企业行政办公室的组织管理
行政办公室是企业生产经营管理活动中的一个重要职能部门，是在企业行政负责人的具体领导和指挥下开展工作的
企业的行政办公室既是企业行政领导最直接的办事机构，又是企业行政领导的参谋和助手；既属于企业行政领导的耳目和喉舌，又代表着企业行政领导的意志和声音。从这个意义上说，企业的行政办公室是一个承上启下、协调左右、上情下达、下情上达、联系群众、传递信息、沟通内外、疏通前后的特殊职能部门，处于企业决策核心的边沿的。
同时，行政办公室管理是企业管理活动中与企业的生产管理、行政管理等相沿相伴、互相补充、互相联系、紧密协调的一项重要工作，是融基础性、辅助性、事务性于一身的综合办事部门。行政办公室工作的基本出发点是根据企业生产经营活动的需要进行企业的行政事务处理、日常管理工作。其根本目的在于紧紧围绕企业生产经营活动的目标，紧紧围绕企业行政领导的工作意见和生产安排，具体负责企业管理工作的布置、落实、监督和检查
1.企业行政办公室的工作要求
企业行政办公室的工作，必须在企业行政领导的直接领导和具体指挥下开展工作。作为企业行政领导最直接的办事机构，行政办公室的工作有下列具体
（1）准确进行角色定位行政办公室的工作职责，决定了企业行政办公室工作人员在角色上具有特殊性。一方面是企业行政办公室工作人员对内代表着企业的声音，对外代表着企业的形象，对上是领导的参谋和助手，对下体现着领导的意见和意志：另一方面是企业行政办公室的活动，往往必须以企业领导的活动为中心，受制并听命于领导活动，让步并融注于企业的领导活动与组织活动。因此，企业行政办公室人员必须牢牢树立为企业领导和企业基层服务的思想，积极地从强化事务意识，增强服务观念出发，合理地进行自身的角色定位，配合企业的生产经营活动开展工作。具体要做到：在工作中不当主角，当好配角；只能干事，不能谋事；只能成事，不能坏事，这样才能适应企业行政办公室的工作需要。
（2）合理进行职责分工行政办公室的工作的职责分工，目的是为了根据每个办公室成员的能力、体力、经历、资历、学历等进行合理的工作分配和职责安排，把企业行政管理工作的需要和个人实际紧密结合起来，扬其所长，避其所短，善于调动职工的工作积极性、主动性、创造性，挖掘潜力，提高效率最大限度地获取经济利益
（3）严格遵守工作纪律严格遵守工作纪律是由行政办公室的职能所决定的。行政办公室位于企业决策圈的边沿，在群众面前代表着领导，在领导面前联系着群众。因此，企业行政办公室人员在工作中必须牢牢树立全局观念，严格遵守工作纪律。具体要做到：办事但不议事：请示但不指示：执行但不放行；凡事必须坚持工作原则，时时刻刻严守工作纪律，时时处处出于公心
（4）圆满完成工作任务行政办公室的工作任务主要包括三个方面的内容，即：办事、办文、办会。这种职能上的基本特点，决定了行政办公室的工作往往综合性比较强、涉及面比较广，业务要求比较高，工作头绪比较多，临时性突发性事务也比较频繁。因此，每个办公室成员都必须强化行政事务意识增强服务观念，以兢兢业业、踏踏实实的精神，严肃认真、高度负责的态度，按时、按质、按量地完成企业领导交办的任务，这样才能适应企业管理工作的需要。
2.企业行政办公室的管理方法
企业行政办公室是企业中一个以办事、办文、办会为主要服务内容的综合办事机构，是一个时间性、事务性、纪律性要求极高的综合协调部门。其工作的具体项目包括有文书处理、信息反馈、情况搜集、调査研究、工作协调、事务承办、印章管理、检査督促等许多方面，这就决定了行政办公室的管理必然具有自身的内在特点，需要特殊的管理方法企业行政办公室常用的管理方法有以下几种：
（1）目标管理法目标是指一级组织或者一个企业所期望达到的最终结果。在企业的行政管理中，目标是企业计划的基础，目标为企业领导的决策指明了方向，目标还可以作为标准用来衡量企业工作的应有绩效企业行政办公室的工作目标具体体现在以下五个方面
1）配合企业领导进行决策管理
2）沟通企业各部门之间的工作
3）促进企业内外情况和信息的交流
4）营造企业最佳工作环境
5）树立企业的良好社会形象
因此，采用目标管理法，对照以上五个方面的工作目标进行工作，有利于企业办公室人员明确自己的工作职责，实现企业办公室组织目标与个人目标的完美结合，从而激发全体办公室人员的工作热情，促进办公室工作的正常运转
