对于一个全新的流程而言,它设计的首要方法就是零基思考。所谓零基思考,就是指在进行流程设计时,忽略现有流程的存在,而从所期望达到的目标出发,重新思考并设计流程。然而,零基思考带来的直接后果就是新的流程无法有效地形成一个基本理解框架,从而使得在对流程的任务系统进行分解时容易产生无的放矢的感觉。
解决这个问题的一个有效办法就是分析流程的服务任务体系和进行前后区的结构化设计。
1.服务任务体系分析
对于一个满足要求的流程而言,一般来说,它受到四个重要因素的影响顾客要需求模式制约因素效率目标。这四个要素相互结合形成了产品服务提供流程的交送能力,我们将它们形成的综合要求称之为服务任务
对于这个模式,关键是如何将之运用到指导流程结构设计上来。我们知道,对于顾客要求的部分,进行时序关系上的任务链分解,可以在某种程度上得到企业流程的活动链,至少对于这些活动链,其输入输出部分是非常清楚的。但是,问题的关键在于,对于不同的人,由于对流程的逻辑序的理解不同,其分解出来的活动链可能并不相同。这个时候就需要一个标准。何为标准?就是流程的制约因素、效率目标和流程面对的需求类型对流程的要求。一般而言,这三个方面包括以下几个内容
(1)制约因素:
政府、法制与管制
公司政策
财务约束
(2)效率目标:
目标的时间性
目标的内容
(3)流程面对的需求类型:
需求的种类
需求的数量
需求的水平和性质变化
2.前后区模式的结构设计
在企业的流程运行当中,一个很重要的概念就是前后区的概念。所谓流程的前区是指在企业的整个流程体系当中直接与顾客进行接触的流程区域,它通常是设计或再造为顾客提供产品和服务的流程的最佳起点。相应的,所谓后区,就是为该流程提供产品和服务的流程区域。纵观一个企业的流程体系其实质就是若干个前后区紧密结合之后形成的一个为顾客提供产品和服务的大流程系统,所以,如何建立与之相匹配的总体流程结构成为全新流程设计的一个重要方面。
对于每一个子流程,还要向下一层次继续分解,准确定出要完成的任务以及何时由谁来完成这些任务。在此过程中流程图的作用将再次变得特别明显。
流程的前后区分析与结构设计对于全新设计新流程来说,是一个非常重要的方法因为如果我们扩大顾客的概念,也就是扩大前区的概念,将每一个流程下端都视为顾客那实际上,整个新流程就是由无数个前后区连接起来的一个关系集。把握好这个概念,将大大增加我们对于全新流程的理解