时间管理和其他管理一样，管理的过程一定要抓住事情的本质；管理要求管理者既不能遗漏任何要做的事，又不能让要做的事情太多。
不能遗漏任何要做的事，就是要把所有要做的事，不分大小轻重，统一纳入到一个系统中进行管理，不能有任何一件事情遗漏。之所以强调不能遗漏、全部收集，这样做的好处有，不让管理者因为担心遗忘了什么事情而造成不必要的心理压力。至于事情的重要程度到底有多大，可以留待后边归类和用优先级来判别。而且只有将所有要做的事情，实行有计划的统一管理，才有可能实现时间管理的其他目标。
不能让要做的事情太多，是指通过对事情归类、区分，从而减少集中特定某一时间段要做的事情。为实现有效管理，管理者可以将那些暂时不需要处理的事情，先归到稍后的日程中，等到日后有时间时再去考虑它。这样做的好处是，不仅可以减轻心理压力，而且能克服很多不必要的管理混乱。
现实生活和工作中，人们都有这样的感觉：需要做的事和想要做的事并不完全一致。需要做的事往往是由于外部的压力或要求造成的，如职称、地位等；而想要做的事则往往是出于自身内在的驱动力，如个人的兴趣、爱好等。几乎每个人都希望从事自己喜欢、自己感兴趣的工作，但是由于外在要求和内在驱动力的不断变化，通常使人难以如愿。解决这类问题的关键点就是在两者间找到一个平衡点。但是如果这个平衡点一旦掌握不好，往往可能会将大量的时间投人到自己感兴趣的事情上，而对那些需要做的事情却显得力不从心。
卓越的管理者在管理过程中，为了提高时间的使用效率，往往不是想起什么就做什么，而是首先做那些最紧急、最重要的事情。在这里，紧急性是指时间层面上的概念，即要求马上完成不可拖延；而重要性是针对事情的作用而言，是通过它引起的后果是否严重来判断的。紧急性往往是判断完成事情早晚的决定性因素，相比之下，重要性次之。
管理者如果想要让自己的时间管理起到良好的效果，首先非常重要的一点就是自己必须信任自己的时间管理系统，因为只有相信这样的管理是有效的，你才会遵循它的建议去做；另外，必须明白时间管理的目标，并且在实际的管理过程中依据自己的客观情况，进行小范围内的调整，以便使其更加符合自身的实际情况。