（2）绩效管理法绩效管理法是指根据企业发展的总体目标，对企业行政办公室全体工作人员的工作进行合理的安排和分配，进而对照其工作业绩和工作实效进行检查、考核。通过这种检查、考核，促进办公室工作人员岗位职责的完全履行和工作任务的顺利完成
衡量企业行政办公室人员的工作绩效，可以从以下五个方面的内容进行
1）是否对企业领导的决策提供了辅助和支撑作用。
2）是否能够真正成为领导的参谋和助手
3）是否能够协调好企业内部、外部的各种关系。
4）是否能够高效率地完成企业领导交办的办事、办文、办会任务。
5）工作是否严谨、合理、规范
（3）岗位责任法岗位责任法是指根据企业发展的实际，具体落实和明确行政办公室每一个岗位的职责与权限。实行岗位责任法的目的是明确分让企业行政办公室的每一个部门、环节、工作职位都有专人负责；做到权责相称，让企业行政办公室的每一个个人被赋予多大权力，就承担多大责任；协调配合，默契工作，分人不分事，分工不分家，确保工作任务的顺利完成。
实行岗位责任法可以通过定岗位、定人员、定责任、定职权等手段，把企业行政办公室的业务技术工作落实到个人，进行内容详细的职责分工。实行岗位责任法有利于调动全体员工的工作积极性，推进行政办公室管理活动的有效展
（4）工作激励法工作激励法是指充分激发行政办公室每一个工作人员工作热情和工作积极性的有效方式，是充分促使其发挥自身潜力、潜能的有效段，更是有机衡量企业领导用人艺术的一个重要标志。工作激励指企业领导针对下属的需要，利用物质奖励或者精神鼓励的方法对其施之以奖励。工作激励的常用方式有金钱激励、目标激励、尊重激励、参与激励及负激励等。工作激励的作用在于
1）强化每一个办公室工作人员的个人动机，促使其保持较高的工作效率。
2）诱导办公室工作人员个体行为的改变，促使其自觉根据办公室工作的总体目标调整个人行为，自觉地与企业总体目标保持
3）肯定和承认被激励员工的工作
3）肯定和承认被激励员工的工作
4）激励办公室工作人员不断提高自身的素质和修养
5）密切领导者与被领导者的关系，增强办公室的凝聚力
（5）经验总结法经验总结法是指从企业以往行政办公室的管理工作实出发，针对具体情况进行深入细致的研究、分析、归纳、总结，从中找出规律性的东西，进而又运用和指导于今后的工作实践
（6）案例研究法案例研究法是指提取企业以往大量行政办公室管理工作的实例，进行全面合理的比较、分析和研究，进而从中找出规律性的东西，指导今后的工作
（7）职能对应法职能对应法是指根据企业行政办公室的工作职能，对全体工作人员对应进行职权、职务、职责上的详细分解，将责任落实到每一个个人。职能对应法的目的是横向到事，纵向到人，将企业行政办公室的每一项具体事务落实到人头，确保每一项具体事务都有专人承担和负责
3.企业行政办公室工作的基本特征
企业行政办公室工作具有以下基本特征：
（1）适时性这是企业行政办公室工作在工作时间上的基本要求。适时的根本内涵是及时、迅速地完成企业领导交办的任务，承担相应的工作责任，不讲条件、不挑肥拣瘦，不推诿、不误事：
（2）严谨性这是企业行政办公室工作在工作态度和工作质量上的基本要求。严谨的根本内涵是庄重、严格、严密，在工作中一切按照企业的制度、原则和相关规定办理，严肃认真、一丝不苟。
（3）同步性这是企业行政办公室工作在工作程序和操作步骤上的基本要求。同步的基本内涵一是要符合规定的工作程序，不超前，不滞后；二是所进行的工作在时间上要与预定的计划要求同时进行，齐头并进。
（4）服从性这是由企业行政办公室工作的参谋和助手职能以及作为企业行政领导的具体办事机构的角色定位所决定的。行政办公室人员在辅助企业领导决策时，总是与企业领导在职能上呈现出一种交叉状态，必然涉及到决策理论、决策程序、决策方法、决策技术等，但辅助领导决策的职能并未因此改变。所以，服从的基本内涵是指严格地、无条件地管理按照领导交代的去做
（5）沟通性这是企业行政办公室工作在协调好企业内部与外部、上级与下级、领导与群众等各种关系上的基本要求。沟通的基本内涵是对领导和上级多请示、多汇报，对群众和下级多解释、多说明，讲究工作方法，注意信息的交流、反馈及沟通
（6）合作性这是由企业行政办公室工作的接触范围与工作性质所决定的。合作的基本内涵是讲究团结、互助、协作，注意工作的配合协调、注意处理好企业内部与外部，特别是企业内部各平行部门、职能部门间的各种关
