文书行政管理概要
文书管理是企业文书工作的基本内容之一。文书管理必须结合企业管理工作的目标进行，其最终出发点是为了实现文书在企业管理中的合理、有效的利用。一个企业的文书管理工作质量如何，在很大程度上决定了企业文书工作的用和运转情况如何，立卷和归档情况如何，甚至还决定了企业工作效率、工作态度、工作作风等情况如何。
因此，必须高度重视文书管理工作，才能更好地发挥企业文书的应有作用提高机关的工作效率，为企业的发展注入生机与活力
1.文书管理的概念
文书管理是企业业务部门处理日常工作活动中所形成的文件，以及与处理企业文件有关的日常事务活动。文书管理的目的是有效地传递企业公务活动信息，沟通企业各部门之间的互相联系，传递印证有关事实，防止文书的丢失和泄密，提高文件的阅读和使用率，为归档打好基础文书管理的概念有广义和狭义的两种解释
（1）广义的文书管理，是指企业的文书从形成、运转、保管、处理，到清退、立卷、归档、销毁及管理使用文书信息的全过程
（2）狭义的文书管理，则仅是指企业的文书人员对企业文书的保管、利用及清退工作。
这里我们介绍的文书管理是指企业广义的文书管理。研究企业的文书管理除了要了解文书管理的概念外，还要能够明确分清文书、文件、公文的联系与区别，了解它们彼此之间的相同与不同。公文与文件的概念对比如下：
（1）从概念上看。文件与公文在内涵上各有不同：文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录；而公文则是国家机关、群众团体、企事业单位在处理公务活动时使用的具有特定写作规范和惯用写作格式的应用文体形式
（2）从范围上看，文件与公文相比，文件的范围比较宽泛，举凡企业中所涉及的一切成文的文字材料，都可以称之为文件：而公文则只有按中华人民共和国国务院1993年11月21日修订，1994年1月1日实行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的12类、13种。它们性质不同，各有各的特定适用范围。这12类、13种分别是：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要
（3）从特点上看，公文的特点是：由法定作者制发，具有法定的现行执行效用，具有规范的文体、结构、格式，需要履行法定的程序；而文件则没有这么严格的要求。
2.文书管理的性质
企业的文书管理是为企业的生产和管理工作服务的，必须服从和服务于企业的发展目标。文书管理的作用一是防止文件材料的丢失和文件内容的泄露，二是提高文件的利用率，三是为文件最后的归档奠定基础。为此企业的文书管理具有以下几个方面的性质：
（1）效用性效用性是企业文书管理在属性上的基本特点。所谓效用性是指企业的文书管理工作事务性、操作性强，内容实在、具体，对企业的生产及发展有指导意义。效用性既体现在企业文书工作的总体目标上，又体现在企业文书工作的各个具体环节中。是企业行政事务及其他事务管理中看得见、摸得着、用得上的纯业务技术方面具体要求
（2）时限性时限性是指企业的文书管理工作在时间上的规定。具体来说就是时间要求非常严格，有自身一整套的内在管理特点及要求。时限的表现有三：一是文书处理要迅速——这是在时间上的要求；二是文书处理要适时这还是在时间上的要求：三是文书处理各个环节的时间衔接要连贯一致、顺畅
（3）机要性对企业的文书管理工作而言，机要性有两方面的内涵：一是指文书工作的机密性，二是指文书工作的重要性。文书T作的机密性取决于文书或文件的内容，文书工作的重要性则是指文书或文书管理工作岗位的重要者缺一不可，共同构成了企业文书管理工作的机要性要求
（4）规范性规范性是指企业文书管理工作在长期的实践过程中形成的比较一致和稳定的作法。企业文书管理工作的这种规范既是一种约定俗成的具体做法，又是一种操作习惯、一种操作规范。从一定程度上说，企业文书管理工作的这种规范性又比较集中地体现在文书的形成、文书的处理和文书的管理三个大的基本环节之中。
3.文书管理的内容
根据企业行政办公室管理工作的需要和管理目标的要求，我们可以将企业文书管理的内容大致确定为以下11个方面：
（1）文件的收发登记
（2）文件的承办传阅
（3）文件的分发运转。
（4）文件的催办检查
（5）文件的缮印校对。
（6）文件的监印封发。
（7）文件的立卷归档。
（8）文件的清退销毁。
（9）来信来访的处理。
（10）会议信电的记录。
（11）领导文档的起草。
4.文书管理的日标
文书管理是保证安全、有效地利用企业文书，促进企业提高管理效率，推动企业生产工作顺利进行的重要内容。建立必要的企业文书管理制度，有利于保证企业文书管理工作的质量，保证文书处理程序、步骤的准确和合理，把文书处理程序、步骤控制在最短的时限范围内，使文书处理的各个环节分工明确、职责清楚、协调一致、有机衔接。
中华人民共和国国务院发布的《国家机关公文处理办法》的规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。为此我们可以根据上述目标，提出企业文书管理工作在以下五个方面的目标要求：
