档案行政管理概要
1.档案管理的概念
档案管理是企业管理工作的基本内容之一。根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》的规定，档案指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
依照这个规定，我们可以给企业档案定义如下：企业档案指企业在自身日常经济活动过程中直接形成的，具有特定保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料
企业档案的这个概念在理解中要注意以下三个内涵：
（1）企业档案是在企业自身日常经济活动过程中直接形成的
（2）企业档案有文字、图表、声像等各种不同形式
（3）企业档案是一种历史记录资料
2.档案管理的内容
档案管理是文书资料管理的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善保存和管理，这些文件资料的管理就是企业的档案管理。对档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等一系列程序进行科学管理，以便需要时能迅速查阅任意一份归档文件，这是提高行政办公效率的重要前提。
（1）档案的收集企业中哪些资料有存档的价值和保存的必要，要根据企业和文书两方面的情况来决定。一般的存档资料范围大致有商业来往文书、财务存档资料、销售单据、重要文件、重要图表、电脑资料、记录要件、会议资料、参考资料及报纸期刊等
档案收集过程中要做到按自然规律办事，保持档案的历史联系，并对档案进行分类，以变保存和查找。在收集档案时应逐一确定归档范围、归档时间归档要求，交接手续。因为声像档案本身的特性，声像档案的收集，更应注重时效
（2）档案的整理档案的整理指企业行政办公室中的档案管理人员本着定的工作原则对档案进行分类、组织、加工和整理。档案整理的目的是保持企业档案的系统性、完整性、规范性、条理性、和严密性，为今后档案的使用调看、查找提供方便
档案整理工作要注意以下几点
1）设立档案卷宗。即根据企业档案整理的实际，按照内容、时限、来源对所有的档案进行分类，从大类上分别设立卷设立企业档案卷宗一般来说要填写案卷封面。案卷封面的内容通常包括七项，即：企业单位名称、企业机构类别名称、案卷标题、案卷内文件起始日期、卷内文件件数页数、保管期限、文书处理号
2）进行档案分类。档案分类指根据档案的性质、内容、类型、类别、层次进行梳理划分。企业档案的分类一般可以按照大类设置、类属设置、小类设置三个环节进行
企业档案的分类不宜太多，太多了就会变得过于复杂。一方面的原因是分类太多了容易割断企业档案彼此之间的内在联系，影响企业档案的完整性、配套性：另一方面的原因是分类太多了会导致企业档案类目汇集能力的降低，造成排架困难，增加入库工作量，从而不利于企业档案的管理。
3）根据档案编排。编排的内容则包括档案的立卷、整理、装订等编排时通常要做的工作就是要对企业档案进行编号。企业档案的编号要注意字迹清楚、位置规范、认真细致和准确无误；编号有误时要注意漏号、重号的处理，并在档案备注表中加以注明。
4）进行档案编目。档案编目即编写档案卷内目录进行档案编目，目的是固定档案的分类体系和排列顺序，方便档案管理。档案编目的内容通常也包括七项，即：顺序号、发文单位、发文字号、发文日期、文件标题、起始页码、备注。
（3）档案的鉴定、保管及利用档案的鉴定就是对企业单位中的档案资料进行审查、鉴定、甄别，进而提出处理意见。档案鉴定的目的是从企业单位档案的价值性出发，正确区分有用的档案和无用的档案、有效的档案和无效的档案、有价值的档案和无价值的档案
档案的保管就是按照国家有关档案管理的规定，对企业单位中的档案进行保管和存储。档案保管的目的是运用现代科学技术手段对档案采取保护措施以促进档案有效利用，延长档案的使用寿命。
档案的利用就是指档案的具体使用。档案利用的目的是促进企业进行调查研究，了解企业以往生产、经营、工作方面的情况，为企业单位进行生产预测、产品开发、策略调整提供有力依据。
