应按5．5．4条款办理补领手续，但必须在表中作出备注说明并另作出检讨，文控人员补发文件时仍沿用原文件的分发号o
5．5．7各文件管理部门对发放到公司外部的受控文件女（如外协图纸等)，按5．5．2进行发放登记、更正及作废控制o
5．5．8文件发行日即为生效日，使用前培训部及职能部门应对使用人员进行培训o
5．6文件的换版与作废o
5．6．1文件经多次修改(修改状态从O～9时)或文件大幅度修改时应进行换版(版本由A～B)o
5．6．2外部受控文件本公司不负责版本修订，仅作版本状态的登录及新版本取得后之更新o
5．6．3作废文件由文控人员按<受控文件发放清单>收回并记录，作废文件加盖“作废"章，文控人员填写<作废文件销毁申请单>经主管批准后每月集中统一销毁一次。需暂时保留的作废文件，由申请人填写<作废暂留申请单>，经主管批准后，由文控人员加盖“作废暂用”章放方可留用。
6．流程图。
7 考引用文件o
7．1<品质记录控制程序>
7．2《：员工培训控制程序>
7．3<文件编写指导书>
8．应用表单o
8．1<受控文件清单>
8．2<备份文件清单>