（1）坚持实事求是实事求是是中国共产党一贯以来一切工作的出发点和基本方针。坚持实事求是就是要坚持实践是检验真理的惟一标准，一切从企业管理工作实际出发，服从和服务于企业生产、经营、管理的需要，服从和服务于企业人力、财力、物力管理的需要，服从和服务于实现企业发展总体战略的需要，不惟权不惟上，惟真惟实。
（2）实行分类管理妥善地进行文书的分类管理是企业文书管理工作的基H所谓分类管理，即指按照文书的性质、内容、种类、文号、密级、时限等进行分门别类和行之有效的管理。分类管理是保证企业文书管理工作完整有序和有条不紊地进行的重要原则，也是企业文书管理工作的规范化要求。
（3）提倡精简高效精简高效是由企业文书管理工作的性质所决定的。所谓精简高效，就是要保证文书管理工作的质量，保证文书处理工作的准确无误和不出差错，同时保证文书工作的合理有序进行，保证文书处理工作的优质高效
（4）注意及时准确及时准确就是要注意企业文书处理的时间性、准确性具体来说就是要在时限上做到及时、适时、准时地处理文书，不积压、不推诿、不拖拉、不延时、不误事
（5）强调安全保密安全保密是企业文书管理工作的生命线。所谓安全保密，就是要保证企业文书工作的安全可靠和缜密周到。对待任何一种重要的企业文书，都能做到不遗失、不损坏，对待任何一种重要的企业文件，都能做到不失窃、不泄密，确保文书安全保密。强调安全保密就必须学习相关的保密法律法规，掌握企业的保密特点，强化保密意识，严格保密纪律。
（6）做到党政分开党的组织和行政组织是两个不同的概念，有不同的内涵。两者的性质不同，任务不同，作用也不同。因此在企业文书管理工作中也应当坚持各自独立，不能互相替代，这样才不至于因为文书管理的原因影响企业管理工作的有效进行，影响企业经济效益和社会效益的提高。
5.文书的收发管理
文书的收发管理是一个非常复杂的运转流程，包含有非常繁多的具体环节和内容。具体来说可以划分为收文管理和发文管理两个大的方面：
（1）收文管理一般企业文书的收文管理，包含五个具体环节的工作：
1）签收。签收指收件部门或收件人对送达本企业的文件、函件等进行认真清点，并在投递单或记录单上签字的过程。签收的目的一是确保文件运转的安全可靠，二是明确交接双方的责任。
2）拆封。拆封就是启封，即收件部门或收件人对送达本企业的文件、函件进行拆封。拆封的目的是清点核对文件，以便检查处置
3）登记。登记是指来文拆封后进行详细的记录，包括文件来源、文件去向、收文时间、文件编号、文件内容及处理意见等。登记的目的一是为了管理保护文件，便于今后查找，二是为了统计催办，起到凭证作用
4）分发。分发是企业文书管理或人员依照一定原则把经过登记的收文转送企业领导阅读批示，或者直接转送企业的相关部门处理。分发过程中要注意“三主优先”的原则，即主要领导人优先、主管领导人优先、业务主管部门优先
5）传阅。传阅是指收到单份或者份数较少的文件时而组织企业领导们依序阅读文件的过程。传阅一般可以采取轮辐式、接力式和专人传送式三种方法。
（2）发文管理一般企业的发文管理，包含六个具体环节的工作：
1）拟稿。拟稿是发文处理程序中的首要工作，直接关系到行文的质量在企业发文过程中起着重要的基础作用
所谓拟稿就是起草文稿，即企业文书人员根据领导意见或者特定的发文意图写岀文字初稿。在拟稿中，没有经过审核的文稿叫草稿，经过审核决定发文的文稿叫定稿。企业文书人员拟稿中要注意反映企业的实际情况，正确体现企业领导的意图，观点鲜明，结构合理，文字流畅，重点突出。企业文书人员拟稿一要确定文稿的总体构成；二要确定文稿正文的具体内容，解决好各组成部分的编排次序，解决好各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾
2）拟定主题词。主题词是为实现各类文书材料的计算机存储、检索、管理而设立的，是能够标示一份公文内容特征、归属类别的关键性词语。主题词由类别词、类属词、文种词三部分组成。各部分要求按照顺序，依次标注。一份公文的主题词一般不超过七个。
国务院办公厅1989年1月下发了《国务院公文主题词表》，要求各省市上报文件时使用。企业单位的文书材料是否使用主题词可自己确定。凡使用主题词的企业单位必须先行编制企业单位自己的主题词表
3）会签。会签指两个或两个以上的机关、部门联合行文，在文稿拟写完成后由主办部门会同参与其他相关部门共同对文稿进行会商、征求意见并签字发文的过程。会签过程中各参与部门应本着相互尊重、平等协商、协同一致的原则。
4）核稿。核稿就是企业主办部门的负责人对写好的草稿，《国家机关公文处理办法》的规定，从内容、文字、格式、文种使用及选择等方面进行认真审核，并就全文进行全面的加工、修改、润色，签字认可后再送交企业领导人审阅签发。核稿的目的是专人审核、最后把关，提高文书质量，保证发文的严肃严谨。
5）呈批。呈批就是把经过核稿人员审核过的文稿，报送企业主要领导或者主管领导作最后的审阅，然后签字同意发稿。
6）签发。签发就是企业领导人根据审核过的草稿，再进行最后的审阅修改，然后核准签发，使草稿变成定稿。文书材料定稿后，即可进入缮印用印、封发环节，然后发送给有关单位、部门或人员。企业领导签发文稿要注意对拟签文件作全面审定，且签发的意见要清楚、明了、简练，切忌模棱两可。
