质量文件的作用
(1)具有动态的高增值
从ISO9000族国际标准的内容可以看出，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动。适宜的文件对下列几项关键任务来说是必不可少的：①达到所要求的(产品)质量；②评价质量体系；③质量改进；④保持改进o
(2)质量体系的文件和评价
对审核来说，程序文件是客观证据。即：①过程已经被确定；②程序被认可；③程序处于更改控制之中。只有在这些情况下，内部和外部审核才能对展开和实施的适宜性提供一个有意义的评价。
(3)作为质量改进的保障
对质量改进来说文件是重要的。质量体系文件对质量改进起着重要的保障作用，它有助于：①发现目标将质量体系运行中某项质量活动的实施情况与质量体系文件要求相对照，较易发现问题，从而获得需要改进的目标。②评价结果对于质量改进措施的有效性和可靠性。可以对照体系文件规定的要求和目标来评定。③巩固绩效对于经验证明有效的质量改进措施，通过质量体系文件的更改可将其固定下来，从而保障改进措施的持续有效。
(4)可平衡培训需求
质量体系的各项质量活动都需要配备具有相应素质的人来完成。质量体系文件实施的协调性和绩效，取决于人的技能和培训。为保证人员的素质，就需要根据质量体系文件的要求，来安排相应的培训。因此，文件要求的程度与经培训可能达到的人的技能要相适应。从这个意义上说，规定适当的文件水平起着平衡培训需求的作用。
(5)是质量活动的法规
质量体系文件是指导企业开展质量活动的法规，是各级管理人员和全体员工都应遵守的工作规范。“没有规矩，不成方圆”，企业的质量管理也需要立出“规矩”，才能有序地进行，以达到预期的目的。作为企业的质量管理法规的质量体系文件具有强制性，企业有关人员必须认真执行，从而保证工作质量和产品质量。
