会议组织行政管理
会议组织是保证企业会议质量和效果的重要环节，是会议得以顺利完成和取得成功的关键所在。规范的企业会议组织，一般可以划分为会前准备、会中服务、会后工作三个基本的作业程序。
1.会前准备
会前准备是企业会议召开之前的相关准备工作。它是会议能否按照预定程序逐次展开、顺利完成的基础和前提。根据我国企业当前的实际情况，一次规范的企业会议的会前准备工作，应该包括以下一些主要内容
（1）制定企业会议计划企业会议的召开，总是有着其特定的目的、内容和要求的。为此，必须根据这些特定的目的、内容和要求事先认真准备，提前进行周密策划。在制定企业会议计划时要注意
1）要根据企业的工作需要和企业领导的意图，就会议召开的情况作出总体筹划。
2）要将会议召开的名称、时间、地点、主题、主持人、议事日程、与会人员初步确定下来，报送有关方面进行会前审核。
3）确定召开会议后要事先通知所有的与会者，以便让其有和缓的与会准备，调节和安排与会时间
4）要根据企业会议召开的实际需要制定出会议预算
（2）制定企业会议预案企业会议预案就是企业会议的总体方案，其内容包括：
1）会议名称，即拟召开会议的标准和规范的名称。会议名称的基本构成方式是：单位名称+时限+会议内容+会议性质。例如：云南交通职业技术学院二OO四年“创先争优”表彰大会：云南师范大学二OO五年科技活动表彰暨研究生成果推介大会
2）会议主题，即召开会议的目的、根据、原因和主导思想、主导内容。
3）起止日期，即召开会议的开始日期、结束日期
4）议事日程，即召开会议的具体日程安排和议题安排。
5）与会人员，即召开会议的参会人员。与会人员包括：出席人员、列席人员、特邀人员、工作人员等。
6）会议筹备班子。一般要在大、中型的企业会议中才有必要设立专门的会议筹备班子。设立专筹备班子的目的是进一步明确各工作人员的职责分工做到横向到事，纵向到人；人有专职，事有专人；分工合作，强化责任会议筹备班子按职责的不同又可分为若T个工作班子：①秘书组；②资料组；③宣传组：④后勤组；⑤保卫组
7）会议会场布置。企业会议的会场布置一方面包括场地选择、话筒设施、空间温度、光线照明、音响调试等：另一方面包括主席台设置、座位排列、会标悬挂、花卉陈设等。
8）会议活动安排。即会议过程中由会议组织方安排的各种活动，如参观访问、外出考察、分组讨论、联欢娱乐等。会议活动是企业会议的正式内容和重要组成部分，其目的一是促进与会人员的联系、交流、沟通：二是配合会议内容，巩固会议效果；三是帮助与会人员开阔视野，愉悦身心
（3）准备企业会议文件规模比较大、内容比较重要的企业会议，均需事先准备好各种会议文件。企业会议的文件不要过多、过细、过长和过于复杂且要事先印制好供会议发放。特别重要的企业会议还要做好会议文件的登记和回收工作
企业会议文件的具体内容一般包括
1）开幕词
2）领导人讲话稿
3）工作报告
4）交流材料。
5）会议须知或会议手册。
6）闭幕词
（4）发送企业会议通知比较正规的企业会议需要提前发送会议通知。会议通知分请柬、邀请书和书面通知、口头通知、电话通知等形式。无论哪一种形式的会议通知，都要做到及时、准确、明晰、精简，防止错发、漏发、重发会议通知上要写明的内容包括：
1）会名
2）会因
3）会期。
4）报到和开会的时间、地点。
5）参会的人员范围。
6）接站及行车路线
7）需携带的材料
8）需缴纳的会议费用
（5）布置企业会议会场会场是举行会议的具体场所。会场布置要根据会议的实际需要和其他各种相关因素考虑。重点要注意会场大小、座位多少、音响效果、话筒设施等。布置企业会议会场的基本原则是朴素大方、简洁庄重能够体现会议的气氛和主题
（6）排列企业会议座次企业会议座次包括主席台座次和其他座次。主席台座次以与会人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第排的正中间，其余按高低顺序，以正中间作为起点，面向会场，依左为上右为下的原则交叉排列。座次安排须报领导者审定。其他与会者的座次排列有按汉字笔画顺序、按地理位置、按行业系统等排列方式
（7）进行与会人员编组较大规模的企业会议，还需要对与会者进行编组目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组、按专业编组、按务职称层次编组等。