（7）服务性这是由企业行政办公室工作的服务对象与职能特征所决定的。服务的基本内涵是尽其所力而又热情周到地为企业领导、为群众、为上级、为下级提供认真全面的服务
（8）保密性这是由企业行政办公室工作的机密性、机要性职能保密的基本内涵是行政办公室的工作人员在履行岗位职责过程中，严格按照相关的保密要求、纪律要求去做，不泄密，不传话
4.企业行政办公室工作的分类
企业行政办公室的工作可以从以下几个方面进行：
（1）企业日常行政事务的计划工作计划是企业行政办公室工作的首要职能。管理者为了保证企业达到预期的目标，展望未来，预防和消除变化，减少事件的不确定性，防止重叠性、浪费性活动，就必须通过计划来具体指导企业
管理活动。进行企业日常行政事务的计划工作，其目的正是为了配合企业领导完成对企业生产经营活动的管理。
企业的行政办公室的工作计划，可以概括为七项，也就是分别回答清楚以下七个问题：①做什么：②为什么做：③何时做：④怎么做；⑤何地做；
⑥谁去做；⑦怎么样做
（2）企业日常行政事务的组织工作组织是企业行政办公室管理的一项重要工作。所谓组织就是指企业行政办公室工作人员根据企业发展的目标，配合业领导具体实施企业日常管理活动的过程。组织的目的是为了把企业的总体任务进行细化、分解、分配，让企业行政构架下的每一个部门、每一个人员去具体承担，从而建立一种有效的分工合作关系，促进并保证企业发展目标的顺利完成。
企业日常行政事务的组织，必须注意以下几个问题
1）赋予企业行政办公室的每一位工作人员以某种特定的职位权力，保证其拥有能够合理履行工作义务的相应职权
2）明确规定各行政办公职位的任务、职责及目标要求。
3）正确反映企业行政办公组织关系中的各种情况，严格规定企业上下级之间的领导与被领导责任
4）建立企业日常行政事务管理的内部机构
（3）企业日常行政事务的沟通工作沟通是指企业行政办公室工作人员根据企业领导的工作安排和企业行政办公室的工作需要而进行的，有关企业生产营信息和情报的收集、整理、传递、解释、反馈过程。企业日常行政事务的沟通主要有上行沟通、平行沟通和下行沟通三种
就企业日常行政事务管理而言，沟通的目的是为了建立企业行政办公室与外界联系的渠道，把企业内部和外部的有利因素调动起来，促进企业共同目标的实现
就企业日常行政事务管理而言，沟通的目的是为了建立企业行政办公室与外界联系的渠道，把企业内部和外部的有利因素调动起来，促进企业共同目标的实现
企业的日常行政事务沟通，必须把握好以下几个环节的作：
1）注意保持企业沟通计划与企业发展目标的一致性
2）注意保持沟通信息内容的明确、连续、一贯。
2）注意保持沟通信息内容的明确、连续、一贯。
3）注意保持信息传送渠道的疏通、流畅。
4）注意保持沟通的方向、角度和方式方法
（4）企业日常行政事务的指挥工作企业的行政办公室既是企业行政领导最直接的办事机构，又是企业领导的参谋和助手。在企业的日常行政事务指挥工作中，企业领导是企业的决策者，企业的行政办公室是企业的执行者。因此，企业行政办公室的工作应当配合企业领导的一切管理活动，具体执行
引导、指挥、指导之责，帮助有关的部门或者人员共同实现企业的生产经营目标
企业的日常行政事务的指挥工作，必须注意以下几个问题：
1）企业的日常行政事务指挥必须以企业领导为核心。
2）企业的行政办公室是企业领导的具体办事部门、执行部门。
3）企业的日常行政事务必须在在企业领导的全面指挥下开展工作。
4）企业的行政办公室在处理日常行政事务问题时只能办事不能谋事。
（5）企业日常行政事务的控制工作控制是企业行政办公室的一个重要职能。所谓控制，就是指企业行政办公室工作的管理者监督、保证企业日常行政事务计划进行并防止出现偏差的具体活动过程。控制的目的是为了使企业的行政办公室工作的日常行政事务工作能够按照计划进行，主动限制工作失误，实现企业管理成本的最小化。
企业行政办公室的日常行政事务控制，必须注意以下几个问题：
1）及时建立企业行政办公室日常行政事务的起始标准。
2）正确衡量企业行政办公室日常行政事务的工作绩效。
3）对企业行政办公室日常行政事务的起始标准和工作绩效进行比较、对照
4）根据比较、对照的结果采取相应的纠错行动