（8）制发会议名册证件与会人员名册是与会者之间进行联系的必要工具，应尽快尽早进行编印。名册应包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、电话号码、通讯地址、房间号等项目。大型会议还常需要印制有关证件，如出席证（代表证）、嘉宾证、签到证、工作证、记者证等，以便于识别身份、统计人数和保障安全。
（9）编制会议代表手册会议手册（或会议须知）是大、中型企业会议用以指导与会者活动的印刷制品。其项目包括大会各级工作机构、一般情况介绍、分组情况、大会日程表、各项活动时刻表、会场及分会场平面图等
（10）进行会议会前检查企业会议正式召开以前，要对会议的各项准备工作进行全面、认真、细致的检查，重要会议还需要进行反复检查。检查的重点包括会议文件、会场布置、安全保卫等。
2.会中服务
会中服务是指会议正式进行期间的相关服务。其内容包括：
（1）会议签到为便于会议组织者及时了解与会人员的出席情况，会议开始时要认真做好会议签到工作。会议签到的方法有三种：
1）簿式签到，即与会人员在签到簿上签署名字，表示已经到会。
2）卡式签到，即会议组织者将事先印制好的证件卡预先发给与会人员报到时交卡即可作为签到
3）电子签到，即会议组织者利用电子签到方式让与会人员签到
（2）会场服务会场服务是会议工作人员在会场提供的茶水、纸笔、声讯等服务。
（3）会议记录会议记录是会议组织者对会议情况进行的最原始、最全面最真实的记录。包括文字记录、录音记录、录像记录、文稿存留等
（4）编写会议简报编写会议简报是具体反映会议情况、进程、动态的书面材料，以便向与会者或非与会者通报会议情况
（5）进行会间调度会间调度是会议组织者在会议进行期间对会议程序会议内容、会场服务等情况进行临时的变通、调整和安排。
（6）组织会议选举会议选举是会议进行期间举行的选举，其一般程序是
1）宣布参加选举的人数和选举内容。
2）通过会议选举办法
3）通过监票人、总监票人名单。
4）核实出席会议并选举参加选举的人数
5）检査票箱
6）分发选票。
7）填写选票。
8）宣布投票顺序和进行投票
9）宣布开箱清点选票，报告收回选票数
10）宣布选举是否有效
11）进行计票。
12）宣布选举结果。
（7）安排会间生活安排会间生活是安排好与会者的食宿、交通、活动参观访问和业余文化生活。
3.会后工作
会后工作是指会议结束以后在较短时间内必须配套完成的，跟会议内容和商定事项密切相关的一切会议收尾工作。会后工作的内容包括：
（1）清理会议文件清理会议文件是在会议结束以后及时地进行会议文件的清理、回收、整理及立卷归档。其目的在于保存会议进行的原始资料，为今后的工作提供方便。
（2）印发会议纪要印发会议纪要是将会议的议题议程、通过事项、主要精神以会议纪要的形式反映出来。会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况、议定事项和重要精神并要求有关单位执行的一种纪实性公文文体的
会议纪要必须根据会议记录、会议文件以及其他有关材料加工整理，必具体反映会议基本情况，传递会议内容，必须以反映会议议定事项和重要精神为主线，必须以要求有关单位执行为出发点和落脚点，是企业会议的有机后延和必要补充，因而具有综合性、指导性、备考性的特点。
会议纪要，写法一般分为两大部分
第一部分是开头，一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等
第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同。中心部分又有以下三种写法：
1）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等）用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幡相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
2）分项叙述法。召开大、中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同的内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法
（3）进行会议总结会议总结是对会议召开的得失情况和进程作出的总结。进行会议总结的目的在于肯定会议成绩，总结会议经验，找出会议不足以求加以改进。
（4）会后的检查催办会后的检查催办是由会议指定的文书或文秘部门对议通过的议题、议程及执行情况进行落实、检査，督促、催办。进行会议检查催办的目的是为了进一步巩固会议效果，提高会议效率。
